员工出差费用报销管理制度

（ISO9001-2015）

1.0目的

为规范公司人事考勤管理，明确上班请假外出、因公出差或因公交际应酬审批流程和制度，特拟定本规定。

2.0适用范围

适用于公司上班时间请假外出和因公出差人员及因公交际应酬人员。

3.0职责

3.1各部门负责外出人员请假单、外出单、报销单的审批。

3.2保安员负责外出人员手续的核实、放行。

3.3管理部负责请假单、外出单的批准与考勤的记录。

3.4财务部负责报销费用的审核、报销。

4.0规定

4.1上班请假外出

4.1.1所有人员上班时间因事请假外出，须填写《请假卡》，按请假流程经部门、管理部、总经理逐级审批后方可下班。

4.1.2 员工下班，到保安室《上班请假外出人员登记表》中登记。

4.1.3保安对外出人员所填写内容核实确认后予以放行。

4.2出差

4.2.1因工作需要公司安排出差或个人申请出差,由出差人员填写《外出单》报部门经理审批，经批准后再逐级递交管理部、总经办、总经理审批，经核准后方可外出。

4.2.2出差人员需要申请用车时，须填写《派车单》并按用车申请流程办理。

4.2.3出差人员需要清楚填写《外出单》,如实注明“外出时间”和“预定返回时间”,并严格按照预定时间返回公司。

4.2.4出差人员将《外出单》、《派车单》交门卫室保安，值班保安核实《外出单》内容，确认无误后予以放行（若外出人员随身携带贵重物品的按“物品放行规定”执行）。

4.2.5出差人员返回公司须到门卫室进行登记确认，值班保安根据出差人员实际返回时间,在《外出单》“实际返回时间”栏中予以记录,并签名确认。

4.2.6临时出差人员（一天以内出差）未能按预定上班时间内返回公司，延迟至下班后才返回公司的,需在《外出单》“备注”栏中予以说明原因,否则管理部将对其考勤不予补签，作缺勤处理。

4.2.7部门负责人不得故意包庇纵容下级人员因私外出,出差人员不得假公济私外出或利用出差时间办理私事,否则一经查出予以严肃处理。

4.3 门卫室保安对当天所有《外出单》进行分类整理并做好交接记录，于次日上午8:00（节假日顺延至上班）将已签名确认的《外出单》递交管理部考勤文员。

4.4日薪人员在出差期间，必须要当地提供考勤记录并且带回给部门主管签字确认后交至考勤人员，乘车时间均不计加班费。

4.5管理部考勤文员结合《外出单》、《请假卡》、《上班请假外出人员登记表》核对请假、出差人员考勤，做好相关记录。管理部对考勤中发现的问题及时知会相关责任人确认，将处理后的表单及时整理、存档。

4.6审批权限4.6.1上班时间请假外出，按公司《员工考勤制度》中请假流程和审批权限执行。

4.6.2经理级以下人员因公出差，由部门主管领导初核，管理部复核；经理级以上人员因公出差，由总经理直属管理，管理部复核，总经理核准；

4.7国内出差标准

4.7.1临时出差人员在就餐时间不能及时返回公司，或公司安排去外地出差在1天以上人员，公司给予外出就餐补助（出差地已安排就餐不予就餐补助）。

4.7.2因公出差在一天以上，并在出差当天不能及时返回公司，必须在外地留宿人员，公司给予外地住宿补助（出差地已安排住宿不予住宿补助）。

4.7.3交通费用标准

4.7.3.1因公出差未向公司申请用车，凭实际乘坐车票报销其往返交通费。

4.7.3.2省内、市区内乘坐工具以搭乘公共汽车、地铁为主，原则上不允许随意搭乘的士。若因特殊情况无公共汽车搭乘，需提前报相关部门批准后方可搭乘的士。搭乘的士仅作乘车临时中转，其单程费用不得超过20元/次（搭乘费用以出租车服务收款为准）。

