接收接待信息。1.确保相关责任人知晓嘉宾来访事项。2.及时落实来访对接联络人及联系方式。3.确定来访时间。4.了解来访目的（如：考察交流），可以询问对方联络人是否有会议资料需要提前拷贝。注意。a.编写会议议程时，涉及保密内容需要回避。b.注意措辞：一般上级单位为“指导”，平级单位为“交流”。5.了解来访人员信息（包含单位/部门、职务、人数等）。6.确认是否安排住宿、接送机/站、用餐，至少提前一天确认。二、确定接待责任部门，明确责任人。责任人需要全程负责接待任务，一般情况下，来访嘉宾没有离开前，接待人员不宜随意更改。确定访客的各项需求后，向领导（接待责任人）进行请示，并请示领导是否安排会议室、公司参观讲解、欢迎大屏、摄影、礼品、以及餐叙环节。