关键词:秘书从业人员;素质;新结构
“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨,但是大多强调“专业技巧,即如何应对某一件具体事件”,而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。
一、社会对秘书从业人员的需求状况分析
根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析,社会对文秘人才的需求大致可分为四类:一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等;二类为事务型秘书,如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等;三类为文字型秘书,如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员;四类为管理型秘书,如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。
依据职责的大小,秘书又可以分为以下三种:一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一,技术含量较低,薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等,多为大专或本科毕业。比如,企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书,处理各种事件的能力要求较高,薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本,懂法律、税务知识,有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如,企事业单位中的高级秘书包括公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等,目前属于人才市场上的稀有资源。
二、秘书从业人员能力素质现状分析
高科技日新月异的发展,新技术的运用不仅改变了人们的工作条件,还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替,通信技术、网络技术,改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质,而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力,具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求,秘书人才逐渐向“复合型”方向发展,其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展,秘书工作被划分到行政管理范畴,主要是帮助行政领导或经理分担日常事务,职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面,已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业,其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求,这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。
当前的主要问题:一是素质单一化,过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期,追求短期的经济效益,以速成班培养速成型秘书,他们用短至一年甚至不到一年的时间,学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧,如何应对领导需求,处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书,这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好,“能说会道”。而随着行业的分化,社会分工的细化,各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此,这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起,需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位,领导说什么就是什么,领导让干什么就干什么,做事盲目服从,缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”,在实际工作中缺乏主动性,缺乏创新意识,秘书“自主”角色意识淡化。
三、秘书从业人员能力素质的新要求
(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点
秘书工作的具体内容也完成了四个转变:由原来简单的办文办事,发展为既办文办事又出谋划策:由原来的收发信息转向综合处理信息:由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理:由被动服务转向主动服务。的转变必然要求秘书思想、打破思维定势,用变化发展的眼光看问题。
哲学一直被看作智慧的象征,而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点,坚持客观性,按客观规律办事,以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实,以客观实际作为出发点,不是把原则作为出发点。同时,在综合处理信息、科学化管理方面,秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新,不能墨守陈规,以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题,及时关注社会动态,了解市场热点和“敏感点”,掌握瞬息万变的信息,更好地为领导服务。作为新世纪的秘书,不能封闭、保守、僵化,做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”,只有思想放开了,才有可能打破僵化。
(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现
秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务,即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见,秘书在日常工作中,不仅应该正确领会领导意图,更应该及时补充领导思想盲区,帮助领导打开思路,激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识,学会思考,打破常规,张扬个性。而回到现实中来,“秘书工作被动论”的论调占据主导地位,不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺,不敢越雷池半步,就是溜须拍马,俯首贴耳。从根本上毫无主见,创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求,要实现自我价值,必须当好领导的助手,就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代,人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣,区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的,科学知识与人文知识具有不同的历史和特征,但两者之间有不可分割的联系,共同构成完整的社会文化。可是长期以来,两者之间存在着互不理解的鸿沟,人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义,不注重人的处境;而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间,他们对待问题的态度明显不同,甚至在情感方面也难以找到共同的基础,这种文化现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育,受其母体中国语言文学的遗传,它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响,只注重人际“技巧”和变通艺术,所学课程,几乎与科学无关。中国人受汉字的影响,在强化具体思维的同时,却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力;普通逻辑学的学习,锻炼丰富了我们的想象空间,使大脑思维得以延伸;数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性,使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重,艺术与逻辑的力量相补充,数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力,而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考,善于发现。展示自我,变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。
(三)意识——秘书的人格的体现
在秘书行业,有不少这样的定位:秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”,是“二把手”,是无名英雄等。而涉及到秘书人格,却有不少人持这样的观点:领导两袖清风,秘书也清正廉洁;领导人犯罪,秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的性。秘书。夹杂在上级与下级中间,对上级来说,是“跑腿的”、“打杂的”;对下级来说,又是领导的“跟班”。其实多年之后,不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么,秘书的人格到底在哪里?
