报表管理实验

【实验目的】

1.理解报表编制的原理及流程。

2.掌握报表格式定义、公式定义的操作方法；掌握报表单元公式的用法。

3.掌握报表数据处理、表页管理及图表功能等操作。

【实验内容】

1.自定义一张报表。

2.利用报表模板生成报表。

【实验准备】

引入“实验十三”账套数据。

【实验资料】

1.货币资金表

(1)报表格式

货币资金表

 单位：元                                              年    月    日                               

说明：

☆表头

标题“货币资金表”设置为黑体、14号、居中。

年、月、日应设置为关键字，设置为宋体、10号。

☆表体

表体中文字设置为楷体、12号、居中。

☆表尾

“制表人：”设置为宋体、10号、右对齐第4栏。

 (2)报表公式

现金期初数：C4＝QC("1001月)

现金期末数：D4＝QM("1001月)

银行存款期初数：C5＝QC("1002月)

银行存款期末数：D5＝QM("1002月)

期初数合计：C6＝C4+C5

期末数合计：D6＝D4+D5   

2.资产负债表和利润表

利用报表模板生成资产负债表、利润表。

3.现金流量表主表

利用报表模板生成现金流量表主表。

［操作指导］

（一）启用UFO报表管理系统

(1)以账套主管“001 诸葛亮”身份，操作日期“2011-05-31”进入企业应用平台。

执行“财务会计”|“UFO报表”命令，进入报表管理系统。

(2)执行“文件”|“新建”命令，建立一张空白报表。（报表名已默认为report1）。

说明:报表管理实验的操作时间均设置为2011-05-31

（二）自定义一张货币资金表

一、报表定义

查看空白报表底部左下角的“格式／数据”按钮，使当前状态为“格式”状态。

1、定义报表尺寸

(1)执行“格式”|“表尺寸”命令，打开“表尺寸”对话框。

(2)输入行数7，列数4，单击“确认”按钮。

2、定义组合单元

(1)点中第一行第一列空格（A1），往右一直拉动到第一行第四列，显示A1到D4为一合并方框。

(2)执行“格式”|“组合单元”命令，打开“组合单元”对话框。

(3)选择组合方式“整体组合”或“按行组合”，该单元即合并成一个单元格。

(4)同理，定义A2：D2单元为组合单元。

3、画表格线

(1)选中报表需要画线的单元区域A3：D6。（即第3行到第6行的所有区域）

(2)执行“格式”|“区域画线”命令，打开“区域画线”对话框。

(3)选择“网线”单选按钮，单击“确认”按钮，显示所选区域已画上表格线。

4、输入报表项目    

(1)根据实验资料选中需要输入内容的单元或组合单元。

(2)在该单元或组合单元中输入相关文字内容。

例如，在A1：D1组合单元输入“货币资金表”字样；在A2：D2组合单元中输入“单位：元”等等。这里不输入“年 月 日”

