当大学对学生进行处分时，必须确保被处分者本人知情并签字，这是履行告知义务的必要步骤。若未经过签字确认，处分可能被视为无效。处分一旦确定，除非有申诉并经过合法程序，否则通常会正式记录在学生的档案中，影响其未来的学籍管理和荣誉评定。查阅档案并非随意之举，学生需要向学校档案室提出申请，由学校工作人员协助查看是否有相关处分材料。根据《普通高等学校学生管理规定》第五十七至六十一条款，学校在处理学生处分时，会遵循合法、公正的原则，证据确凿、程序正当。例如，重大处分如取消入学资格、开除学籍等需经过校长办公会或专门会议研究决定，并允许学生在收到决定后10日内提出书面申诉，申诉处理委员会将进行复查并给出结论。