档案管理实施细则(试行)

(试行)

第一章 总则

第一条为了使档案更有效地为公司管理、经营、研发等各项工作服务，充分发挥档案的经济效益和社会效益，根据《中华人民共和国档案法》及《联想控股有限公司档案管理规定》的有关规定，结合公司实际情况特制定本细则。

第二条本细则适用于公司所属各部门。

第三条公司档案工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分。公司档案是在管理、经营、研发等各项活动中形成的对本公司具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、图纸、典型样品、电子文件等不同形式和载体的历史记录，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项重要资料。

第四条公司档案是公司全部活动的真实记录和宝贵财富，属于公司所有。公司各部门及个人对本单位档案具有管理、保护、使用的义务和权利，任何部门及个人不得将档案据为已有或拒绝归档。

第二章 档案管理与职责

第五条公司档案管理工作实行统一规划、组织与分级管理、实施相结合及保密与充分利用相结合的原则。档案是公司所有员工的重要资源，员工可在权限内充分利用档案，但档案在部门之间严格隔离，如跨部门查看需履行相关审批手续。

第六条公司集团办负责公司档案管理规划与组织工作，集团办总裁办下设公司档案室。

第七条公司建立“2＋1”档案管理。“2”即建立两级档案管理：公司档案室、各子公司、本部及财务、物流档案室（不含DCMS）；“1”是公司特别档案室（绝密档案室、薪酬档案室）。各级档案室可根据需要设专（兼）职档案管理员。

公司档案室的职责:

①制定公司档案管理工作规划、档案管理规章制度、标准、流程并组织实施；

②负责公司层面及公司职能部门档案的集中统一管理，做好各类档案入库后的加工、整理、分类、登记、编目、建卡和排架工作；

③指导、监督和检查公司所属部门档案的收集、整理、立卷、归档等工作，并督促公司各部门及时将档案资料录入公司档案管理系统；

④指导、培训、考核公司各级档案员；

⑤开展档案查阅服务工作，为公司各项工作和活动提供档案资料。

本部、子公司档案室职责

①执行公司档案室的各项规定并按时参加各种培训；

②做好本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并督促本部门所属各二级部门将其录入到档案管理系统；

③督查本部、子公司所属各部门档案管理员工作。

部门档案管理员

①执行公司档案室的各项规定并按时参加培训；

②按公司标准收集并定时上交本部门业务活动中产生的档案资料，并按公司的要求及时将其录入公司档案管理系统；

第公司档案室可不定期的召开公司档案工作会议，通报公司档案工作的进展、总结工作成果、制定工作计划、对各级档案管理员进行业务培训。

第三章 文件材料的积累与归档

第九条凡是公司各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按规定由承办人收集齐全整理归档。整理原则为：同一事件或项目的档案尽量保存在一起以方便利用，对上报文件的批复（示）及办理情况应与该上报文件存放在一起。文件产生的部门或外部文件的第一接收部门为归档责任部门；但薪酬相关表格、上交财务的表格经以上两个部门确认并上报以上部门后由这两个部门负责存档，产生上述表格部门可不归档。

第十条管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，办理完毕后，应及时、全部地移交给部门档案管理员。公司总裁室在企业管理和参加重大活动中形成文件材料会同影像资料由秘书处负责整理移交公司档案室归档。

第十一条 新产品研发、开发及各种对外项目中形成的档案材料由项目负责人（或指定专人）负责积累，在项目完成后整理归档。项目周期较长的也可以分阶段整理归档。项目阶段可按立项、实施、结项及服务四大阶段，实施阶段也可根据周期再分为若干阶段。

第十二条 公司文件材料归档范围主要包括综合管理、企划、人力资源管理、财务管理、物流管理、产品管理、项目管理、分销管理、合同管理、培训管理等十大类。详见《文件材料归档范围及保管期限表》（附件一）。为提高档案管理信息化水平，以上材料归档时应尽可能附有电子文档并及时录入公司档案管理系统中。由于企划办所属部门、审计部产生的档案涉及高度机密，考虑档案的安全性可暂不录入档案管理系统，但应该按本制度及公司确定的归档范围整理本部门产生的档案并按月向公司档案室上报档案目录。

第十三条 归档时间

（一）　 各职能部门管理工作中形成的文件材料需按月移交公司归档，确定每个部门上交时间(避免同时上交冲突)。

（二）　 业务部门在业务过程中产生的文件资料应当立即归档并由本部或子公司档案管理员负责整理，完毕后按月收集并将其相关内容录入公司档案管理系统。公司档案室每年4月份接收其它档案室移交的档案料。

