根据院团委的规定，团员证管理遵循一定的规范。院团委设有《团员登记册》、《发展新团员、转入团员登记册》和《团员证转移、注销登记册》，准确记录团员的变化和团员证的颁发、转移、注销情况。同时，院团委还建立与团员证相对应的《团员花名册》，以统计团员总数。当团员丧失团籍（包括自动脱团、受开除团籍处分）时，由团员所在团组织收回团员证，并交院团委备案。团员若遗失团员证，需及时向团组织报告，在确认无法找回后，可由本人申请补发，新证的编号可继续使用原编号，也可按校内编号方式重新编号。若超过规定年度注册时间三个月（即从上次注册到申请补办证时间超过15个月），将按自行脱团处理，不再补发团员证。