在与发件单位沟通时，可以采取书面或电子形式，确保沟通内容清晰明确。书面形式可以通过正式公函的方式进行，电子形式则可以通过邮件或内部系统进行。无论是哪种形式，都应详细说明问题，并提出解决方案，比如要求对方提供正确的通知书副本。同时，自己的单位也应建立一套内部流程，确保此类错误不会再次发生。这包括但不限于通知收发人员加强审核，确保所有文件的正确收发；定期进行文件管理培训，提高员工的文件处理能力；以及设置专门的文件管理系统，方便追踪和管理文件流向。此外，如果在多次沟通后，发件单位仍未及时更正错误，可以考虑向相关上级部门或主管单位反映此问题，请求介入协调。在向上级部门反映时，应提供详细的沟通记录和证据材料，以便上级部门了解情况并作出合理处理。