（三）　 在新产品开发及各种对外项目中形成的文件材料，应在项目结束后三个月内全部移交归档，其技术材料的正确性与完整性由项目负责人及其业务主管的领导负责。

（四）　 基建工程项目材料应在工程竣工验收后六个月移交归档，档案工作人员应参加竣工验收工作,检查归档材料的完整性并签署验收意见。

（五）　 财务管理档案在财年结束后由公司会计部门保管三年，期满后可根据需要确定是否移交公司档案室。

第十四条 公文类档案归档要求

（一）　归档的文件材料应完整、准确地反映公司（或部门）在各项活动中的真实过程；必须是定稿后由公司（或部门）负责人签发的原件，并附有相对应的电子文档。

（二）  归档的文件材料应遵循其形成的规律加以系统整理，按归档范围分类组成保管单位（卷、册、盒），并编制卷内文件目录与案卷目录。

（三）　电子文件材料应有备份并有明显的性质标记（电子文件性质代码：R—

稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I－图像文件；G—图形文件；V－影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件），重要的应与打印的纸制材料同时归档。

在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或光盘拷贝件保留。

（四）  公司与其他单位共同开发的新技术、新产品原始文件材料归档问题，应明确列入合作合同、协议。

（五）  档案管理人员对归档文件材料检查验收后，交接双方应在移交清册（一式两份）上签字。

档案管理人员接收档案时要认真验收, 严格履行交接手续。

第十五条 项目（合同）类档案归档要求

（一）   合同是维护公司权益的重要凭证，合同一经签订经办人须立即将原件存到本部门档案室，任何人不得私自留存合同原件。

（二）　 项目（合同）档案由签订和履行项目（合同）过程中形成的协议、单证、函电、传真、E-mail及其相关的具有保存价值的材料形成。

（三）　项目（合同）承办人为项目（合同）档案归档的第一责任人，由其负责项目（合同）进程记录、履约过程中形成的材料归档，各本部、子公司业务管理部及档案管理员为归档的监督人。

（四）　 项目（合同）自签订或立项之日起，项目（合同）承办人即应将项目（合同）交付本部门档案管理员由其负责建立该项目（合同）归档案卷。

（五）   项目（合同）履行过程中形成的材料（包括E-mail及回复）应尽快交本部门档案管理员归档；E-mail须抄送并将对方回复转发给档案管理员，由其按相关规定归档。项目过程中的材料包括项目立项材料、需求确认材料、项目（合同）变更及变更评审材料、执行阶段性成果总结、技术资料、验收资料及售后服务资料等。

（六） 在项目（合同）履行过程中，由于各种原因需要由他人代为办理项目（合同）时，双方应到本部门档案管理员处履行交接手续，由档案管理员将交接日期与交接情况写入《项目（合同）进度记录》中。

（七） 项目（合同）履行完毕或经过某一里程碑后，本部门档案管理员应对项目（合同）履行过程中形成的材料按照重要程度或时间顺序进行排列、整理、登记目录，并与项目（合同）承办人核对检查，无误后由双方签字确认形成一件完整的项目（合同）档案。

（八）　 正式形成的项目（合同）档案以项目（合同）履约完毕之日起开始计算档案保管期限。

（九）   合同必须集中管理，各部门的合同（项目）档案可根据情况由各事业部按月或按季交存本部可公司档案室保存。

第四章 档案管理

第十六条 档案的整理 

公司各级档案管理人员对接收的档案要及时地进行分类登记与编目，档案的分类应以公司全部档案为对象，依据《档案分类大纲》及归档范围统一编号分类管理。公司各级档案管理员应合理有序装订档案，并按问题的类别分别立卷、装册。

第十七条 档案的保管

（一）　 公司档案库房应配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。

（二）   档案管理人员要定期对档案进行检查、清点, 发现有破损、虫蛀、褪

色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。

（三）   各部门机构变动、撤消时，应先将原部门档案移交公司档案室。

第十 档案的保密

（一）　  公司档案在存档时应设定密级及保密年限，密级分为绝密、机密、秘密和普通四级。绝密级档案由具体经办人保管，其它档案可由档案管理员保管。

（二）　 秘密级以上的档案材料，仅限于直接需要的单位和人员（即正在从事该项工作的单位和人员）使用。其它人员使用必须由本部门审批同意（跨部门还需档案所属部门总经理或其授权人审批同意）后方可借阅或查询，但绝密级的档案仅限于授权人员使用。.秘密级以上的档案材料、资料一般不准翻印或摘抄，如确实需要者，应由总经理或其授权人批准。绝密材料任何人不准翻印或摘抄。

（三）　经过有关部门鉴定审批已无保密价值的保密档案材料，应按一般档案材料处理。对已无保留价值的档案材料，应登记造册，按照档案规定的销毁办法，由档案室负责处理。

（四）　各级档案管理员对其接触的密级档案负有保密责任。

第十九条 档案的鉴定

（一）　 档案保管期限分为永久、长期（10年、15年、30年）及短期（5年以下）三种，凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限遵循期限从短、到期鉴定的原则。

