首先，确定文件内容和接收者是文件分发传递的基础。会议发起人或主持人需要明确会议的目的、议程以及参会人员，从而确定哪些文件是必需的，以及这些文件需要分发给哪些人。例如，如果是一次项目进展汇报会议，那么项目报告、进度表等文件就需要被准备，并且这些文件需要被传递给所有参会的项目团队成员。其次，选择适当的分发方式也至关重要。根据文件的重要性、紧急程度以及接收者的偏好，可以选择不同的分发方式。例如，对于高度机密或重要的文件，可能需要通过安全的电子邮件系统或加密的文件传输平台进行传递；而对于一些常规性的会议资料，则可以通过普通的电子邮件附件、企业内部通讯软件或是打印出来在会议现场分发。