建设单位工程档案管理办法最新整理版

第一章 组织管理

第一条 为加强工程档案工作的领导，中交生态档案室是工程档案资料的归口收集、存放、管理单位。公司常务副总经理（主管工程）是工程档案工作负责人，在建设管理部设档案管理岗位，负责工程档案的收集、整理和移交工作。负责指导、检查、监督勘测、设计、监理、施工总承包单位工程技术文件资料的归档工作。

第二条 勘测单位、设计单位、监理单位、施工总承包单位应指定专职档案管理员，负责档案的收集、整理，并向项目公司相关部门移交档案。

第三条 公司各部门设兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和保管工作。

第四条 档案人员调动时，要严格履行交接手续。

第二章 设施设备

第五条 公司设立档案保管室，室内采取相应的防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠、防盗的措施，并对保管的档案定期进行检查。

第六条 为适应现代化档案管理的需要，公司要添置必要的设备，如计算机、扫描仪、彩色打印机等。

第七条 档案管理员应建立信息资料数据库，采用计算机管理，保证满足档案信息快速查找需要。

第三章 档案的收集、整理与保管

第 工程档案的归档范围工程档案工作与项目建设的过程同步进行。从酝酿、决策、立项到竣工投产（使用）全过程中形成的，具有归档保存价值的工程技术文件，包括文字、图纸、图表、光盘、声像、实物等载体形式的历史记录。

第九条 公司项目文件管理流程

1、归档内容为整个工程项目审批、设计、施工等文件的，按不同类型分类存放，适用整个项目。

2、归档内容为各子项目的，单独建册存放，仅适用所对应单位工程。

3、此表格所列为主要形成文件及来源，各部门在实际工作中还应注意收集，其他对日后工程投产运营具有查考利用价值的相关文件。

第十条 勘察、设计单位职责

1、按合同约定，勘察设计单位收集项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件，向项目公司移交。

2、按合同约定勘察设计单位将设计活动中形成的文件，经收集、整理后向项目公司移交：

（1）项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件。

（2）设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件。

（3）施工图。

（4）现场服务形成的设计更改文件、竣工图。

3、对汇总的工程各类变更文件进行最终审核，保证其完整、准确。

第十一条 监理单位职责

1、监理单位将设计、施工、设备单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工档案质量情况进行审核，并签署审查意见。

2、对项目监理活动中形成的文件进行收集、整理后，向项目公司移交。

3、设备监造单位按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，向公司移交。

第十二条 总承包单位职责

1、按合同约定的总包范围，依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理并对档案质量负责，经监理审核后向项目公司移交。

2、总承包单位设立项目档案管理机构和建立档案管理网络；负责制定管理制度，对各分承包单位的档案管理实行监管、检查与指导，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交归档的项目文件质量负责。 3、总承包单位对各分承包单位移交的竣工档案进行审核、验收，对项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责，施工文件应以单位工程为单元，对过程形成的项目文件实施质量管理。

4、按照合同约定的总包范围，收集、整理本单位在工程建设活动中形成的档案，并将各承包单位形成的档案汇总、整理、编目，经监理单位审核后向项目公司档案部门移交。

5、配合公司完成项目档案专项验收工作。

第十三条 设备代保管单位职责

1、在设备到货验收时，必须同时验收随箱的装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、图纸、商检记录、特殊产品准销证等文件材料。

2、按照档案归档要求整理开箱文件资料，编制移交清册后移交公司档案部门。

第十四条 立卷要求

（一）工程项目文件材料的立卷

1、由档案员将需归档的文件材料收集齐全、核对准确，按其自然形成规律，保持文件材料间的有机联系。根据文件材料数量，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒、件），以备按时归档。

2、地质、水文、坐标控制等分别组卷，设计、监理、施工、安装项目按类别、阶段组卷，仪器设备按结构、部件组卷，图纸按规定折叠，管理性文件一并归档。

3、卷内备考表要标明文件材料的件数、页数及需要说明的问题。

（二）文书文件材料的立卷

1、按照文件材料的形成规定，保持其历史联系的原则，按文件保存价值分类立卷。

2、卷内文件的排列顺序是正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；上级文件在前，下级文件在后；案件结论、决定在前，过程在后；转发件在前，被转发件在后；打印件在前，定稿在后。

