工程管理—分包合同管理实施细则

分包合同管理实施细则

1. 目的和范围    

1.1.为加强和规范卓越郑州市中原新区柳沟片区便民服务中心建设项目分包合同的管理，加强内部核算，降低成本，特制定本实施细则。

1.2.本细则适用项目部在授权范围内与公司之外的法人单位、其他经济组织之间签订的分包合同的管理。

2. 相关定义

2.1.专业分包

是指施工总承包企业将其承包工程中的专业工程发包给具有相应专业分包资质的其他企业的行为。建设工程主体结构部分严禁专业分包。

2.2.劳务分包

是指施工总承包企业或者专业承包企业将其承包工程中的劳务作业发包给具有相应资质的劳务承包企业完成的活动。建设工程主体结构部分适宜劳务分包。

2.3.其他分包

是指机械租赁、勘察设计及综合代理服务等支出类分包。

2.4.一级评审

是指按照分包合同分级评审要求，由项目部组织、分公司管理部门和领导评审。

2.5.两级评审

2.5.1.国内工程两级评审

是指按照分包合同分级评审要求，由分公司一级评审通过后上报集团公司合同预算部，由集团合同预算部按分级管理权限进行识别后再由相关职能部门以及需要集团公司领导参与的二级联合评审。

3. 本细则主要应对的风险控制点

3.1.规避因分包合同评审不规范带来的合同缺陷，导致公司合法权益受到侵害，效益流失。

3.2.指导分包单位规范履约，解决分包单位不完整履约所带来的合同纠纷，规避因此而带来的法律风险和经济损失。

4. 职责

4.1.项目部

4.1.1.负责项目部内部分包合同评审流程及分包合同管理实施细则的制订。

4.1.2.负责分包合同的编拟（依据分公司分包合同示范文本）、内部的审核、签约评审的发起等工作。

4.1.3.负责工程分包合同的全部履约工作，分公司职能部门实施合同履约的监管工作：

a）对分包合同内容，进行各项交底。

b）分包合同履行过程中发生施工范围、内容变更时，应及时签订变更合同。

c）严格按照现场签证管理原则办理现场签证。

d）负责分包合同工作量的确认、工程款的支付、履约纠纷的处理、结算的办理。

e）负责规划分包大临设施以及大临设施的实施。

4.1.4.负责建立分包合同管理台帐，做好合同管理资料归档工作，按分公司业务归口部门要求进行相关资料的归档备案工作。

5. 分包合同管理内容

5.1.分包合同的评审

5.1.1.评审基本原则

根据分包合同分级标准采取分级评审制度，按分级管理权限组织相关部门集中进行合同评审工作。分级标准根据分包合同类型（专业分包、劳务分包、其他分包）和合同额分别划分为四个分级标准：一般情形、特别情形、重要情形和重大情形；根据不同的分级标准设置不同的分级评审权限。详见附件1、附件2。

5.1.2.项目部分包合同评审

项目经理组织项目部合同预算、工程管理、质量技术、物资管理等部门自行开展分包合同的内部评审，然后再按照以下原则进行评审工作：一般情形由项目部上报流程到分公司相关职能部门进行评审；其他情形须上报集团公司合同预算部，由其进行识别后再由相关职能部门以及需要集团公司领导参与的分级联合评审（两级评审）。相关资料报集团公司合同预算部备案。

5.1.3.评审内容

包括技术评审、商务评审和法律评审。合同技术评审是对合同技术、质量、检验、工艺、安全、环保、包装、验收、使用、维护等内容进行审核；合同商务评审是对合同交易结构、合同当事人资信，以及合同标的数量、质量、价款、期限、交付、付款（或结算）、运输、保险、税务、汇率等商务内容进行审核；合同法律评审是对合同文本格式、主体、内容、形式和程序等方面的合法合规性、违约责任和法律风险进行识别和评估。包括：

