客户信用管理

信用管理的内容 

1.0    信用制定的目的及原则

公司的信用管理要有一个明确的目标。信用管理流程是整个公司战略目标中重要的一部分，它可以帮助公司提高回款速度和降低坏账成本的发生。 

公司进行信用管理的目的并非是要公司为避免风险而丧失生意和机会，而是给公司确定一个承担商业风险的范围，从而增加有效和有利可图的销售。然而公司要提高销售、降低风险的水平是要用相应的指标来具体描述的，同时要有具体的数字来衡量和考核。 信用管理设定的目标是：

●通过合理的信用销售支持公司的销售目标；

●加快回款速度，改善公司的现金流；

●降低坏账率；

●确保高水平的客户服务。

公司信用管理的目标可以用一句话概括，就是力求公司在实现销售最大化的同时，将信用风险降低至最低，使公司的效益和价值得到最大程度的提高, 最终实现公司应收账款（不包括集团内销售）周转天数为30天的目标（应收账款周转天数具体计算公式为：【应收账款含应收票据/（平均三个月销售收入（当月加上前2个月）*1.17）】*30）。通过信用销售，公司可以扩大销售，提高盈利水平，但与此同时，信用销售产生的逾期应收账款每天都在消耗着公司的利润。代表公司血液的现金流被逾期应收账款占压着，如管理不善，公司预期利润损失是巨大的。由此可知，公司应收账款的最终管理目标是实现销售和利润最大化，同时尽可能降低信用风险。公司的营业员在设定客户信用时应明确告诉客户我们给予其信用是一种利益， 这种利益并不是由于其成为我们的客户自然而然应该享有的，而是一种对等的权利和义务，因此，希望客户遵守承诺，履行到期付款的义务。

2.0     信用额度和信用期限的建立、更新和审核/批准

2.1     新客户信用期限和信用额度之建立 

2.1.1       信用条款的设定

信用条款是信用控制中广为接受的做法，也指的是信用额度 （即：给予客户一定额度的信用允许先发货后收款）和信用期间（即：给予信用额度的时间期限）。其表现形式为公司愿意为特定客户承担一定的信用风险，信用额度的授予必须经过公司总经理审批并由财务经理和营业经理定期加以复核。

2.1.2       新客户的评估

新客户的评估是由信用部门或信控专管员利用客户的历史付款记录、财务情况、内部信息、外部信息等等进行综合考虑来评估客户，评估结果用于确定客户的信用额度和信用期限。客户信用评估还可以委托外部专业信用调查机构对指定客户的信用进行专门调查。选择外部专业信用调查机构主要考虑1、信用报告调查结果的可靠性， 2、降低费用。今后由DCN推荐在国际、国内比较知名的信用调查公司并商定费用逐渐代替现有的信用调查公司， 由各子公司与其单独签署合同和结算费用。

2.1.3     索取客户资料

在建立新客户之前，营业员应首先索取客户资料， 该资料应至少包括：

●税务登记证

●营业执照

●一般纳税人资格证书

上述资料均需提供复印件加盖客户的公章。

2.1.4       新客户的申请 

《新客户信用申请表》应由客户填写并签署盖章以保证所填信息是真实、合理的，该表应交给公司的财务经理、销售经理及总经理批准。 

作为一个基本的，对于新客户， 特别是小客户和不稳定的客户，坚持从零信用期和额度是非常有必要的, 除非公司认为有必要给予该新客户信用，并由财务经理和总经理批准。现金客户一定要坚持款到发货或货到付款的原则。非集团内的出口销售必须以收到享有良好声誉的银行开具的信用证或者客户以提前汇款方式支付。新客户的信用超过100天或额度在RMB 3,000,000以上，需要得到相关事业部门及DCN 资金部门及首席财务执行官批准。

新客户信用申请表必须提交给财务经理、销售经理和总经理审批。一旦审批完毕，财务人员需建立客户档案并把经过审批的信用额度和信用期限及其他资料添加到客户主数据中。财务部维护客户主数据和保管信用申请表，同时为保证双重控制，该等操作不能单由营业部门的人员进行。

 如客户结账日与公司不一致，并给予客户的信用期以月结的方式，公司每月应分两次开具；一次是客户结账日或之前；一次是公司结账日或之前。

当公司与新客户开展业务达到一定阶段（建议3个月），且可认定该客户的信誉度是良好的， 为进一步扩大销售，公司可考虑给予客户一定的信用期限和额度。当给予信用额度时，可考虑根据以下方法：