如果工具栏上没有字体设置，需要点菜单“工具”选中格式工具栏。

货币资金表

单位：元

说明：

☆表头

标题“货币资金表”设置为黑体、14号、居中。

“单位：元”设置为宋体、10号。

这里不输入“年 月 日”。

☆表体

表体中文字设置为楷体、12号、居中。其中“项目、行次、期初数、期末数”加粗。

☆表尾

“制表人：”设置为宋体、10号、右对齐第4栏。

说明：

☆报表项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目、表尾项目等。

☆日期一般不作为文字内容输入，而需要设置为关键字。

5、定义报表行高和列宽

(1)选中需要调整的单元所在行A1。

(2)执行“格式”|“行高”命令，打开“行高”对话框。

(3)输入行高7，单击“确定”按钮。

(4)选中需要调整的单元所在列，执行“格式”|“列宽”命令，可设置该列的宽度。

说明：

☆行高、列宽的单位为毫米。

6、设置单元风格

(1)选中标题所在组合单元A1。

(2)执行“格式¨“单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。

(3)打开“字体图案”选项卡，设置字体为“黑体”，字号为14。

(4)打开“对齐”选项卡，设置对齐方式为“居中”，单击“确定”按钮。

说明：

☆如在输入时已设置，这一部分可不需设置。

7、定义单元属性

(1)选定单元D7。

(2)执行“格式”“单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。

(3)打开“单元类型”选项卡，选择“字符”选项，单击“确定”按钮。

说明：

☆格式状态下输入内容的单元均默认为表样单元，未输入数据的单元均默认为数值单元，在数据状态下可输入数值。若希望在数据状态下输入字符，应将其定义为字符单元。

☆字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入后对所有表页有效。

8、设置关键字    

(1)选中需要输入关键字的组合单元A2。

(2)执行“数据”|“关键字”|“设置”命令，打开“设置关键字”对话框。

(3)选择“年”单选按钮，“单击“确定”按钮。

(4)同理，设置“月”、“日”关键字。

说明：

☆每个报表可以同时定义多个关键字。

☆如果要取消关键字，须执行“数据”|“关键字”|“取消”命令。

9、调整关键字位置

(1)执行“数据”|“关键字”|“偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。

(2)在需要调整位置的关键字后面输入偏移量。年“-120”，月“-90”，日“-60”。

(3)单击“确定”按钮。

说明：

☆关键字的位置可以用偏移量来表示，负数值表示向左移，正数值表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值来调整。

☆关键字偏移量单位为像素。

10、报表公式定义

定义单元公式——直接输入公式

(1)选定需要定义公式的单元C4，即“现金”的期初数。

(2)执行“数据”|“编辑公式”|“单元公式”命令，打开“定义公式”对话框。

(3)在“定义公式”对话框中，直接输入总账期初函数公式：QC("1001月)，单击“确认”按钮。

说明：

☆单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。

☆单击fx按钮或双击某公式单元或按“＝”键，都可以打开“定义公式”对话框。

定义单元公式——引导输入公式

(1)选定被定义单元D5，即“银行存款”期末数。

(2)单击fx按钮，打开“定义公式”对话框。

(3)单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。

(4)在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”，在右侧的“函数名”列表框中选择“期末(QM)”，单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框。

(5)单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框。

(6)选择科目1002，其余各项均采用系统默认值，单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框。

(7)单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮。

同理，输入D4、C5、C6、D6单元公式。  

说明：

☆如果未进行账套初始，那么账套号和会计年度需要直接输入。

定义舍位平衡公式    

(1)执行“数据”|“编辑公式”|“舍位公式”命令，打开“舍位平衡公式”对话框。

(2)确定信息：舍位表名SW1，舍位范围C4：D6，舍位位数3，平衡公式“C6＝C4+C5，D6＝D4+D5”。

(3)单击“完成”按钮。

说明：

☆舍位平衡公式是指用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公式。

☆每个公式一行，各公式之间用逗号“，”(半角)隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法执行。

☆等号左边只能为一个单元(不带页号和表名)。

☆舍位公式中只能使用“+”、“—”符号，不能使用其他运算符及函数。

11、保存报表格式

(1)执行“文件”|“保存”命令。如果是第一次保存，则打开“另存为”对话框。

(2)选择保存文件夹的目录；输入报表文件名“货币资金表”；选择保存类型“*.REP”,单击“保存”按钮。

说明：

☆报表格式设置完以后切记要及时将这张报表格式保存下来，以便以后随时调用。

☆如果没有保存就退出，系统会提示“是否保存报表?”信息，以防止误操作。

☆.REP为用友报表文件专用扩展名。

二、报表数据处理

1、打开报表

(1)执行“文件”|“打开”命令。

(2)选择存放报表格式的文件夹中的报表文件“货币资金表.REP”。单击“打开”按钮。

(3)单击空白报表底部左下角的“格式／数据”按钮，使当前状态为“数据”状态。

说明：

☆报表数据处理必须在数据状态下进行。

2、增加表页

(1)执行“编辑”|“追加”|“表页”命令，打开“追加表页”对话框。

(2)输入需要增加的表页数2 ，单击“确认”按钮。

说明：

☆追加表页是在最后一张表页后追加空表页，插入表页是在当前表页后面插入—张空表页。

☆一张报表最多只能管理99999张表页，演示版软件系统最多只能管理4张表页。

3、输入关键字值

(1)执行“数据”|“关键字”|“录入”命令，打开“录入关键字”对话框。

(2)第1页输入年2011，月3，日31。

(3)单击“确认”按钮，系统弹出“是否重算第1页?”信息提示对话框。

(4)单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算3月份数据；单击“否”按钮，系统不计算3月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成3月份数据。

同理

第2页输入年2011，月4，日30。

单击“确认”按钮，系统弹出“是否重算第2页?”信息提示对话框。

单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算4月份数据；单击“否”按钮，系统不计算3月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成4月份数据。

