档案管理规程

范围：本规程适用于档案室 档案收集 接受 分类 整理 保管 统计 鉴别，借阅等的管理

责任：本厂质量部及各部门主任对本规程实施负责。

内容：

本厂档案管理制度

一、总则 

1、为加强本厂档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为本厂发展服务，特制定本制度。

2、本厂档案，是指本厂从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对本厂有保存价值的各种文字、图表、等不同形式的历史记录。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 

二、文件材料的收集管理 

1、本厂指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交厂长审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交档案室备案。

三、归档范围 

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本厂对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本厂产品的检验报告 出库入库单。 

4、本厂与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 

五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护厂档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、厂档案只有厂内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由厂长签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

七、本制度即日起开始执行。