1）信用期限与客户协商1个月， 即30天

2）信用额度：(与客户商定的信用期限+1个月) 乘以预测的客户销售额，如信用期为1个月，未来预计月销售额为RMB20,000，则信用额度为 RMB 20,000×2=RMB40,000。

《新客户信用申请表》可参考附件2

2.1.5       年度合同的签订

●合同签订是双方交易的第一步， 也是销售管理的重要组成部分，同时也是信用管理的重要环节，信用条款是合同重要组成之一。一定要把信用条款包括进去，以确定双方的权利、义务。合同内容必须明确清楚并经双方同意，最后由双方有权签字人签署并加盖公章生效。合同中的信用条款必须和有效批准的《新客户信用申请表》或《更新客户信用条款申请表》保持一致。合同正本由财务部保管，与其他资料一并存档管理。营业部保管一份复印件。

●财务部负责建立及更新客户主数据并将所有客户信用申请资料归入档案，以便今后备查及审核。

合同中有关信用期的描述用“开票后XX天”或“发货后XX天”， 如无法避免月结，则公司最高授权是月结60天， 如超过月结100天，则必须通过DCN业务部门和资金部门的批准。

2.2    现有客户信用期限和信用额度的更新和审核/批准

对客户信用评估的目的是加强公司信用控制。随着客户各方面条件的变化，公司有必要对客户的档案进行更新， 并相应调整信用期限和额度。

《更新客户信用条款申请表》可参考附件3。

公司营业、财务部的信控专管员至少每年一次或二次对所有客户的信用额度、信用期限进行定期审核。如果需要提高信用额度，则有必要对某个特定客户进行评估，信用额度的审核可根据客户最近的销售预测或上年度实际销售额及其付款的习惯，由此来计算相应新的信用额度。审核信用期限的条件之一就是评估客户付款习惯，如客户没有遵守或总是无故拖欠，公司应适当减少该客户的信用期限。客户信用定期审查复核的资料以及更新的客户资料需妥善存档，对于定期审核过的信用期限和额度，需得到财务经理和总经理的审批后才可在系统中进行更新。

信用等级的评估，以客户的信用履约记录和还款能力为核心，进行量化的评定。如需要考虑客户以往的经营和财务状况（例如资产、现金、营运资金等等）状况。除上述外，信用评估也需要依据客户的付款能力、付款，付款习惯和实际付款情况等指标进行评估, 公司根据集团的指导来确定上述各项指标设定的相应分数值。

信用等级评定实行百分制，包括财务指标和非财务指标。评分后按得分的高低，对客户进行若干等级的分类。 

客户信用评估及等级分好后， 公司可对客户现有额度进行相应调整。信用等级低的客户， 公司应减少其现有的信用额度及期限，甚至还可降为为“零”信用， 即现金客户。

《客户额度的审核》可参考附件1

3.0          应收票据

客户货款到期后， 如以银行远期汇票支付，等同公司同意其延期付款。 同时应注意因此而带来的资金成本：

如公司既有应收账款和应收票据，在计算账龄分析时应分别分析后再加总应收账款应收票据的账龄。应收票据的账龄应以票据到期、兑现日或用于支付供应商货款日为计算依据。

应收票据账龄的计算方法：假设日为2010 1月20日，金额为RMB125K，付款条件为60天， 客户付款日应为3月20日。客户在3月20日给一张6月20日到期的汇票。则2010年3月31日公司应收票据的超期天数应为：票据到期日减日，减信用天数。公司应将该笔票据填到应收票据账龄分析表中超信用期61-90天栏。直到票据到期、兑现或转给供应商为止。

《应收账款及应收票据账龄分析》参考表格10

计算应收账款周转天数时，要用应收账款和应收票据的总账龄天数来计算。

4.0          信用控制

4.1          客户的冻结

公司的 ERP系统，对客户信用进行控制。 一旦在系统中客户订单被输入而生成销售订单，系统对该笔订单的价值总额和客户现有应收账款进行评估，并与已批准的信用额度及期限进行比较。如果已超过信用额度或期限，系统自动阻止客户订单继续进行，需要由营业部门提出《被冻结客户解冻申请》，该申请由营业员提出、营业经理、财务经理及总经理审批。之后，信控专管员可以解除控制，让特定的客户订单继续进行下去。但是，这并不意味着提高客户信用额度。同时解除冻结需要满足下列条件之一，财务才能予以解冻：A、客户已将帐期内款项付清；B、有正式的还款计划；C、其他原因。 

