员工信用档案收录管理规定

加强员工信用档案系统的录入管理， 明确各部门录入内容和录入人员的职责与权限，确保信用档案数据录入准确、及时和安全。

二、适用范围

适用于公司使用人力资源管理系统信用档案模块进行信用档案录入的部门。

三、职责

3.1 ISO办、行政办、人力资源部各自负责本部门所需录入的信用档案内容的收集和录入工作；

3.2 人力资源部使用信用档案对员工的评价、考核、调职、调薪等提供决策支持；

3.3 信息中心负责人力资源管理系统的日常维护工作。

四、员工信用档案录入内容

4.1录入内容类别

a、奖励项目：技术创新、小改小革、评先选优、好人好事、企业文化活动、绩效加分；

b、惩罚项目：安全、质量、设备、纪律、6S及其他违规、绩效扣分。

4.2 ISO办及标准化室录入内容

a、质量违规：涉及在各类质量常规检查、巡查及审核中对发现的违规行为的处罚记录；

b、安全违规：涉及在水电气设施、消防安全、设备设施、劳保防护等各类安全常规检查、专项检查中对发现的违规行为的处罚记录；

c、纪律违规：在各类常规检查、专项检查中对发现的涉及纪律违规行为的处罚记录；

e、安全事故：涉及在交通事故、工伤、火灾、盗窃等各类安全事故调查中对发现的违规行为的处罚记录。

4.3 人力资源部录入内容

a、小改小革：根据小改小革和合理化建议评审结果，对获奖人员进行统计记录。

b、评先选优：根据公司《评先选优实施办法》，经过各事业部、各部室推荐（申报）对获得优秀员工、优秀作业组长进行记录。

c、绩效加分和扣分：根据各部门的绩效考核资料统计的所有绩效加分和扣分记录。

d、质量违规：根据品保部门每月提供的质量事故扣罚表进行记录。

4.4 行政办公室录入内容

a、技术创新：根据获得省、市科技进步奖和公司科技进步奖的人员名单，以及获得专利、技术鉴定证书及其他部门或行业组织奖励的人员名单，对获奖人员进行统计记录。

b、好人好事：例如抗洪抢险表现优异、拾金不昧、及时排除安全隐患等。

c、企业文化活动：各项文体活动，如：节假日庆祝活动、组织员工旅行、各类比赛等。

d、安全违规：涉及在食堂、办公楼、停车场、绿化带及其他公共区域等场所的各类安全常规检查、专项检查中，发现的违规行为的处罚记录。

e、纪律违规：在食堂、停车场、绿化带及其他公共区域等场所的各类常规检查、日常巡查中，发现的涉及纪律违规行为的处罚记录。

f、其他违规：例如员工个人信用违约等。

五、员工信用档案系统账号及信息录入审核管理

5.1账号开通

a、员工信用档案录入的各部门需向管线高管汇报信用档案账号开通需求，并提交书面申请，由管线高管批准后将申请资料提交信息中心备案。

请，由管线高管批准后将申请资料提交信息中心备案。

b、由部门主管指定本部门负责录入信用档案的系统操作人员，通过OA系统申请开通信用档案系统账号，除有其他特殊要求且由管线高管同意外，信息中心只为新账号开通“4.1.3信用档案维护”模块；

c、部门系统操作人员发生变更时，需由部门主管重新指定并汇报管线高管，提交书面申请，由管线高管批准后提交信息中心备案，并重新发起OA申请开通新账号。

5.2账号管理

a、按照人力资源管理系统以员工编号开通账号的设定，部门系统操作人员全权负责本部门信用档案录入的工作事项，并需遵守公司信息安全保密制度，一旦发现违反公司信息安全保密制度的行为，将根据公司相关制度予以严惩；

b、开通员工信用档案系统账号的部门主管负有本部门账号的监督管理责任，应严格管理部门系统操作人员，确保公司信息安全；

c、信息中心负责提供员工信用档案系统账户安全的技术支持，确保公司信息安全。

5.3信息录入审核

a、各部门的系统操作人员应在部门规定的时间内，将本部门所需录入的信用档案内容汇总形成电子版报表，提交部门主管审核，经批准后方可录入系统；

b、各部门信用档案的电子版报表统计频率为每月一次，且须形成电子档案备存。