1.会议主题、参与人员、时间及地点的安排。2.确定会议室，准备所需的投影仪和其他文件。3.安排会议期间的用餐和住宿。4.规划交通和路线。5.进行现场会议签到。6.准备会议期间的茶水。7.整理会议资料。会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动，通常在限定的时间和地点，按照一定的程序进行。会议通常包括议论、决定和执行三个要素。因此，会议应确保有充分的讨论、明确的决策和后续的执行，否则就可能只是闲聊或简单的讨论，并不能称之为有效的会议。作为一种普遍的社会现象，会议几乎在所有有组织的环境中都会发生，其主要功能包括决策、控制、协调和教育等。