a)合同主体审核内容为：相对方是否具有主体资格和履约能力；我方是否具有主体资格。

b)合同内容审核包括：合同内容是否违反法律法规规章和；合同意思表示是否真实，是否存在欺诈或重大误解；合同条款，特别是必要条款是否完备；双方权利义务是否对等、是否显失公平；准据法的选择是否合理；纠纷管辖约定是否合法、是否公平；合同文字是否规范。

c)合同形式审核包括：是否为书面合同；是否采用分公司示范文本等。除即时结清外，合同均应采用书面形式，双方在谈判、协商过程中达成一致意见并确认有效的文书、图表、传真等均为合同的组成部分。

d）合同程序审核包括：是否履行法定的签字审批程序；是否履行合同管理程序；合同签署人是否为法定代表人或其合法授权人。

5.1.4.评审要求

应在集团公司内部的“NC”系统平台上进行，分公司实施细则中确定的合同评审部门（单位）必须按要求参与合同评审工作。主要内容包括：

a)合同评审部门（单位）根据合同条款及条件，结合本部门岗位业务要求及工作职责，明确合同履行的合规性、存在风险以及修改意见的评审结果并对评审质量承担责任，无完整评审流程的合同不得加盖合同专用章。

b)参与合同评审的部门（单位）应由其部门负责人（或授权人）在合同评审会签要求上签署意见，参与合同评审的部门应在2个工作日内完成评审。

5.1.5.评审意见的完善

合同签约发起单位负责组织分包合同评审意见的协商洽谈，对于部门评审所提意见需修改分包合同的，项目部应在2个工作日内与分包单位协商完成合同相应条款的修改工作并上传公司NC系统进行合同修改后的再次评审；若不同意按评审意见修改相应条款的，应书面报告客观、真实理由，报相关部门或相关主管领导审批后方可签订。与对方单位就评审意见进行合同谈判及修订，应保证合同条款的合理性，维护公司的合法权益；并在双方协商一致的基础上起草合同文本。

5.2.分包合同的签订

5.2.1.签订的原则包括：

a）遵循最大限度维护公司的合法权益和经济利益，谨慎审签合同的原则。

b）评审合格后方可与分包单位签订合同。

c）严禁将工程分包给超资质、无资质的单位施工，禁止分包单位将其承包的工程再分包，禁止将其承包的全部建筑工程肢解以后以分包的名义分别转包给他人，禁止将建设工程主体结构的施工分包给其他单位。

d）合同签订前，分包单位不得先行进场施工。如确因业主、工期紧迫等原因，需分包单位先行开工的，项目部应在分包单位进场前向分包单位发招标文件，并要求分包单位就施工范围、合同价格、工期及质量要求等主要条款做出书面承诺，并在10个工作日完成分包合同签订。

e）严禁各单位及其下属机构和个人在履行合同过程中为分包单位单位提供任何形式的担保或见证。

f）严禁以任何形式订立或变相订立出卖宝冶资质的经营类承揽合同。

g）对依法设立担保或存在资金风险的分包合同，应要求对方单位依法提供担保（可采用抵押、保证、质押、定金、留置等方式），以最大程度维护公司的合法权益。

h）分包合同协议管辖应首选集团公司本部所在地的人民管辖或上海仲裁委员会仲裁。若管辖异议与对方达不成一致意见的，可不约定管辖。

5.2.2.签订的主体要求：

a）严禁以卓越(或分公司)职能部门、项目部、分公司的名义对外签订合同。

b）必须选择符合分包工程相应资质的单位签订合同，专业分包单位必须具备相应的专业资质，劳务分包单位必须具备相应的劳务资质。

c）各单位以集团公司的名义统一对外签订分包合同，除集团公司的法定代表人外，其他任何人必须取得公司法定代表人的书面授权或符合公司《法定代表人授权实施细则》，且只能在授权范围内对外订立合同。

d）分包合同对方签约主体，除对方单位的法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权，且只能在授权范围内同我方订立合同。

