高管办公会会议制度

一、会议管理制度

第一章 总 则

为改进工作作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

第二章 会议分类及组织

第一条 公司会议归纳为两类。

（1）公司级会议：主要包括公司领导会、公司员工大会，公司技术人员会以及各种代表大会，应分别报请公司董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。

（2）部门工作会：各部门召开的工作会（如部门办工会、业务会、部门员工会等），由各部门领导决定召开并负责组织。

第二条 上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司级业务会（如洽谈会、座谈会等）一律由总经理受理安排，有关业务对口部门协作作好会务工作。

第三章 会议安排

第三条 例会的安排。

为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

（1）总经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。

（2）公司业务会：总结评价当月施工行政工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）业务主管以上干部大会（或员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、全年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

第四条 综合办应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到公司领导和各部门及有关服务人员。

第五条 凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前报请调整会议计划。未经同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第六条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理有权拒绝安排。

第七条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总经理有权安排合并召开。

第 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外）。应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

第四章 会议的准备

第十条 所有会议主持人、召集单位和与会人员都应分别作好有关准备工作。

二、会议管理规定

第一条 公司、各部门根据本公司经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。

第二条 会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。

第三条 会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件允许可通过电子邮件传递）。

第四条 与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。

第五条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。

第六条 会议不得无故缺席、迟到。迟到每次罚50元，无故缺席每次罚100元。

三、会议规程

第一条 目的。

本规程旨在明确本公司会议的运营原则，确定会议运营的基本事项，以提高会议的效率与效果。

第二条 适用范围。

本规程适用于公司内部的所有会议。

第三条 一般原则。

（1）减少会议次数原则。

①对各类会议是否有必要召开，应严格审查，如通过个别联系、协商或请示，能够解决的问题，原则上不召开会议讨论。

②严格限定出席会议人数。

（2）严守时间原则。

①会议主持人会前须向与会者通报有关事项，听取有关人员意见。主持人和会务工作者须提前进入会场。

②按通知时间准时开会。

③按通知时间准时结束会议。

（3）会议通知的明确性原则。

①在会议通知上，必须明确写明：日期、开始时间、结束时间、场所、出席人、会议议题和准备事项。

②利用内部通讯系统（电话等）下达会议通知，须在会前由部门负责人下达。

（4）缺席、迟到的事前联络原则。

①因客观原因而缺席或迟到时，必须事先与主持人（或召集人）联系。

②会前尽量不安排会客和接打电话，以免影响按时与会。

（5）效率性原则。

①事先安排好会场，确定座序，确定会议记录人。

②事前向与会者分发有关会议资料（一般应提前两天）。

③必要时需限定发言时间。

④主持人有权中断游离会议议题的发言。

第四条 召开会议要领。

决定会议时间与场所。

（1）会议决定。下月会议日程，原则上依照“例会一览表”，由总经理作出最终决定。

（2）会议日程变更通知。当会议时间、地点等发生变化时，各部门必须迅速发出变更公告，或个别通知有关人员。

第五条 会议运营要领。

会议运营的核心是提高会议的效率。

第六条 会议记录要领。

（1）明确机密事项。会议主持人需向会议记录人明确机密事项的范围及处理注意事项。

（2）统一记录用纸。会议记录用纸应统一编号，便于装订和复制。

（3）会议记录保管。会议记录原件应由专人负责保管。

（4）注意事项。会议记录除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外，还要简洁地记录会议结论、主要意见和议事过程。

四、例会管理制度

第一章 目 的

第一条 实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作。

第二条 提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。

第三条 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。

第四条 协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

第二章 会议分类

第一条 总经理办公会。

（1）会议组织：行政办公室。

（2）会议主持人：公司总经理。总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级干部代行职权。

（3）会议参加人：副总经理、总经理助理、各部门经理。

（4）列席人员：视需要，可让其他有关人员。

（5）会议内容。

①听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法。

②对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。

③探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现。

④对上期工作总结，并部署下期工作任务。

（6）会议记录人：行政部秘书。

（7）会议时间：时间为每月末5日内。

第二条 管理例会。

（1）会议主持人：各部门经理轮流主持。

（2）会议参加人：各部门经理。

（3）列席人员：视需要，可邀请其他人员。

（4）会议内容。

①协调各部门工作进度，使各项经营活动按照预期目标有序进行。

②对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨。集思广益，寻求解决问题的方法。不能达成共识时，上报总经理办公会请总经理裁决。

③追踪并改进日常管理工作。

（5）会议记录人：行政部秘书。

（6）会议时间：时间为每周五下午或周一上午。

第三条 公司全体会。

（1）会议主持人：公司总经理或者总经理指定人员。

（2）会议参加人：公司全体人员。

（3）列席人员：视需要，可邀请公司外部人员。

（4）会议内容。

①公司营运状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通。

②公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。

（5）会议记录人：行政部秘书。

（6）会议时间：时间为每月初5日内。

第三章 会议记录

第九条 总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应复印分发给各出席人一份，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料。

第十条 管理例会会议记录整理完毕后，分发至各出席人一份。

第十一条 公司全体会会议记录由行政部秘书整理完毕，先请总经理签字确认，然后分发至各部门，以备查询。

第十二条 部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便指导日后工作。

五、会议纪律管理制度

第一条 会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向主管领导请假，不请假又不按时到场者，将记工作差错一次，并责令写出检讨。

第二条 与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。

第三条 会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。

第四条 不准在会场或有上级领导出席的任何会议和正规场合接打手机。

第五条 会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。

第六条 会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。

第七条 与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。

第 不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。

第九条 会议内容要“精”、“短”、“实”。

六、会议室管理制度

第一条 会议室是公司举行会议、接待来客的场所，为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制订本制度。

第二条 会议室由行政部负责管理。

第三条 会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。

第四条 公司各部门使用会议室须经办公室同意后，办理相关手续，领取会议室钥匙。

第五条 使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟灰缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还办公室。

第六条 任何部门和个人未经办公室同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

第七条 会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁。

第 每次会议之前，管理人员应进行电源检查，配备饮用水、水果（必要时）等工作。

第九条 会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁。

第十条 与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏要赔偿。

第十一条 本规定由行政部制订，自颁布之日起执行。