酒店采购与各部门协调制度

酒店采购与各部门的协调由于采购业务牵涉范围广泛,相关部门颇多,欲期采购业务能顺利进行,而获得良好的工作绩效,除了采购部门工作人员的努力外,尚需酒店内部有关部门的密切配合,始克有成。

因此,采购人员必须培养良好人际关系与协调能力,以期获得有关部门之合作,而达成任务。

兹将采购部门与酒店内有关部门之协调关系,叙述如下:一与管理部门之协调关系在与管理部门的协调上,采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯,提供给管理部门做为经营上的依据。

而管理部门则应将景气预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。

二与销售部门之协调关系1.销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门,以期采购计划之有效执行。

2. 销售部门研订产品之价格,必须事先预估销售成本,尤其是占主要部分之商品成本。

在预估商品成本方面,采购部门应提供充分之协助。

3. 销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时,必须考虑采购的购运时间,避免造成无法如期交货的问题。

4. 采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的商品需求资讯,以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯,提供给销售部门,以协助做好竞争策略之拟订工作。

5.为了互惠起见,酒店在上,会要求供应商购买本酒店之产品,在此项之执行方面,销售部门与采购部门应密切配合办理。

三与品管部门之协调关系基本上,采购人员必须熟悉有关品质的标准,以便从供应商处购买到合乎用途的东西。

采购人员由于直接与供应商接触,能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。

而品管部门亦应将检验结果告知采购人员,借以考核供应商。

总的来说,采购与品管部门之协调关系如下:1.品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识,以便在与供应商接触时能了解其品质,以期采购适当的商品供应门店。

2. 品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系,以便品管部门随时提供必要之协助,使请购规格与验收标准能相互吻合。

3. 商品验收:品管部门对于厂商交来之商品不符要求而拒收时,应即通知采购部门,以便采取必要之措施。

4. 开发厂商:采购部门与品管部门应共同开发供应厂商,以确认厂商是否具备供应所需产品之品质及数量的能力。

四与门店仓储之间协调关系大量采购可以降低商品的单位成本,但是相对的,因存量的增加,而提高仓储成本。

因此,为了使整体的采购成本降低,采购部门与门店仓储部门,必须有良好的沟通与协调,妥为设计适当的最低存量及订购点。

采购部门应于订购作业完成时,将有关交货时间与数量等资料通知门店仓储部门,以便门店仓储部门能事先准备所需之空间;

而门店仓储部门应定期将存量记录通知采购部门,以利存量之控制。

对于退货、呆货、缺货等问题,采购人员亦应协助门店仓储人员处理。

五.与会计部门之协调关系每一项采购交易,从订购开始到交货、请款、付款为止,都需要作会计处理。

会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料,例如:应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、商品成本之计算、价差之绩效计算等。

不过,在许多酒店与机构中,这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。

不管这些会计工作由谁执行,部门间紧密的协调与合作,通常可以从供应商获得折扣的机会,以及改善买卖关系。

六与财务部门之协调关系采购预算是酒店资金需求的最主要部分,若无良好的财务计划,采购工作将无法顺利进行。

采购人员在选择较佳品质时,必须考虑成本因素;

在订购较大数量时,必须考虑酒店财务负担能力;

在议定价格时,必须考虑付款方式(现金支付或期票支付),以避免造成财务上的损失或风险。

因此,采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面,做妥善之协调。