1、方便快捷：在学校运营过程中，很多信息资料需要进行文件化管理，这些资料包括教学计划、课程设置、教师简历、学生信息等，使用文档管理系统可以使这些信息资料自动记录和归档，在需要查询和更新时，可以方便快捷地调用，节省了很多珍贵的时间。2、资源共享：对于学术界和教学管理机构来说，共享学习资源是必不可少的，使用文档管理系统可以完成教科书和教案等资源的共享，同时可以协调不同教学部门间的协调和管理，保证不发生重复或错误的操作，文档管理系统立足于学习资源，有效地加快了信息传输，提高了教育水平。