第3页输入年2011，月5，日31。

单击“确认”按钮，系统弹出“是否重算第3页?”信息提示对话框。

单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算5月份数据；单击“否”按钮，系统不计算5月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成5月份数据。

说明：

☆每一张表页均对应不同的关键字值，输出时随同单元一起显示。

☆日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。

4、生成报表

(1)执行“数据”|“整表重算”命令，系统弹出“是否确定整表重算?”信息提示对话框。

(2)单击“是”按钮，系统会自动在初始的账套和会计年度范围内根据单元公式计算生成数据。

说明：

☆可将生成的数据报表保存到指定位置。

5、报表舍位操作

(1)执行“数据”|“舍位平衡”命令。

(2)系统会自动根据前面定义的舍位公式进行舍位操作，并将舍位后的报表保存在SWl.REP文件中。

说明：

☆如果舍位公式有误，系统状态栏会提示“无效命令或错误参数！”信息。

三、表页管理及报表输出

1、表页管理

表页排序

(1)执行“数据”|“排序”|“表页”命令，打开“表页排序”对话框。

(2)确定信息：选择第一关键字“年”，排序方向“递增”；第二关键字“月”，排序方向“递增”。

(3)单击“确认”按钮。系统将自动把表页按年份递增顺序重新排列，如果年份相同则按月份递增顺序排序。

表页查找

(1)执行“编辑”|“查找”命令，打开“查找”对话框。

(2)确定查找内容“表页”，确定查找条件“月=5”。

(3)单击“查找”按钮，查找到符合条件的表页作为当前表页

2、图表功能

追加图表显示区域

(1)在格式状态下，执行“编辑”|“追加”|“行”命令，打开“追加行”对话框。

(2)输入追加行数10，单击“确定”按钮。

说明：

☆追加行或列须在格式状态下进行。

插入图表对象

(1)在数据状态下，选取数据区域A3：D5。

(2)执行“工具”|“插入图表对象”命令，打开“区域作图”对话框。

(3)选择确定信息：数据组“行”，数据范围“当前表页”。

(4)输入图表名称“资金分析图”，图表标题“资金对比”，X轴标题“期间”，Y轴标题“金额”。

(5)选择图表格式“成组直方图”，单击“确认”按钮。

(6)将图表中的对象调整到合适位置。

说明：

☆插入的图表对象实际上也属于报表的数据，因此有关图表对象的操作必须在数据状态下进行。

☆选择图表对象显示区域时，区域不能少于2行×2列，否则会提示出现错误。

编辑图表对象

编辑图表主标题

(1)双击图表对象的任意位置，选中图表。

(2)执行“编辑”|“主标题”命令，打开“编辑标题”对话框。

(3)输入主标题“资金对比分析”，单击“确认”按钮。    

编辑图表主标题字样

(1)单击选中主标题“资金对比分析”。

(2)执行“编辑”|“标题字体”命令，打开“标题字体”对话框。

(3)选择字体“宋体”，字体字型“粗体”，字号12；效果“加下划线”，单击“确认”按钮。

说明：

☆将生成图表的报表保存到原位置。

以下实验可放在下周进行。

已完成前面实验的同学，如有时间,可继续下面实验。

（三）输出5月利润表和资产负债表

以“001”身份进入报表管理系统。

1、5月资产负债表

■打开资产负债表模板

(1)执行“文件”|“新建”命令，建立一张空白报表。在格式状态下，执行“格式”|“报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

(2)选择所在的行业“一般企业（2007年新会计准则）”，财务报表“资产负债表”。

(3)单击“确认”按钮，系统弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续?”信息提示对话框。

(4)单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板。

■根据需要修改资产负债表模板

(1)单击“数据/格式”按钮，将“资产负债表”处于格式状态。

(2)资产负债表模板要作如下调整，

双击“未分配利润”期末余额公式单元，E34= QM("4104月,,,年,,)调整为E34= QM("4103月,,,年,,) + QC("4104全年,,,年,,)

双击“未分配利润”年初余额公式单元，F34= QC("4104全年,,,年,,)调整为F34= QC("4104全年,,,年,,)+ QC("4103全年,,,年,,)