5.2.3.合同的形式：

a）合同必须采用书面形式，严禁采用口头形式。

b）合同文本应当采用分公司制定的相应分包合同示范文本，针对工程具体施工内容，允许部分修改，但基本格式和内容必须依照分包合同示范文本制定；若没有集团公司或分公司内部发布的示范文本（如机械租赁、勘察设计、综合代理服务、工程测量、钢结构制作等合同），应参照类似的有关部门制定的合同示范文本制定合同格式与条款，但不得使用不利于公司利益的合同文本。

5.2.4.订立的程序：

a）选择分包方式：根据分公司相关细则，工程总承包工程、业主指定或公司受资质的特殊专业工程，需采用专业分包，使用《建筑安装工程施工专业分包合同》示范文本（见附件4）；分公司全面推行工序劳务分包，除必须专业分包外的建筑工程宜采用劳务分包，使用《建设工程施工劳务分包合同》示范文本（见附件5）。工程必须以示范文本为主。

b）编拟合同文本：项目部以分公司分包合同示范文本为格式与分包单位进行分包招标、合同谈判后，拟订分包合同及附件（补充、变更协议），并进入评审流程。

c）评审分包合同：一级评审分包合同由分公司自行完成评审工作，并上报集团公司业务主管部门备案；需二级评审的分包合同由集团公司合同预算部门组织相关职能部门按要求开展评审工作。

d）合同签约盖章：评审通过的分包合同进入签订、盖章程序，先由分包单位法定代表人或法定委托人签字并盖章，再由经集团公司授权的代理人签字，最后由合同章管理部门加盖集团公司授权分公司的合同专用章。集团公司授权的委托代理人应亲自在合同文本上签名或盖章（不得以打字代替签字）。签订合同必须加盖公司统一编号、备案的合同专用章，并以适当方式加盖骑缝章，合同专用章的使用和管理执行分公司相应实施细则。

5.3.分包合同的履行

5.3.1.合同的交底

分包合同签订后一周内，由项目部合同预算负责人组织项目部施工技术、质监、材料、预算、财务等相关人员对合同内容进行全面交底，交底的内容包括：施工范围与内容、质量标准与管理、承包方式、工期要求、签证管理、材料管理、资金支付、交工验收、预结算管理、施工权利与义务以及合同潜在风险、履约中应关注的重点问题、其他事项等。分包合同交底应形成交底文件资料，交底人和被交底人签字确认。合同交底符合《工程预结算规范管理实施手册》要求。

5.3.2.建造成本的编报

项目部依据签订的分包合同每月准确、按时编报与之对应的分包合同建造成本报表（不得编报一份分包合同对应两项或两项以上的工程项目建造成本）。分公司合同预算部负责项目部分包建造成本的审核与监管。合同预算部门不审核项目部无分包合同的建造成本报表，财务室不支付无分包合同的工程款。

5.3.3.履约的过程管理

分包合同履行单位按照合同内容和分公司要求实施合同的所有权利、责任和义务，确保合同准确、完整、及时、有效的完成；按要求办理地方建设工程合同备案管理工作；及时收集办理违约、索赔事件书面记录及资料，并将相关信息反馈给分公司相关职能部门；分公司职能部门在本部门业务范围内开展合同履约过程中的业务检查、指导与督促等工作。

5.3.4.安全生产费的管理

分包合同安全生产费用的提取和使用，按照公司《安全生产费使用管理规定》执行，并在合同专用条款中予以明确。

5.3.5.现场签证的管理：

a）工程项目现场签证工作必须从严控制，做到“事先审批，事后确认”的工作流程，并严格执行“谁签字，谁负责”的工作原则。与工程实体相关的联系单、技术核定单必须办理有效设计变更通知单，不得以现场签证单形式代替；与工程实体无关，但施工过程必须发生的事项，项目部对分包单位可办理现场签证。

b）工程项目现场签证单必须由项目部施工员、项目部工程管理、项目部合同预算、项目部项目经理共同签字方可生效。

c）办理有效签证的时间按照“当月发生当月签证当月核算”的原则执行，项目部预算人员在收到有效的现场签证7天内完成签证费用的核算确认工作，事后补办的现场签证均视为无效签证，不得作为结算依据。

