公文培训二公文写作常见错误及病例分析

一、公文常见错误

（一）行文中的常见错误

1.滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列。（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）。（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决。（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过。（6）在部门之间意见分歧，未经协商一致时就行文。

2.行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文。（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文。（3）该职能部门行文的“升格”为公司级行文。（4）该公司级行文的“降格”为职能部门行文。

（二）文种使用中的常见错误

1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××公司××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××公司关于印发1997年工作要点的通知”。

3.混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

4.越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国常委会制定的法规，制定的行规，地方及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。

（三）版头使用中的常见错误

1.版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。

2.使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

3.使用没有版头的白纸印发文件。

（四）发文字号中的常见错误

1.年号不全。如：将“1997”省略为“97”。

2.括弧不对。发文年度用六角方括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。

3.位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将“办〔1997〕×号”错用为“〔1997〕办×号”。

4.序号累赘。发文顺序号中多加了“0”。如：错误写法“办〔1997〕01号”,正确应为“办〔1997〕1号”；错误写法“1997年01月01日”，正确应为“1997年1月1日”。

5.一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

6.一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

7.跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

8.自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

（五）签发人标注中的常见错误

1.上行文未标注签发人姓名。

2.下行文也标注了签发人姓名。

3.标注不规范。签发人标注位置错误；签发人标注的字体字号错误；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

（六）主送机关中的常见错误

1.一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2.主送机关表述不规范，未按顺序排列；未用全称或规范化简称；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“各单位”，正确应为“各直管单位”。

3.多头主送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4.主送个人公文不得主送领导者个人。

5.越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（七）正文中的常见错误

1.错别字主要表现。

（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”等。

（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”等。

2.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，六角括号与方括号混用，书名号与引号混用等。

3.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

4.随意简称。如将“宣传贯彻”简称为“宣贯”。

5.引文标注错误。公文引用的标题和发文字号顺序错误。如“你公司××〔2012〕×号文件《关于委托贷款的请示》已收悉。”，正确应为“你公司《关于委托贷款的请示》（××〔2012〕×号）已收悉”。

6.随意使用字体字号。正确正文字体为3号仿宋体。

7.随意设定行距。正确行距为28磅。

（八）正文标识中的常见错误

常见错误，如正文结尾与成文日期未在一页时标注“此页无正文”，正确应为排版时根据情况适当调整行距（行距最大不超过32磅，最小不低于26磅），将正文与成文日期部分排放在一页。

（九）附件标识中的错误

1.有附件不标注。

2.附件名未标全称。

3.标注不规范。“附件”二字未顶格标注（正确的是顶格标注）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末尾使用标点符号（正确的是不标注标点符号）。

（十）成文日期标识中的常见错误

1.将拟稿日期作为成文日期。

2.将打印日期作为成文日期。

3.汉字和阿拉伯数字乱用。成文日期错用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，正确应为“二○○五年三月二十日”。

4.标识不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标注完整。

5．将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。

（十一）机关印章使用中的常见错误

1.漏盖、错盖印章。

2.位置不当。用印时未下压成文日期。

3.模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。

（十二）主题词标识中的常见错误

1.不标引主题词。

2.将标题简单切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

3.任意生造主题词。不在、或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造，完全失去标引主题词的意义。

4.未先标类别词。

5.任意组配。

6.乱用标点符号。两个主题词之间错用顿号或逗号隔开，正确应空二个字符。

（十三）抄送机关标识中的常见错误

1.使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。

2.抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5.标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

二、公文标题中常见病例分析

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

（一）语句不合语法规范

例1：×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例2：×××高校关于进一步搞活校产办集体企业有关的试行办法。

例3：×××高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例4：×××省教育厅关于加快和深化普通高校教育改革若干问题的试行意见。

例5：×××高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关”，“有关”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“”。

例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例4的标题有多项错误：1。动宾搭配不当，标题限定部分“加快和深化”的宾语应是“普通高校教育改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2.在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3.“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

（二）请示、函、报告三者混淆

例6：×××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例7：×××关于申请1995年公费医疗补助费的报告。

例8：×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。

病例分析：

例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例7的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。原《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用‘函’。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。原《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。

三、公文中的常用序号处理

（一）序号

序号Sequence Number，有顺序的号码，如数字序号：1、2、3……，大写汉字的数字序号，如：一、二、三……序号可以清晰地分清同一类事物，也可以用序号作公文的小标题。正确地运用序号，能使公文的层次清楚，逻辑分明，便于阅读和引述。

（二）序号的结构层次顺序

1.数字序号的级别顺序为：

第一层为汉字数字加顿号，例如：“一、”“二、”“三、”；

第二层为括号中包含汉字数字，例如：“（一）”“（二）”“（三）”；

第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1.”“2.”“3.”；

第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；

第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”；

第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；

第七层为小写英文字母，例如： “a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；

……

数字序号级别一览表：

规章制度的各层次标题除用章节条编码外，还可用阿拉伯数字连续编码，不同层次的两个数字之间用下圆点(.)分隔开，末位数字后面不加点号。如“1”“1.2”“1.2.1”等；各层次的标题序号均左顶格排写，最后一个序号之后空一个字距接排标题。如“5.3.2 测量的方法”，表示第五章第三节第二条的标题是“测量的方法”。

