1.收集相关资料：收集工程量清单、合同、施工图纸等相关资料，了解土方外运的具体要求和相关条款。2.确认土方外运的范围：确定土方外运的范围，包括起始点、运输路线和终点等。3.调查运输市场价格：了解当地的运输市场价格，包括运输单价和运输距离等。4.编制运距证明文件：根据以上收集的资料和调查结果，编制运距证明文件。在证明文件中，应包括土方外运的起点、终点、运输路线、运输方式和运输距离等信息。5.与业主沟通：在编制运距证明文件之前，与业主进行沟通，了解其对运距证明文件的具体要求和意见。6.提交运距证明文件：按照业主的要求，将编制好的运距证明文件提交给业主，并在其确认后进行后续的土方外运工作。