办公用品采购及管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强公司办公用品的计划管理、规范办公用品的采购与使用，明确管理责任，合理控制成本，杜绝浪费，特制定本规定。

第二条适用范围

安力博发集团有限公司全体员工。

第三条职责划分

     办公用品的管理归属公司行政部。负责：

1.指派专人负责办公用品的计划、采购、库存、盘点、发放及回收。

2.行政部应控制办公用品在正常情况下每月平均消耗量，掌握各种消耗品的市场价格及最佳采购日期。

3.负责根据市场情况结合本公司的实际，每年初制定出年度办公用品采购计划报总裁审批。

第四条办公用品种类

本制度所指办公用品分为消耗品和耐用品：

1. 消耗品：铅笔、胶水、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、信纸、打印纸、文件夹、签字笔、圆珠笔、彩色笔、订书钉、硒鼓墨盒等。

2. 耐用品：剪刀、钉书器、打孔机、打码机、计算器、印泥、鼠标、键盘、U盘、移动硬盘等非一次性使用物品。

第二章管理及发放

第五条管理范围

1.行政部：

a)负责公司办公用品的采购、保管与发放工作。并应严格遵守职业道德，货比三家，选择对口适用、质量可靠、价格合理的办公用品。

b)负责办公用品价格的公布、更新，如采购的办公用品价格有变动，及时发布给各部门悉知。

c)负责办公用品的验收、入库与统计工作，并根据库存物品建帐登记，妥善保管，做到帐物相符。对不符合要求的物品，要及时调换或办理退货手续。

d)按照《办公用品发放标准》发放用品，在发放时要严格把关，厉行节约，避免浪费。如有不符合实际或超出标准的，行政部有权进行删减。

e)对常用办公用品会制定最低库存量作为储备。

2.各部门：

a)根据工作需要、办公用品定额标准，于每月月底前计划填写《办公用品采购计划表》，申购次月的办公用品。

b)《办公用品采购计划表》需经部门经理签字确认，报行政部审核。各部门负责人负责对部门公用物品、个人物品相关费用的审核及管控。

原则上计划外办公用品一律不予购买（特殊情况经部门经理批准后，另作处理）。对专业性较强的物品采购，由所需部门协助行政部共同采购。工作中如需购买特殊办公用品时，需单独进行申报、审核、签批后方可购买。

第六条发放原则

办公用品发放以实用、勤俭为原则，同时兼顾基本办公的需要。

第七条发放标准

办公用品分为个人领用和部门领用，打孔机、计算器等为部门领取、共同使用，其余为个人使用保管。办公用品可依据历史领用记录结合实际需要，随部门人员变化、工作状况调整发放数量和种类。

其中：

1.耐用品如有故障、损坏或遗失，应以旧品换新品，遗失应由个人或部门赔偿或自购。

2.新入职员工根据职位级别和工作岗位不同由行政部统计进行办公用品配发（详见附表4）。

3.员工因工作需要临时领用办公用品时，须在《办公用品领用表》上填写相关内容并签字。

4.公司采购的办公用品严禁带回家私用，一经发现按奖惩制度规定处罚。

5.员工离职前需将办公用品归还公司行政部，行政部负责做入库登记。

6.行政部将根据员工工作中办公用品的消耗情况，调整下月办公用品库存量。

7.原则上部门经理级以上人员采购标准为每月20元；其他员工为每月10元。部门统一领用时可按整个部门人数来确定金额。

8.正常办公消耗品的定额，办公耗材、IT用品及保洁用品采购额度不包含在内。

第领用及保管

1.员工领用时办公用品时必须认真履行领用手续，详细填写《办公用品领用登记表》后方可领用。办公用品的领取要有计划性，严禁先借后领的行为（特殊情况除外）。

2.每月月初办公用品采购到位后，行政部通知各部门将申报的办公用品一次性领取，并办理相关领用手续。

3.员工离职时，需将领用的贵重、耐用办公用品退回行政部或转交部门相关人员（交接物品清单报备行政部），并办理退库或签字相关手续。

4.耐用办公用品（装订机、打孔器、计算器等）自然损坏，需要用残品至行政部换取相应用品，如丢失则相应责任人负责赔偿，行政部不予发放新品。

第三章附则

本制度由总公司行政部起草和修订，经集团总裁审批后发布。

本制度自发布之日起施行。原相关制度同时废止。

本制度解释及修改权在总公司行政部。

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