经理办公室关于规范六种常用公文写作

关于规范六种常用公文写作的通知

处属各单位、机关各科室：

为提高公文处理工作水平，使全处公文处理工作规范化、制度化，依据有关写作要求，结合我处公文制作工作实际，经理办公室对六种常用公文写作基础知识和公文格式进行了整理，现印发给你们，望组织有关人员认真学习。

一、六种常用公文

（一）决定

决定是一种重要的领导性、规定性文件，是党政机关、社会团体对重要事项或重大行政公务做出安排而制定的一种具有权威性和约束力的公文。要求受文的有关单位必须执行，坚决照办。

1．决定的分类。根据内容和发文机关的意图，决定分为两类：即周知性决定和指挥性决定。周知性决定是发文机关就某个问题做出安排，使受文单位知晓即可。因此内容比较单一，文字简短。指挥性决定，具有纲领性、规定性、规范性和指示性。一般内容较多，篇幅较长，带有说理性质，有较强的约束力。

常见的决定有：法规性决定，重大事项决定，处理重大事件决定，表彰英模的决定，机构设置的决定，人事安排的决定，接受辞职的决定。

2．决定的写作:决定的结构分首部和正文两部分。

首部。包括标题和时间。

标题包括发文机关、事由和文种三部分。但有些会议通过的决定，标题中不出现发文机关，而是在标题下方用括号注明某年某月某日某会议通过字样。

正文。

开头部分要简要写出决定的原因、目的、依据。这一部分一般写得较简短。

中间部分是决定的主体部分，主要写决定的内容，落实决定的要求和措施。根据内容的性质、繁简程序不同，决定的写法也不同。

主体部分的写作要求具体明白，层次清楚，便于有关单位执行。

结尾部分，提出希望和号召。但不是每个决定都有这个内容，这要根据需要而定。

有的决定需要附件，应写明附件的名称或依据的法律条文。

(二)通知

通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。

1．通知的种类。一是指示性通知。用于直接发布行规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。二是批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。三是周知性通知。多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。四是会议通知。用于对上级或平级。五是任免通知。上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。

2．通知的写作：通知的结构分标题、正文和落款三部分。

标题。有三种结构方式：由发文机关的名称、事由和文种组成；由事由和文种构成；由文种“通知”作标题。

正文。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。通知正文包括因由和事项两部分。因由部分要求简要写出发文的根据、原因和目的。

落款。写出发文机关名称和年月日。

（三）通报

通报是党政机关、社会团体、企事业单位表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况所使用的一种公文。通报一般是上级向下级发布。

1．通报的作用：互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好自己的工作；学习先进的典型经验，指导和推进工作；吸取他人教训，警惕类似问题发生。

2．通报的分类：根据内容的繁简，通报可分为综合通报和专题通报；按递送层次，可分为直接通报和转发通报；而最常见的是按内容的性质将通报分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。

3．通报的写作：通报的结构分标题、正文、署名和日期三部分。

标题。大致有四种类型：一是由发文机关的名称、事由和文种组成；二是由事由和文种组成；三是由发文机关和文种组成；四是只由文种“通报”作标题。

正文。是通报主体部分。因通报种类不同，写法也就不同。

表彰性通报的写作提示：事情的经过。一要写清时间、地点、人物、事件及其主要经过、情节和结果；二要详略得当，重点突出。点明题旨。也是通报的目的所在，就是对先进事迹进行评议，明确地指示其重要意义。语言要简练，具有画龙点睛的作用。决定。领导机关根据先进事迹做出的表彰的决定，并发出学习号召，它是表彰性通报的核心部分，要求语言简明，特别是最后表示号召或希望的词语，更要着重开掘事迹的典型意义，力求扼要、鲜明。

批评性通报的写作提示：这种通报在机关工作中使用较多，具有法规性质，要求有关单位和个人遵照执行，所以发文机关对所通报的事件、人物作出的决定，提出的要求措施，一定要写得具体、明确。

情况通报的写作提示：情况通报起着沟通情况的作用。掌握全局的领导机关发出的情况通报。目的使下级单位和干部、群众了解全面情况，统一认识步调，推动工作的开展。

署名和日期。在正文末尾右下方签写发文机关名称，如果发文机关已见于标题，此处只写发文的年、月、日。

（四）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问或要求的陈述性公文。

1．报告的应用范围:报告属于上行公文，它的应用范围相当广泛。可以用来向上级机关反映本部门、本单位贯彻各项方针、、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。

