提前三天与院方确定义工团队的人数、时间、活动的内容和主题，需要院方准备哪些。避免突然拜访，给院方带来不必要的麻烦。一般建议上午9点后，下午两点半后，活动时间点要在院方饭前半小时结束。活动当天提前约定义工团队在某个地方集合，一起到养老机构，避免院方的多次接待。负责人需要带上自己的相关证件（身份证、学生证、工作证等），已减少院方的顾虑。礼物方面根据团队和个人的实力，量力而行，不必过于贵重，但可以量化分配，咨询院方后可以选择水果（香蕉、葡萄、橘子、西瓜等）、小面包等。如果能保证活动现场的老人都能够享受到可以购买，如果不能就宁可不买，避免老人间的攀比。