3、卷内文件因特殊原因不齐全时，必须在备考表中予以说明。

（三）平时立卷

重视平时立卷，即根据项目的实施情况随时立卷，不要等项目结束再立卷，以免因时间仓促漏归档案。

第十五条 各单位有关人员在收集、整理档案资料时，应按《建设工程文件档案整理规范》、《天津市水利工程建设项目档案管理规定》严格把好质量关。

第四章 借阅与保密

第十六条 工程档案管理员要积极开发档案信息资源，做好档案的利用服务工作，根据工作需要编制文件汇编、专题、卡片和检索等查找利用工具。

第十七条 本公司人员，因工作需要查、调档案时，必须办理借阅登记手续。

第十 借阅人员对所借调档案负有安全保密、妥善保管之责。不得在档案上涂改，不得随意抽取，不得自行转借。

第十九条 外单位人员借用本公司档案时，必须持有单位介绍信，经分管领导同意后，可在档案室管理部门查阅，一般不准借出。

第二十条 借阅档案后，应尽快归还，无特殊情况，最长不得超过15天。

第二十一条 借阅档案者，因出差、请假时，应及时归还。长期出差、调动工作时应先办理档案归还手续后，方可办理调动手续。

第二十二条 出借档案时，必须严格履行登记手续，归还时注意检查并注销。

第二十三条 认真执行保密规定，做好保密工作。

第五章  接收与保管

第二十四条 档案员在接收档案时交接双方应认真履 行交接手续，档案员应检查文件是否齐全完整，符合要求，并进行必要的加工整理、系统排列和分类编号。

第二十五条 档案员对保存的档案进行定期检查，发现破损或褪色变质档案应及时采取措施修复或复制。

第二十六条 档案员应按要求编制统计报表。

第六章  档案验收

第二十七条 工程档案验收是工程项目竣工验收的重要组成部分。未经工程档案验收或工程档案验收不合格的项目，不得进行工程项目的竣工验收。

第二十 工程项目有关档案专项验收由公司建设管理部负责组织和主持。

第二十九条 工程项目完工后，由建设单位、监理单位、施工单位签署《工程项目文件移交内容确认表》， 如遇移 交的文件在表中查找不到的， 根据工程实际在备注中增加。

第三十条 工程档案正式验收前，总承包单位应先组织工程参建单位和有关人员，根据档案实施管理办法和档案工作的相关要求，对工程档案收集、整理、归档情况进行自验。在确认工程档案的内容与质量达到要求后，应向监理单位报送工程档案自验报告，提出工程档案验收申请。

第三十一条 申请工程档案验收应具备下列条件：

（一）工程项目已按照合同要求完成建设，能满足设计和生产运行要求。

（二）工程项目试运行考核合格。

（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。

（四）基本完成了工程档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第三十二条 工程档案验收结果分为合格和不合格。工程档案验收合格的项目，按程序进行竣工验收。工程档案验收不合格的项目，要求相关责任单位对存在的问题进行限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，直至验收合格后，才能按程序进行竣工验收。

第七章 档案的移交

第三十三条 设计单位档案的移交

设计单位应按设计合同规定时间，向公司规划设计部完整移交本办法第十条规定的所有整理的档案。

第三十四条 施工总承包单位档案的移交

施工总承包单位应按施工合同规定时间，向公司建设管理部完整移交本办法第十一条规定的所有整理好的档案。

第三十五条 监理单位档案的移交

监理单位应按监理合同规定时间，向项目公司建设管理部完整移交本办法第十二条规定的所有整理好的档案。

第三十六条 施工单位按照《重大建设项目档案验收办法》进行分类、整理、组卷后提交自查合格的施工、竣工文件报监理单位审查，监理单位对文件（含电子文件）的真实性、完整性、准确性、案卷质量进行全面审核。文件经审查合格后各方责任人在《工程项目档案移交审查意见表》签署意见，加盖单位公章后报竣工文件原件 5 套及移交审查意见表 1 份于公司建设管理部存档。

第三十七条 监理单位将监理文件收集齐全，按《重大建设项目档案验收办法》进行分类、整理、组卷后提交公司建设管理部审核，审查合格后在《工程项目档案移交审查意见表签署意见，加盖单位公章后报监理文件原件5套及移交审查意见表 1 份于公司建设管理部存档。

第三十 公司建设管理部负责对各项目参建单位竣工资料是否反应施工过程各阶段实际情况进行审查， 对其真实性、完整性负责，并按照三方确认的移交内容清单进行审核。

第三十九条 工程档案移交应在工程验收之后的15日

内提出书面申请，并在申请确认后的1个月内办理完成移交手续。

第四十条 档案归档时必须履行交接手续， 交接时填写《工程项目档案移交审查意见表》、《工程项目档案移交书》、《工程项目档案移交清单》。各方签字盖章后，各自保存 1 份。

第四十一条 公司规划设计部负责设计单位、勘测单位、移交档案的整合；建设管理部负责施工总承包单位、监理单位移交档案的整合。

第四十二条 公司档案移交

向指定机构移交工程档案。工程所形成的档案按照年度或工程自然形成的阶段进行归档保存，待工程竣工验收，整合勘测单位、设计单位、施工总承包单位、监理单位的档案后，按照档案馆的要求移交档案馆。

第八章  附则

第四十三条 本办法由公司建设管理部负责解释。

第四十四条 本办法自印发之日起执行。