2．报告的种类:按报告的性质可分为综合报告和专题报告；按时间可分为定期报告和不定期报告；按内容可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。

3．报告的写作:报告的结构分首部、正文和落款三部分。

首部，包括标题和主送机关。

标题。常见的有两种形式：一种是由事由和文种组成。另一种是由发文机关、事由、文种组成。主送机关，顶格写上受文单位全称。

正文。包括三部分内容：

开头部分要开门见山地简要说明报告的原由、目的、意义，然后用“现将**情况报告如下：”中间部分是报告的核心部分。主要内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。结尾部分，结束语，一般都有程式性用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语，常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”、“请收阅”等。

落款。包括署名和时间两项内容。

如果标题有发文单位，就不再署名，否则就要在右下方署上单位名称或主要负责人姓名，并于其下写明年月日期，然后加盖单位公章或主要负责人章。

（五）请示

请示是请求上级机关指示工作，解释问题或批准某种要求时使用的上行公文。

1．请示的应用范围：

急需办某件事，需上级批准后才可办的，要写请示。工作中发生了比较重大的问题，本机关无权解决，先提出处理意见，请求批示。对上级颁发的法律、法令、方针、、规定和上级指示精神中有不了解、有疑问或不同理解的问题，需要上级机关解释和进一步明确时，要用请示。上级有文件规定不经请示不允许办的事情而本单位又不能不办，此时要写请示。上级虽有统一规定，由于本单位情况特殊难以执行，需要灵活掌握或变通处理，此时需要请示。

2．请示的种类：根据请示的不同内容，大体可分为三种类型。

请求上级领导解决本单位、本部门的某些困难和某个问题的请示。这种请示，一般不涉及本单位本地区的平行机关和下级机关。对上级制定的方针、、法律、条例、规章制度或对上级的某个指示有不同理解，希望上级明确解释。某一部门在实际工作中，遇到一些新情况、新问题，经过认真研究，提出了解决的措施和办法，希望上级审核肯定，并批转有关单位照办。

3．请示的写作：请示的结构分首部、正文和落款三部分。

首部。包括标题和主送机关。标题。请示的标题一般有两种形式：一种是由发文机关、事由、文种构成；另一种是由事由和文种构成。主送机关。请示的主送机关是指负责管理和答复该文件的单位。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。主送机关的名称要顶格写。

正文。包括请示的原由、请示事项和结束语等。请示原由，是正文的重要内容，是上级机关批复的根据。原由讲得客观、具体、明白，道理摆得充分，合理、透彻，上级才好及时决断给予答复。请求事项。这部分内容要写得具体、明确、简要、集中，条项清楚，以便上级有针对性地明确批复。结束语。应另起一段。习惯用语如“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“请批准”等。

落款。一般包括署名和时间两项内容。标题未写明发文机关的，在结束语的右下方署发文机关全称，并加盖公章，并在下行写明年、月、日期；标题中写有发文机关名称的，只需加盖单位公章，不必再写机关名称。

（六）规定

规定是领导机关对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的，要求所属部门和下级机关贯彻执行的法律条文。使用规定这一文种的目的，在于加强对机关部门和下级单位的管理，以便保证工作生产的顺利进行。

规定的写作。规定的类别比较单一，结构一般分首部和正文两部分。

首部。包括标题和时间、依据等项。规定的标题一般有两种构成形式，一种是由发文单位、事由、文种构成，另一种是由事由和文种构成。时间、依据。标题之下用括号注明规定发布和签发的时间和依据。有的规定是随“命令”、“令”等文种同时发布的。

正文。规定的正文部分，有的包括原由、规定事项两项内容；有的则直接写明具体规定事项。表述形式一般采用条款式或章条式。

二、公文格式

（一）公文标题

    一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，红头文件可以省去发文机关。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，用2号宋体字居中书写。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法律、法规名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号，但在标点符号位置要空半格。

（二）公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。公文文字从左至右横写、横排。每页排22行，每行排28个字。正文字体用3号仿宋体。一级标题用黑体或宋体，二级标题用楷体，规章制度“第×条”用3号黑体。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。成文日期，以签发人签发的日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ｏ”。成文时间标识时，右边要空4字，距正文空三行。

（三）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识后标全角冒号，词目用3号宋体字，词目之间空1字，不加标点符号，词目以3－5个为宜。

抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（四）排版规格与装订要求

页面设置：页边距上３.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm；页眉1.5cm，页脚2.8cm。

装订要求：公文用A4纸，左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与页边的距离为10mm～12mm。

（五）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

                             经理办公室

二〇〇六年九月七日