对于营业经理来说，在《被冻结客户解冻申请》中清晰地显示以下信息是非常重要的：

已批准的信用额度  

已批准的信用期限

截至到目前的累计应收账款

其中：超额度款项

超期限款项 

本次发货的金额

《Baan系统超期超额控制》可参考附件4

4.2    解冻程序

为加强对超期、超额客户销售的信用管理，对每一笔超过信用额度和信用期限的销售， 营业人员需填写《被冻结客户解冻申请》，并经过下述人员审批后，信控专员才可予以解冻，“解冻申请”经批准后，信控专员应按照日期归档，以便日后跟踪和审查。审批流程和权限参考如下：

4.3       每月信用控制委员会会议

每月结账后，由专人负责召开有营业人员，营业经理， 财务经理和总经理参加的信用控制委员会，来回顾销售情况和复核每个客户的收款状况，并做好相应的会议记录。复核的方面包括以下：

对所有的客户进行信用分析。

区分信用好的客户和信用不好的客户。

根据审核的销售业务及信用分析修改相应的信用期限。个案的信用期限和额度的延长和增加应予以讨论，并经过营业负责人，财务经理和总经理同意。

对无故拖欠货款的企业，坚决停止出货，加强催款，直到货款收到后再发货。 

4.4        对账管理

财务部在收到客户款项后， 应立即冲销对应的应收账款。对客户付款金额是一笔总数的， 从最旧一笔核销；如客户是按付款，则按逐笔核销。

财务部每季度确保对所有客户循环对账一次，并制作客户回函统计表。

每半年对所有客户的应收账款余额进行书面对账，并确保收到客户加盖公章的对账单原件。

如果对账有差异，财务人员需要编制调节表，调节报告应由营业经理、财务经理和总经理审核。若差异是由于客户的原因，应立即与客户沟通予以纠正。同样， 如果是公司的问题，也应立即纠正。

若不能确保客户100%回函，为减少坏账风险，公司必须对那些发函后既不回函确认又有拖欠款的客户，采取果断措施包括冻结发货等行为。

《客户回函统计表 》可参考附件6

4.5     超期应收账款的管理 

为对超期收不回来的款项进行有效管理和监控，DCN将对华北、华东和华南的子公司的催债公司进行调查， 并从每个地区选出至少两个以上的催债公司对逾期款进行催收。

超过信用期半年以上的应收账款应将收不回来的金额、原因, 公司已采取何种行动及今后如何杜绝每季度末上报给DCN的资金部门和内部审计部。需要详细报告的内容有：收不回来款项的理由、公司采取哪些措施、今后将采取何种预防措施等（见附件7 逾期半年以上账款分析表）。同时，对确信已收不回或公司再也不与其发生任何业务的客户，经过营业经理和总经理批准，公司的财务应将系统的信用额度和期限调至为零。

此外，在进行年终企业所得税清算前，DCN要求各家公司按照国税发〔2009〕88号关于《企业资产损失税前扣除管理办法》的通知对逾期半年以上款项进行逐条分析，对符合坏账损失税前扣除条件中第十六条、第十七条 、第十，请到当地税务机关进行审批备案。（该“管理办法”若有变更时，要按新的规定审批备案）。

逾期时间超过半年以上但不符合第十六条至第十申请坏账损失税前扣除条件的，也应予以逐条列示。

《逾期半年以上账款分析表》参考附件7

《逾期半年以上账款税前抵扣或不能抵扣清单》参考附件8

4.6       坏账准备的计提及核销申请

公司遵守地区财务手册的规定按月对集团外销售客户的应收账款提取坏账准备金。

对于逾信用期60-90天的应收账款，    按逾期款的25%的比率提取；

对于逾信用期91-120天的应收账款，  按逾期款的50%的比率提取；

对于逾信用期121-150天的应收账款，按逾期款的75%的比率提取；

对于逾信用期超过150天的应收账款，提取100%的比率提取。

公司每月按照地区财务手册计提足额的坏账准备，如经过上述4.5仍未奏效，且坏账已超过2年仍未收回，公司应考虑核销坏账，具体参考如下：

清除坏账需要的审批： 

单笔核销≤人民币30,000 或批次核销≤ 人民币 200,000：由总经理 审批；

单笔核销>人民币 30,000或批次核销> 人民币 200,000：由总经理审批并上报事业部门总经理批准、DCN的资金部及财务总监审核、最终由首席执行官批准。

上述坏账的核销最终均需得到公司董事会的同意并到当地税务局备案。

核销后的坏账财务部应有备查记录。

《坏账准备核销申请》》可参考附件9

5.相关各种表格