设计文件归档制度

1 目的

为规范设计文件归档管理，便于借阅、查询，对设计文件电子档案安全负责，特制定本规定。

2 范围

本规定适用于项目文件档案，包括媒介为两种：纸质文件和电子文件。纸质文件分为：底图、蓝(白）图及文字材料；电子文件分为：光盘、磁盘及其它拷贝的电子文件。

3 职责

    设计人员负责按规定要求对项目文件进行整理，交由档案资料管理人员归档，按规定要求进行借阅和归还，并对其借阅的项目文件档案安全负责。

4 程序

在项目执行过程中形成的应归档保存的图纸、文表、声像等各种载体的文件资料。

4.1纸质的设计文件归档管理

    4.1.1工程设计项目的归档内容（不限于）

（1）设计交付成果文件包括前期文件（含项目计划书、方案设计、设计委托书等）、设计文件（含初步设计、施工图设计、竣工图等）；

（2）设计文件记录包括设计依据、会议纪要、调研报告（含选址、选线报告等）、项目设计任务及人员组成、勘察设计校审卡、变更单、评审表（评审会议记录）、确认记录（或经批准的确认文件）、与相关方往来文件（信函、进度报告等）、计算书、项目总结等。

（3）电子文件指以电子媒介形式存贮的成果文件。

（4）图像、声像文件，项目执行过程中项目组人员工作照片及摄像资料等。

4.1.2项目文件档案按项目进行归档，纸质的项目文件档案，需存1套最终版本的成果文件，由主要设计人收集、整理，填写《设计资料存档登记表》，交设计所兼职资料管理员归档。

    4.1.3项目文件档案必须在其完成后三个月内归档。

    4.1.4资料管理员归档接收项目设计文件档案时，必须认真检查，案卷文件、材料符合要求方能办理归档移交手续。

    4.1.5项目文件档案的借阅

借阅者必须遵守借阅制度，履行借阅手续，填写借阅登记簿，交相关管理人员查收。档案资料借阅期限不得超过3个月，如需继续使用，可办理续借手续。

    4.1.6项目文件档案的销毁

由设计所制定出销毁的初步范围，经主管领导批准后由档案室进行销毁工作。

4.2电子文件归档管理   

    4.2.1设计人员在底图归档同时，将与归档底图完全一致的电子文件通过局域网或直接送至档案管理人员，所有版次的成果文件的电子文件都必须存档。

    4.2.2档案管理人员对已接收的电子文件要按照目录对其项目名称、项目号、文件号、版次、文件数量等进行核对，核对无误后进行签收登记。

    4.2.3档案管理人员将电子文件在硬盘上做阶段性的备份，档案管理人员对接收的电子文件应编制电子文件归档目录，要做好登记，并妥善保管。

    4.2.4电子文件的物理载体应进行有效地检测与维护，保存电子文件相关的支持软件，保证电子文件的原始性，以便恢复时可按其本来面目显示。

4.2.5档案室负责向设计人员提供电子文件目录供浏览和查询，调用者应先经主管领导批准后方可在档案室调用，调用者应及时复制出所需的电子文件，使用完毕自行删除。不得转借他人。

4.2.6电子文件的销毁，应由主管领导审批后，方可实施。

附件： 设计资料存档登记表。

设计资料存档登记表

HBGH/C007-2012-01

项目名称：                                                                  项目号：