（二）　 公司对保管到期的档案应进行鉴定，鉴定工作由公司主管档案的领导、业务部门人员和档案管理人员三方组成的鉴定小组负责。鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报公司企划办或主管负责人批准后由专人监销，《档案销毁清册》应长期保存。

第二十条 档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级有关部门报送《档案工作情况统计表》。

第二十一条 档案的利用

（一）　 档案的借阅

1、公司各部门查阅档案要在阅览室或通过公司档案管理系统进行，一般不外借。如有特殊情况需要外借或查阅重要及有密级的档案，必须经有关领导批准，外借档案需限期归还。

2、各部门员工权限内的查阅可在档案管理系统或到档案室直接查阅，权限以外的查阅需履行相关审批手续。

3、各子公司、本部跨部门利用其他子公司、本部档案室的档案资料，需经本子公司、本部的本或业务管理部总经理批准并经档案所属子公司、本部的本或业务管理部总经理批准后方可利用，但各职能部门的一般档案资料可对全公司员工开放。对于需审批才能查看的档案，各级档案员只能在得到批准后才能给档案利用者。

4、档案利用者, 在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经许可不得擅自传阅、转借、复制档案材料。

5、利用档案者均需履行必要手续。

（二）   开发利用档案信息要遵守国家有关保密和知识产权等法规，任何个人无权擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益者应追究相应的法律责任。

（三）　 档案管理员应根据需要编制各类档案的检索工具和参考资料，以保证及时准确地提供利用档案信息。

第五章 附则

第二十二条 各部门的档案管理工作纳入公司KPI考核。对造成档案损失或利用档案中给公司造成经济损失负有直接责任者，公司可根据损失大小给予相应处罚。对于不及时归档或归档不全的业务人员，部门档案管理员应建议部门进行处罚。

第二十三条 本办法由公司集团办负责解释, 自发布之日起实行。

附件：

1、项目及分销档案参考文件目录

2、档案分类大纲

3、归档工作流程

4、项目（合同）档案归档流程

5、档案借阅流程

6、档案录入流程

7、常用表格：

表1、归档文件封面

表2、卷内文件目录

表3、卷内备考表

表4、企业档案借阅申请表

表5、档案销毁清册

表6、档案移交清单

附件一、

项目及分销档案归档参考文件目录

一、项目档案

（一）、代理权

1、产品市场调研资料

2、代理权协议

（二）、产品管理资料

1、产品技术资料

2、产品规划

3、产品运作计划

4、产品荣誉证书

5、产品销售

（三）、采购资料

1、采购计划

2、采购合同

3、库存控制文件

（四）、产品销售资料

1、产品销售计划

2、代理商资料

3、代理商信用管理文件

4、销售合同及执行文件

5、渠道控制文件

6、售后服务文件

（四）市场活动

1、计划市场

2、市场活动总结、照片等

附件二

档案分类大纲

第一条为实现公司档案管理规范化和标准化，根据国家有关档案工作的规定，结合公司业务特点，制定此分类大纲。

第二条本大纲适用于公司所有部门。

第三条本大纲规定包括档案的分类、编号和排架管理的原则和方法。

第四条公司全部档案共设十个一级类目，以英文字母代替。即综合管理、企划、人力资源管理、财务管理、物流管理、产品管理、项目管理、分销管理、合同管理、培训管理四

第五条公司二级类目按工作职能设置。

公司档案分类号采用英文字母与阿拉伯数字相结合的编号方法。一级类目用英文字母表示，二级类目用两位阿拉伯数字表示，年度用两位阿拉伯数字表示，保存年限用代码表示，

5年　   Ⅰ

10年　  Ⅱ

15年　　Ⅲ

30年　　Ⅳ

永久　   Ⅴ

顺序号用两位数字表示。

第六条　编码

一位　　　三位　　两位　　两位　　　一位　　一位　　四位　　三位

一级目录　　　　　　　　年度   年限   级别  卷序号 　文件序号

二级目录

三级目录 

　　　　　　　　　　　　　　　案卷号

文件号

附件3、归档工作流程

附件4、项目（合同）档案归档流程

　　　　　　　　　　　　　　　　　　N

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Y

附件5、档案借阅流程

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Y

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　N

附件7

表1

归    档   文   件   封　面

全 宗 名 称

年       度

保 管 期 限

机       构

（问题）

附件7

表2

卷内文件目录

表3　

借阅申请表

表4、

卷内备考表

案卷名称：

案卷编号：

　　　　　　　　　　　　　　立卷人：

　　　　　　　　　　　　　　审核人：

　　　　　　　　　　　　　　文件份数：

　　　　　　　　　　　　　　文件页数：

表5

档  案  销  毁  清  册

单位名称

销毁数量（件或卷）

销毁原因

批准人：             销毁人：                销毁地点：

                     监销人：                销毁日期：     年   月   日

附件7

表6、

档　案　移　交　清　单

接收单位：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　接收人：