注意：同一层次各段内容是否列标题应一致，各层次的下一级序号标法应一致，若层次较少可不用若干加括号的序号。

3.正文中图、表、公式、算式等的序号

正文中的图、表、公式、算式等序号一律用阿拉伯数字分别依序连续编排序号，其标注形式应便于互相区别，如“图1、表2、式（5）”等；也可以分章（条）依序编码，如“图2.1、表4.2、式（3.3）”等，其前一个数字表示章（条）序号，后一个数字表示本章中图表、公式的序号。

（三）文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一”、“第二”、“第三”或“首先”、“其次”等后面用顿号不规范，应该用逗号“，”，即“第一，”、“第二，”、“第三，”、“首先，”、“其次，”等。

2.“第一编”、“第一章”、“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可。如“第一节 测量的方法”。

3.汉字数字“一”、“二”、“三”等后面用逗号不规范，应该用顿号“、”，即“一、”、“二、”、“三、”。

4.阿拉伯数字“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面用顿号（“、”）或其它不规范，应该使用齐线墨点（实心小圆点“.”），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

5.带括号的序号和带圆圈的序号，如（一）（二）（三）、（1）（2）（3）、①②③等后面不再加顿号、逗号之类的标点符号。

6.用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。

7.用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号“、”。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。

8.在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

9.数字序号前后一般不再用其他项目符号。

（四）年份的正确书写

1.年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月五日”，则中间的汉字数字“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）。“二○○九”是一串没有数位的数字，要用“○”，不宜用“零”，例如公文中的错误写法：“二零零九”。“零”用于出现数位的一串汉字数字中，例如“三千一百零六”，出现了数位“千”、“百”，此时应当用“零”。

年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，例如：“2009年10月5日”。但对于公文文末的成文时间要用汉字数字来书写。例如：“2008年12月28日”应当写成“二○○八年十二月二十八日”。

2.公文的年份中“括号”的正确使用

公文发文字号中的年分要写在六角括号内，而不应该用小括号“（ ）”或方括号“[ ]”。

例如：大唐辽电办（2012）5号   （不规范）

大唐辽电办[2012] 5号    （不规范）

大唐辽电办[201]5号      （不规范）

大唐辽电办〔2012〕5号     （规范）

（五）正确区分连接号和破折号

1.凡文中使用连接号的应使用“～”，而不使用“——”或者“―”。

如：2008年3～4月中的“～”（使用规范），而不使用“——”或者“―”。

2.凡文中使用破折号的应使用占两个空格的连线“——”，而不用“～”或只占一个空格的短线“―”或两个短线“――”表示。

如：再接再厉，推进创一流办公室工作——2011年创一流办公室工作总结（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）。

（六）相邻的两个数字间顿号的使用

1.相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。

例如：2、3个  5、6天   27、8岁   6、7点钟  （不规范）

两三个   五六天   二十七八岁   六七点钟  （规范）

2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要用顿号。

例如：初中一、二年级  八、九两个月  退居二、三线（规范）

（七）正文文中标题

一级标题：标题序号为“一、”，独占行，末尾不加标点；

二级标题：标题序号为“（一）”，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点符号；

三级以下标题：三、四、五级标题序号分别为“1.”、“（1）”和“①”，与正文字体字号相同，可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行，则末尾不使用标点；否则，标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。

（八）文章注释和参考文献的序号

文中注释极少量的可用“*”、“**”表示，一般用圆圈的阿拉伯数字依序标注，如“①、②、③……”，标在所注对象的右上角。页脚或文末注释中对于相同内容的注释条目可合并写，如“⑥⑨马斯洛，《存在心理学探索》，昆明：云南人民出版社，1987年，130、126页”。

参考文献的序号标注一般用方括号的阿拉伯数字，如“[1]、[2]、[3]……”，也有不加括号的。文末参考文献与文中内容对应的，应在相应文字的右上角依序标出序号。

（九）附录序号

附录序号一般用大写英文字母标示，如“附录A、附录B、附录C……”。附录中的图、表、式、参考文献等另行编序号，与正文分开，也一律用阿拉伯数字编码，但在数码前冠以附录序码，如：图A1、表B2、式（C3）、文献[D4]等。

（十）页码序号

页码标注由正文的首页开始，作为第1页，可以标注在页眉或页脚的中间或右边。封面、封二、封三和封底不编入页码。可以将扉页、序、目次页等前置部分单独编排页码。各页页码应标注在相同位置。

（十一）规范的序号使用

常见不规范序号用法如下：