回复函属于公函的一种，一般是用来答复来函一方的商洽、询问或是联系事宜所使用的一种公文。主要是由三部分构成，分别是标题、正文、落款。

1、发传真前首先检查一下传真机是否已接通电源,传真机里是否有足够的传真纸。2、把传真机的上盖打开,把要传送的文件文字面向下平铺在输入口处。3、然后拿起电话,拨打发传真目的地的电话,让对方给个“准许发送的信号”。4、等对方按了接受传真的操作按钮后，然后发送方点击“传真/开始”按钮，这时传真机开始工作，开始发送传真。

打开开始菜单，接着点击windows传真和扫描，选择位于页面左上角的文件 再单击鼠标左键，选择新建—传真，接着将收件人的姓名，传真的主题及内容写在上面，写好内容之后，再点击位于页面左上角的发送。

以win10电脑为例，首先在开始菜单左下角搜索传真，打开上方搜索结果里的Windows传真和扫描，打开后选择左上角的新传真，在弹出的窗口填写内容选择发送就可以了。