(档案管理)档案管理细则

第一章 总 则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分 

第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件： 

1．公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 

2．公司董事会形成的文件材料； 

3．财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）； 

4．、项目批文、合同； 

5．公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划； 

7．公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 

8．公司有效证件、印章； 

9．具有法律效力及保存价值的文件； 

10．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 

11．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。  

第二条 部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下：  

1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；  

2．部门例会会议纪要；  

3．各部门与其相关业务单位函件管理；  

4．招投标文件管理；  

5．人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一理人事档案)  

6．仪器、设备维修保养资料；  

7．公司专家库、供应商资料及信息管理；  

8．公司的媒体宣传资料、销售报表；  

9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。   

第三章 公司档案管理   

第三条 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。  

第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。   

第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。  

第六条 档案管理部门及负责人  

1．公司档案管理部门为行政部；  

2．公司立档单位为各部门；  

3．档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。  

4．各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。  

第七条 各部门专(兼)职文书的职责  

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。  

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。  

3．承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。  

第四章 档案管理、归档文件整理   

第 各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。  

第九条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。  

第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。  

第十一条 归档时限  

各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。   

第十二条 归档文件的整理  

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。  

2．归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。  

3．归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。  

4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。  

5．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。  

6．整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。  

7．归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。  

8．案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。  

9．归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。  

10．归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。  

11．存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。  

12．文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。  

第十三条 归档文件的移交  

1．档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册（见附件三）,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。  

2．移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。  

第十四条 档案的保管  

1．防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；  

2．公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。   

3．每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

4．保管期限长于一年的文件原则上第一年存放于公司内部档案室，第二年起移交至公司外置档案室存放。移交档案时必须填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名。移交清单由行政部与档案室各自存档。

第五章 档案名称、编号  

第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。  

第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。  

第十七条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。  

第十 档案编号原则  

1．公司内归档文件的档号结构为“全宗号——类别号——年度——保管期限——文件类型——盒号——件号”。  

2．每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。 

3．每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号。  

4．档号的表示方式如下：招标采购公司abcccc-de-f(g)-00-00  

1)“招标采购”表示文档归属公司名称，即全宗号  

2)“ab”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、人事类、招标类、财务类等等。以部门拼音首字母大写表示。

3)“cccc”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2010。  

4)“de”表示保管期限。如：长期、二年。  

5)“fg”表示类型名称（大类/小类）。例如：财务部月报，招商进度表，会议记录等等。  

6)“00——00”表示文件档号。即盒号、件号。  

5．新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。  

6．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。  

7．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。  

第六章 档案的编目与装盒  

第十九条 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、日期、经办人、存档地点等项目（见附表一）。

第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。请将卷内目录放在卷首。  

第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无，以装满一盒为准。  

第二十二条 装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。  

第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。  

第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。  

第七章 档案的鉴定与保管期限  

第二十五条 档案的鉴定。  

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。  

第二十六条 档案的保管期限。  

文件保存期限除有关法令或本企业其他规章特者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。  

1．长期保存：  

1) 公司章程；    

2) 组织规程及办事细则；    

3) 财务报表；  

4) 机关核准文件；  

5) 不动产所有权及其他债权凭证；  

6) 其他经核定须永久保存的文书。  

7) 预算、决算书类；  

8) 会计凭证；  

9) 事业计划资料；  

10) 期满或解除之合约；  

2．二年保存：  

1) 结案后无长期保存必要者。  

2) 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、文件。

第八章 档案密级  

第二十七条 公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。  

1．“绝密”文书含：公司之相关批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。  

2．“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、招标方案及预决算书、公司章程、董事长会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。  

3．“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。  

4．“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。  

第九章 档案借阅、利用工作   

第二十 总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。  

第二十九条 各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》（见附件二）并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。  

第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。  

第三十一条 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。  

第三十二条 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。  

第三十三条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。   

第三十四条 档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。  

第三十五条 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。  

第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。  

第三十七条 有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。  

第十章 档案的销毁  

第三十 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。  

第三十九条 公司终止、解散时，档案应移交主管部门或当地国家档案馆。  

第四十条 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。   

第十一章 附则   

第四十一条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。   

第四十二条 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行  。

                                          广东华鑫招标采购有限公司

行 政 部        

                                            二○一○年八月二十六日

附件：1、归档文件目录

2、档案调阅审批

3、档案移交清册

总经理：_________________

日  期：_________________

主送：商务部、招标部、财务部、人事部

抄送：董事长、总经理

传阅：                                                                       

附件1

归档文件目录

秘密等级：                                                                      部门：                   类目：

附件2

档案调阅审批单

 注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人，第二联留存档案室备查。

申请人：       

制表日期：    年    月    日

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档案调阅审批单

 注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人，第二联留存档案室备查。

申请人：       

制表日期：    年    月    日

附件3

档案移交清册

注：本册一式二联，移交部门与档案室各自存档

移交时间：

交接双方签名：

档案移交清册

注：本册一式二联，移交部门与档案室各自存档

移交时间：

交接双方签名：