4.7.3.3自备车辆出差者，公司按1元/千米进行燃油补助，报销相应过桥、过路、停车费，不再另外报销其它交通费用。

4.7.3.4若因工作需要远赴外省、外区域须乘坐火车、轮船、飞机等交通工具的，部门需至少提前七天以上填写联络单，并清楚说明外出事由、原因、出差地、预计搭乘交通工具及相应费用等，与《外出单》一并报相关部门审批确定。

4.8国外出差标准

4.8.1出差部门（人员）提前对出差搭乘交通工具与相应费用和出差期间当地生活标准及费用、通讯费、交通费等情况拟订“出差经费预算明细”报总经办、总经理审批同意。

4.8.2出差期间所有差旅费在计划标准范围内，按票据采取实销制，原则上不得超出预算费用的20%，超出部分开支须提供书面报告，呈总经办、总经理审批。

4.8.3出差期间出差人员所有工资、福利按正常出勤发放。

4.9交际应酬费用

4.9.1因工作需要产生交际费用的，需提前以书面形式向部门经理及以上领导提出本次费用申请，申请内容包括：事由、参加人数、发生次数、预计金额。

4.9.2交际费用必须单独填列《费用报销单》，并将“交际费用申请单”做为附件，否则财务部门作退回处理。

4.9.3出差期间的交际费用及差旅费用需同时以《差旅费报销单》报销。

4.9.4营销部招待客户产生的相关费用及报销以《差旅费报销单》或《费用报销单》报销

4.10核销制度

4.10.1差旅费用标准及核准权限

4.10.2因公出差需预支出差费用的，出差人员可按出差预算费用的80%经相关部门审批后，向财务部预支款项。

4.10.3出差期间由于宴客、托运或其它原因预计超支时，需提前向上级主管领导电话请示，并保留相应票据，回来补单报相关部门批准后予以报销。

4.10.4出差期间因工作原因需延长出差时间，须电话报请所属权责部门核准；若因病或不可抗拒因素需延长出差时间，须电话报请所属权责部门核准，并在出差结束后提供相应证明，经核查属实后予以差旅报销。不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，并依情节论处。

4.10.5出差人员原则上按规定时间上班，不提倡超时加班，对因工作需要超时加班人员（日薪人员），须提前电话请示公司领导批准；对于出差期间逢国家规定休息日或法定假期的，公司可酌情安排调休处理（已足额支付加班费的除外）。

4.10.6凡随董事长、总经理出差的员工，若有费用支出，经董事长、总经理审核后予以适当报销。

4.10.7进行就餐补助报销时,需清楚注明出差时间、就餐次数、补助标准、补助总费用等。

4.10.8出差住宿补助报销，需凭住宿旅馆开具的与住宿结算清单在不超过住宿补助标准的情况下，采取实销制；对于不能提供相应住宿凭据的，财务部将不予报销。

4.10.9出差期间搭乘交通费用一律凭正规乘车（乘机）进行报销；对违反乘车规定的超额部分按自付处理。对弄虚作假虚报、谎报行为，一经查出将按虚报金额的双倍进行罚款并予以警告处理。

4.10.10所有差旅费报销，须清楚填写《差旅费报销单》，注明报销原因和具体内容，并将相应票据附于其后，按公司财务报销制度进行审批报销。

4.10.11下列四类情况，由项目负责人报销费用需附相应材料。

4.10.11.1外出参加展会，需做参展成果总结报告。

4.10.11.2外出参加技术交流，回公司需要组织内部会议探讨或培训。

4.10.11.3外出参加培训，回公司需要组织内部培训或形成成果转化方案。4.10.11.4外出参加客诉检讨，回公司需要组织内部分析检讨会或形成整改方案。

5.0相关文件

5.1《员工考勤制度》

6.0相关记录表单

6.1《请假卡》

6.2《上班请假外出人员登记表》

6.3《外出单》

6.4《派车单》

6.5《费用报销单》