首先，确定文件内容和格式是会议文件分发传递的基础。这一步需要明确会议的主题、目的以及参会人员，从而确定哪些文件是必需的，比如会议议程、参会人员名单、会议资料等。同时，还需要根据文件的性质和使用场景，选择合适的文件格式，如Word、PDF或PPT等，确保文件在不同设备上的可读性和兼容性。其次，制定分发计划是确保文件能够准确、高效传递的关键。在这一步中，需要确定分发的具体时间、方式和渠道。例如，可以选择在会议开始前通过电子邮件或即时通讯工具将文件发送给参会人员，或者在会议现场提供纸质版文件。此外，还需要考虑文件的安全性和保密性，对于涉及敏感信息的文件，应采取加密或限制访问等措施。