1、明确发函目的：救助机构需要在函件中清晰地说明发函的目的，比如请求政府提供某种帮助或者解决某项问题等。2、准备好函件的格式：函件应该按照正式的书信格式进行撰写，包括信头、称谓、正文、落款等，同时要注意使用规范的文字和语言。3、写明受助者的具体情况：在函件中需要详细描述受助者的情况，包括姓名、年龄、所在地、生活状况、需要解决的问题等，让政府清晰地了解受助者的情况。4、提供相关证明材料：有相关证明材料，比如受助者的身份证明、住房证明、收入证明等，可以一并附上，以便政府更好地了解受助者的情况。5、表达诚挚的请求：在函件中需要表达诚挚的请求，希望政府能够给予受助者应有的帮助和支持，同时也表达救助机构的感激之情。