秘书人格的确立,必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等,是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后,又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。
(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现
二十一世纪,是个崭新的世纪,是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用,物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作,如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等,都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现,使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能,将使“文山会海”彻底成为历史,也把秘书从业人员从繁重的材料堆中出来,提高了工作效率,减轻了工作强度。随着电脑的普及,固定的上下班时间将会被打破,秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务,传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“上网”工程的启动,网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱,效率就是生命”逐步向“信息就是金钱,决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响,我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化,我们的传统意识也要随着变化:变封闭为开放;变守旧为创新;变保守为宽容;变被动为主动;变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识,应该做到以下几点:一是公关意识。在现代社会,秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象,不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值,势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石,如何有效地实现与公众的沟通,是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作,还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识,就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识,要有良好的精神风貌和心理承受能力,要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会,面对竞争日益激烈的环境,秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高,作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我,才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济的确立和社会主义法制的日趋完善,社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识,树立较强的法律意识,否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界,许多生产、工作离不开部门、行业的协作,而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说,不依靠集体的力量,个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此,秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率
浅谈办公室秘书的基本素质 |
摘 要:现代秘书岗位是一项综合性工作岗位,对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的办公室秘书,必须具备扎实的文字功底,敏锐的政治头脑,刻苦的学习态度,较强的交际能力,熟练的协调技术,务实的工作作风。 关键词:办公室;秘书;素质。 近些年来,随着形势的发展,秘书工作内容越来越丰富,工作领域越来越宽广,工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进,开拓进取,进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识,倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风,只有这样,秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护,才能不断树立务实、创新、高效的新形象。要做好秘书工作,必须具备以下基本素质。 首先,要有扎实的文字功底。秘书作为领导的助手和参谋,一是记录和抄写;二是文稿起草。记录,有领导的口授记录,有接待来访者的记录,还有会议记录和电话记录等等;抄写,即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作,这是秘书应尽的责任。起草文稿,是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程,常常是由领导和秘书合作进行的。有时,是领导亲自动手,秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时,是领导口授主要内容,秘下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字。这最后一种,领导只是出题目,而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由秘书单独负责。特别需要指出的是,在起草文稿的时候,秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导人去决断,而不是照葫芦画瓢,这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。 其次,要有一个敏锐的政治头脑。一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面,政治性都很强。在很大程度上,代表着一个部门的主张,反映着本部门的形象,连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题,善于从政治上观察、分析和处理问题,在大是大非面前头脑清醒,旗帜鲜明,立场坚定,不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高,预测、把握和解决问题的能力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位,扎实、认真地学习马列主义、思想,特别是理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。 三是辩证的思维头脑。随着改革的深入和社会生活的变化,人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革,办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风,也是职业道德,工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情,都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二,不夸大、不缩小,真实地反映客观事物的本来面目。五是精明的效益头脑。在工作措施上,要以最少的投入争取最好的效果,用最短的时间做更多的事情。在工作运作中,要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上,要多出精品、减少次品。 [论文网 LunWenNet.Com] 第三,要有一套过硬的功夫。一是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感,对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯。二是深入实践的功夫。办公室秘书要深入到征收管理的主战场和基层最前沿,主动、积极地与人交往,与方方面面的同志交朋友,建立工作友情,不放过每一个调查对象、线索、情节,做到“打破沙锅问到底”,“不到黄河不死心”,真正从实践中获取新知,收到实效。