双击“存货”期末余额公式单元B14= 原公式+QM("5101月,,,年,,)。

(3)保存修改后的报表模板。

■生成5月资产负债表数据

(1)在数据状态下，执行“数据”|“关键字”|“录入”命令，打开“录入关键字”对话框。

(2)输入关键字：水晶球，年2011，月5，日31。

(3)单击“确认”按钮，系统弹出“是否重算第1页?”信息提示对话框。

(4)单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算5月份数据。

(5) 执行“文件”|“保存”命令。如果是第一次保存，则打开“另存为”对话框。

(2)选择保存文件夹的目录；输入报表文件名“5月资产负债表”；选择保存类型“*.REP”,单击“保存”按钮。

2、5月利润表

利润表模板可以直接使用实验五或实验十的利润表模板。

或者按以下步骤设置

■打开利润表模板

(1)执行“文件”|“新建”命令，建立一张空白报表。在格式状态下，执行“格式”|“报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

(2)选择所在的行业“一般企业（2007年新会计准则）”，财务报表“利润表”。

(3)单击“确认”按钮，系统弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续?”信息提示对话框。

(4)单击“确定”按钮，即可打开“利润表”模板。

■修改利润表模板

(1)单击“数据/格式”按钮，将“利润表”处于格式状态。

(2)利润表表模板要作如下调整，

选中B3单元，删除内容“XXXX年XX月”；

执行“数据/关键字/设置”命令，打开“设置关键字”对话框。

选中“年”单选按钮，单击“确定”。

同理，执行“数据/关键字/设置”命令，打开“设置关键字”对话框。

选中“月”单选按钮，单击“确定”

执行“数据/关键字/偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。

在需要调整位置的关键字本例“年”后面输入偏移量“-40”。

 (3)保存调整后的报表模板。

根据利润表模板生成5月利润表数据

(1)在数据状态下，执行“数据”|“关键字”|“录入”命令，打开“录入关键字”对话框。

(2)输入关键字：水晶球，年2011，月5。

(3)单击“确认”按钮，系统弹出“是否重算第1页?”信息提示对话框。

(4)单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算5月份数据。

(5) 执行“文件”|“保存”命令。如果是第一次保存，则打开“另存为”对话框。

(6)选择保存文件夹的目录；输入报表文件名“5月利润表”；选择保存类型“*.REP”,单击“保存”按钮。

（四）调用报表模板生成现金流量表

■调用现金流量表模板

(1)执行“文件”|“新建”命令，建立一张空白报表。在格式状态下，执行“格式”|“报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

(2)选择所在的行业为“一般企业（2007年新会计准则）”，财务报表为“现金流量表”。

(3)单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续?”信息提示对话框。

(4)单击“确定”按钮，即可打开“现金流量表”模板。

■调用报表模板

(1)单击“数据／格式”按钮，将“现金流量表”处于格式状态。

(2)采用引导输入方式调整报表公式。

(3)单击选中B13单元格。

(4)单击fx按钮，打开“定义公式”对话框。

(5)单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。

(6)在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”，在右侧的“函数名”列表框中选择“现金流量项目金额(XJLL)”，单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框。

(7)单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框。

(8)单击“项目编码”右侧的参照按钮，打开“现金流量项目”选项。

(9)双击选择与B13单元左侧相对应的项目，单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框，现金流出方向为“贷”。

(10)单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮。

(11)重复步骤(3)～(10)的操作，输入其他单元公式。因5月现金流量项目只涉及B13、B30，因此只输入B3O单元公式。现金流入方向为“借”。

(12)单击工具栏上的“保存”按钮，保存调整后的报表模板。

■生成现金流量表主表数据

（1）先设置关键字

选中A3单元，删除内容“编制单位”；

执行“数据/关键字/设置”命令，打开“设置关键字”对话框。

选中“单位名称”单选按钮，单击“确定”。

选中B3单元，删除内容“ 年 月”；

执行“数据/关键字/设置”命令，打开“设置关键字”对话框。

选中“年”单选按钮，单击“确定”。

同理，执行“数据/关键字/设置”命令，打开“设置关键字”对话框。

选中“月”单选按钮，单击“确定”

执行“数据/关键字/偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。

在需要调整位置的关键字本例“年”后面输入偏移量“-40”。

(2)在数据状态下，执行“数据”|“关键字”|“录入”命令，打开“录入关键字”对话框。

(3)输入关键字：水晶球，年2011，月5，日31。

(4)系统弹出“是否重算第1页?”信息提示对话框。

(5)单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算5月份数据。

(6)执行“文件”|“另存为”命令，输入文件名“现金流量表2011”，单击“另存为”按钮，将生成的报表数据保存。