日常接待流程

一、接到来客需求：

首先按照如下口径分解接待工作责任部门，原则上访客信息来源部门即为接待责任部门。

二、准备事项：

1、欢迎词：视访客重要级别由接待责任部门提前编写内容，发送前台文员，明确告知播放时间。

2、《接待申请•通知》：接待责任部门应提前与公司高层或者相关领导确认，内容包括客户接待规格、礼品等级及数量等。由接待责任部门至少提前1天填写内容并完成审批，提交行政管理部及采购部。申请内容必须明确来客人数、派车需求、航班/高铁到达时间、住宿、用餐人数及餐标（高中低）等信息（详见《接待申请》）。

3、必要时提前了解访客宗教信仰、饮食喜好、身体状态。

4、会议背景：由接待责任部门负责制作商务谈判的会议背景并现场播放，必要时由高层审核确认内容。

5、会议资料：由接待责任部门负责至少提前1天准备会务当天的资料和可能用到的设备（录音笔、照相机等）。

6、邀请高层列席：由接待责任部门根据访客来意提前1天向对应高层发出列席邀请，并说明访客详情、准备高层发言提纲、告知会议议程、发言时长等。

三、实施接待：

1、派车接客：一般由司机负责提前到达指定地点等待客人，接待责任部门短信跟踪客人行程，并与司机保持信息互通。必要时公司员工与司机一起前往酒店/车站接客人，制作欢迎牌。

2、到司引导：客人到司下车，主动上前握手表示欢迎；从一楼大厅开始陪同引导至会议室。楼梯上可适当介绍公司情况，或关心访客行程顺利与否。顺便了解访客后续行程。

3、奉茶点：访客坐定后根据男士绿茶、女士红茶、夏天菊花茶的惯例奉茶，如提前了解客人喜好，根据实际情况供应茶水。如谈判时间较长且安排用餐，期间需奉水果/点心。过程中及时添补茶水。

4、播放宣传片：提前预演宣传片，确认播放顺畅与否，接待时播放。

5、高层致欢迎词：主持人把控现场会议、谈判节奏，引入高层致辞环节。

6、厂区参观：必要时引导访客参观厂区，如需进入生产现场需提前备案制造总监。并提前准备参观话术，针对性突出访客感兴趣的内容。

7、具体商务谈判：根据访客当天行程及高层工作安排，控制谈判节奏，确保沟通质量和效率。

8、用餐：根据接待经验，一般访客就餐时间会晚于行政办公人员就餐时间，故提前提醒食堂先上凉菜，热菜晚一点上，或者带访客到食堂后再上。在谈判的过程中根据进度预判就餐时间，并主动与前台小步报备就餐时间。用餐过程根据就餐人数和食量大小与食堂厨师保持沟通，适当时加菜。

9、送客：根据访客行程提前申请派车，若无法提前知晓行程和谈判进度，在接待过程中巧妙且主动的向访客了解行程安排，提前向行政管理部提出派车申请。若遇司机全部出车状态，且访客急着赶车，考虑由取得驾照且熟悉路况、经验丰富的同事帮忙开车送客，接待责任人需全程陪同。一般建议派车申请提前3小时以上。

10、送礼：礼物申领后提前放在前台，在客人离开公司行政大楼准备上车前，将礼物奉上并表示谈判合作愉快，欢迎下次来访。

11、后续跟踪：如与访客谈判过程中形成了重要的合作决议，在客人上车前表达旅途愉快的同时，可再次强调后续见面的时间、协议的关键点等。如客人如远道而来，需预估客人登机/上车时间，并以短信/电话形式再次表示关怀，预祝旅途平安。