三是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的,是学院的窗口和纽带。好的悟性是一个日积月累的过程,可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律;在接受任务时,充分听取要求和主张,尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映,做到准确,有原则性;严谨,有逻辑性;独到,有精辟性。四是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力,是机关干部的基本功。特别是文字水平,是一个工作人员素质的综合反映,是办公室秘书的最基本要求。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结等复杂过程,使文章具有“真、实、准、启”的特点,让大家听后或看后能受到教育和启迪。“说”和“写”同样重要,办公室秘书都要加强锻炼,力求做到精雕细刻、千锤百炼,工作上人人都能“打通关”,个个都是“多面手”。 第四,要有一种务实的工作作风。一是对事业有春天般的热情。既然有幸走上这个岗位,就要义无反顾地投入春天般的热情,爱岗敬业,任劳任怨,执着地追寻它,尽力地干好它。只要每一件工作当成一种事业去追求,就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报,我们的精神境界就会得到升华,人生价值就会得到实现。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人,就会走出世俗,接近崇高。这是秘书的美德。俗话说:“有容乃大,无欲则刚”,我们要容人胜己,不嫉贤妒能,甘为他人做嫁衣、作铺垫,以“甘为人梯”的风格送温暖、献爱心,只有这样,才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作,你工作的环境也才会更加宽松、和谐。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短,是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长,是要保持一种乐观向上的自信心,而不是感到高人一等。知己所短,是要不断反省自我,扬长避短,取长补短。要坚持正确的思想导向,大力提倡埋头苦干,任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑,耐得住寂寞,以苦为荣,以苦为乐,把精力用在想事干事上,要通过默默无闻的工作,实现自身的价值,赢得社会的尊重。 总之,作为一名合格的办公室秘书,除了要具备良好的职业素质外,更要不断提高自己的观察力和实践能力,不断提升自己的综合实力,在工作中与同事建立融洽的协作关系,增强同事对你的信任感和认同感,与大家和谐相处,就一定能成为一名合格的办公室秘书。 |
浅谈修辞在秘书口语表达中的运用 |
[内容提要] 文章从交流语境、交流对象、交流内容三个方面分析了修辞在秘书口语表达中的运用。 [关键词] 修辞;秘书;口语表达。 有人说“能说会道”是秘书的看家本领,这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说,但却经常要说话,汇报情况,提出建议,传达指示,接待来访,协调工作等等,大量使用的是口语表达。因此,口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。 那么,秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果,才能进行成功的交际呢?近年来,有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述,归纳起来,大致有以下几点:意思明白;诚实;语言生动;口齿清楚;条理分明,表达准确;说话得体;正确等等。 在探讨秘书口语表达时,仅仅局限于语音层面和逻辑思维层面是远远不够的,为此,在秘书口语表达中加强对修辞的研究是十分必要的。 中国现代修辞学大师陈望道先生在《修辞学发凡》中指出:“修辞以适应题旨情境为第一要义。”成功的言语交际,往往是在“适应题旨情境”下完成的。冯广艺先生在《汉语修辞论》中指出:“语言运用是一个动态运行的过程,在这一过程中,无论是言语表达者,还是言语接受者,都是在一种相互适应的状态下完成交际的任务的。”同时,在这一过程中,“要求言语表达者调整语言,以适应言语接受者”。 在上述案例中,老板之所以“明显地不高兴”,是因为小玲的回答没有适应老板的要求。如果她能适当地调整一下自己的语言,比如“我去查一下”或“我去问一问”,那么交际的效果可能要好得多。 在秘书的口语表达中,掌握一定的修辞艺术,会有效地提高语言表达能力,从而实现有效的沟通。 一、秘书在进行口语表达时,要注意与其所处的环境相一致。 即“话随境发,要求言语表达者根据语言环境来发话。 这里,语言环境对言语表达者的制约作用是如何构建言语的结构体,只有当言语表达者所讲的话适应语境时,才能发话,不注意这一点,仓促发话,就会影响交际的效果”。例如,在公众场合,当秘书发现上司做出明显的错误决定时,如果秘书立即提出意见,显然会伤害到上司的自尊心,必然会引起言语的接受者——上司的强烈反感,进而影响到交际的效果。如果是在一般非公众场合,例如只有上司和秘书两人在场,这时秘书如果立即提出意见,同时注意自己的措辞,如“这个决定您是否还需要再考虑一下呢?”那么这时上司必然会很乐意接受,理想的交际效果会更容易达到。 二、秘书在进行口语表达时,要根据不同的交流对象来确定合适的表达方式。 在秘书工作中,秘书要经常与众多的不同对象进行交流,如与上司、与客户、与同事等等,如何与不同的交流对象达到理想的交际效果,这就要求秘书在进行口语表达时,要根据交流对象的变换,随时调整自己的语言,既客气礼貌,又恰如其分。如,秘书在接待客户来访时,如果来访者是一般的普通客户,那么秘书可以按照惯例,说:“先生,您预约了吗?麻烦请您登记,这是公司的规定。”如果来访者是一位公司经常联系的重要客户,秘书若以这样的语言来接待对方,对方可能会认为你不欢迎他,从而引起双方交流的冲突。 三、秘书在进行口语表达时,要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式。 秘书的工作涉及方方面面,针对不同的内容,秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。 (一)委婉式。 当交流的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响,此时,采取不直截了当而是用另一种方式含蓄地将自己所要表达的内容说出来,以使言语接受者更易于接受。 销售部送来的本季度销售报告中只罗列了销售数据,没有分析销售额大幅度下降的原因,上司对此不满意,让秘书于雪把报告退回销售部重写。于雪把报告交给销售部经理时,向销售部经理一个劲说总经理如何如何不满意。开始销售部经理还微笑着倾听,但听着听着,销售部经理心里开始后不舒服了,进而产生抵触情绪,不再听于雪说什么,反而开始计较于雪的措词。尽管他知道自己的报告没写好,但他给自己找了各种借口,于雪说一句他顶一句,最后两人不欢而散。 在上述案例中,如果于雪说话委婉一些,比如先表达对对方的体谅,说一些市场竞争太激烈、整个行业的大环境都不太好之类的话,之后再委婉地说明“总经理不满意,要求增加内容、找出原因”的意思。销售部经理可能会是另外一种态度,沟通的目的自然就达到了。 (二)直截了当式。 当交流的内容比较紧急、重大,要求对方必须立即予以接受时,秘书在表达时就不要拐弯抹角,而应直奔主题。如总经理让秘书通知各部门经理下午两点召开紧急会议,秘书在表达时可以这样说;“×经理,今天下午两点在××会议室召开会议,主题是××××,希望您准时参加,不能缺席。” (三)赞誉式。 当秘书对交流的内容是否让听话人乐意接受没有把握时,适当地对听话人的服饰、物品、兴趣等表示赞赏,使他在心理上感到一种满足感,从而更乐于接受秘书所要交流的内容。当然,这种方式在运用时要注意适度。 如秘书要同事帮他准备会议室,他可以这样说;“哟,做了新发型了啦!这个发型使你看上去很精神……,能否将××会议室准备一下,下午总经理开会要用。” (四)迂回式。 当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式,如交流的内容涉及到公司的机密等,秘书采取此方式既不失礼节,又能保护公司的机密。 如公司的一位员工问秘书:“听说公司下周要进行人事调整,谁有可能担任销售部经理?”“有能力的人。”秘书回答道。 古人云:“辞不可不修,说不可不善”。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的,这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养,掌握一定的修辞方法,以提高驾驭语言 的 能 力 。 [参考文献] [1] 陈望道。 修辞学发凡[M]. 上海:上海人民出版社,1976. [2] 冯广艺。 汉语修辞论[M]. 武汉:华中师范大学出版社,2006. |