5.3.6.分包合同的变更：

a）分包合同签订后，不得随意变更合同中约定的计价条款。如确需变更，应由项目部办理合同补充协议。

b）合同履行过程中发生施工范围、内容增减时，项目部应在发生变更之日起7个工作日内办理合同变更协议。

c）分包合同工程款不得超付，若进度结算值超过合同总价15%，项目部必须在一个月内办理合同变更协议，否则停止支付工程款。

d）分包合同的变更采用书面形式，变更程序同分包合同订立程序。

5.3.7.分包合同的中止/解除因业主原因中止/解除合同，从业主中止/解除合同之日起3日内办理分包合同解除协议；因分包严重违约或甲方原因中止/解除合同，按分包合同约定办理分包合同中止/解除协议，同时保留追究分包单位违约责任的权利。分包合同的中止/解除采用书面形式。

5.3.8.分包合同履行单位负责办理合同竣工、验收、交付以及竣工结算等工作。

5.4.分包合同的归档

5.4.1.分包合同档案的归档范围包括：

a）合同文本（包括补充协议、变动协议等）及附件。

b）分包招投标信息记录（含招标文件和资格预审文件、招标控制价、开标、评标定标、中标）及评审记录、各投标单位的投标文件原件、合同评审记录、分包合同交底记录等。

c）分包合同预结算资料。

d）分包单位营业执照、资质、经营许可证、信用等级证明等资信资料。

e）法定代表人、签约人的身份证明和授权委托书。

f）意向书、备忘录、会谈记录、通知书、往来文件、信函、传真、电子邮件（包括验收确认书、质量异议书等）、送达回执或确认书。

g）其它有关文件、资料。

5.4.2.分包合同签订后，由合同预算部进行归档，并向集团公司归口管理部门进行报备；未经归档报备的分包合同不发生效力。

5.4.3.分包合同签约发起单位在合同评审通过后一个月内将盖章完成的有效的合同文本原件及相关信息资料（含招标文件文本、招标文件及招标控制价评审记录、开标及评标记录、中标通知书、中标工程量清单、投标价格书面确认函以及各投标单位的投标文件原件）及时、完整报送归档单位存档（含因故作废的合同）。生效的合同文件返回后，合同管理部门应将所对应的合同评审等相关记录与合同原件一同保存（含电子文档）。

5.4.4.合同履行完毕后，项目部按分公司档案实施细则和要求整理分包合同、分包结算书及结算单（含签证、计算底稿等附件资料）、分包招标信息记录及其他相关资料，将完整的分包合同资料归类建档；项目部应对归档合同资料的真实性、完整性负责。项目部在项目工程竣工、合同结算完毕后一个月内将完整的资料移交分公司合同预算部统一集中归档管理，由合同预算部门负责归档管理并将分公司合同归档信息随每月合同管理报表一并报备集团公司合同预算部。

5.5.其它相关要求

5.5.1.分包合同招标、签订、履行、结算过程中,相关人员应秉公办事，坚持原则，尽职尽责，廉洁自律；若出现违规行为，按集团公司《问责制管理规定》执行；对于违法并构成犯罪的，依法报请司法机关追究责任人的刑事责任。

5.5.2.分包合同管理相关涉事人员有义务按照分公司实施细则做好合同相关保密工作，对工作不当所造成的泄密事宜承担相应责任。

5.5.3.本细则是分公司的内部规章，仅适用于分公司内部的分包合同管理；任何单位和个人未经分公司的书面同意而援引本细则作为诉讼或仲裁证据的行为无效，分公司不予认可。

附件1 分包合同评审分级管理权限

附件2 分包合同评审分级标准

附件3 分包合同管理流程

附加说明：

本细则由项目部起草并负责解释。

附件1

分包合同分级管理权限

分包合同评审分级标准

2、一般情形条件须同时满足，其余情形只需满足其中任一条。

附件3