保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成。顺序号固定条款的排列位置和顺序，条款代表一组有内在联系的价值相同的文件，保管期限分为永久保存和定期保存，定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算。对于机关档案保管期限表，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限。附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，供领导人审查批准，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。