电子邮件的写作沟通技巧和礼仪

By Nancy HR Dept.

电子邮件作用

如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多

事情从此“死无对证”。电子邮件存在公司

服务器上，可以作为证据。

使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的

共识一目了然，并保持跟进直至工作完成

能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了

作为每个工作项目历史档案的功能

能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差

异，Email充当意见不和、起争端时的证明。

并以合理的方式解决意见不和以及争端。

电子邮件写作

一、电子邮件包含的内容

发送对象 1.

的应用。寻求跨门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送

给他的直接上级；也BCC、CC、TO注意

要同时抄送自己的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。

中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都CC，

可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。适当的规则

有助于提升你的形象！

避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送

人，用见面直接交流代替。

只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。

对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单

独沟通，不要当着所有人的面，不停交

互邮件与发件人讨论人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不

必要的困扰和「垃圾」CC将

主题 2.

让人一望即知，以便对方快速了解邮件内容，也便于以后对邮件的查找。标题应该能概括邮件的基本内容。

一定不要空白标题，这是最失礼的。

相反，仅仅把邮件内容写在标题里，正文空白也是极不礼貌的。称呼、问候与结尾 3.

如果对方是年长或在公司内有比较高的威望，要尽量使用尊称，并在称谓后加上您好，如果是仅仅是一

般的同事关系，级别相同，可在称谓后加上你好或上午好之类的词语；如果是关系很铁的哥们就不必这

么客气了。

”之类的词语，让对方有个好心情，也显得发件人很有Best

Regards在邮件的结尾时，尽量加上“谢谢、

礼貌。

对方也能平静的看待。即便邮件中有些地方不妥，总是好的，礼

貌一些，“礼多人不怪”俗话说得好，

正文 4.

：第一段与最后一段是重点，以便收件人马上了解邮件内容。邮件结构4.1

电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好

在结尾的部分，再度强调第一段的重点。

邮件内容：简明扼要，行文通顺；说清楚邮件目的；注意文字格式和图片的运用4.2

正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然

后单独写个文件作为附件进行详细描述。

不要出现让人晦涩难懂的语句。准确清晰的表达，多用简单词汇

和短句，正文行文应通顺，最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出

处，以便收件人核对。

一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分

钟之后再发一封什么“补充”或者

、Why、When“更正”之类的邮件。主动说出你期待对方做的事情（），邮件内容里不etc.，What

可缺少的三个部分。

如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息A.

我希望对方采取哪些行动措施B.

我需要对方什么时候给予回复C.

1234正文多用E之类的列表，以清晰明确。

的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个4、3、2、1如果事情复杂，最好

段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别

人的尊重，也是自己态度的体现。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通

顺，拼写是否有错误。

字号用五号字型，Arial 或Verdana 英文就用中文用宋体或新宋

体，选择便于阅度的字号和字体。

号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。10或

合理提示重要信息，不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色

字体、加大字号等手段对一些信息

进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

之类的字符，在商务信函里面这样显得轻佻。:-) 不要随意使用

合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，如果配合图表加以阐述，单纯以文字形式很难描述清楚。

收件人一定会表扬你的体贴。

还要说明何时收到对方关于如果是回信，还要加上一个简单的自

我介绍。如果是写给不认识的人，

什么内容的信。

各种邮件案例描述

情景、冲突、问题、解决方案（建议）A.

解决方案标准式：情境——冲突、问题——

解决方案突出忧虑式：冲突、问题——情境——

解决方案突出信心式：问题——情境、冲突——

分析报告B.

开篇点明主题

清晰划定报告范围

对主要发现进行摘要

以结论和建议措施结尾

附件 5.

重要内容在正文里提示，以便收件人阅读捕捉信息。若信息量过大，可以综合详细在附件里说明。

签名6.

其他7.

不要在本公司的往返邮件中直接转发给外公司人员，最好是另写

新邮件。

对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件上回复，以便查看事件的连

续性，便于追踪。

邮件的日期与时间要明确。

「下周你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成一定要具体，在电邮中提到的日期与时间，

7月3（如三是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？时间也要明确，」月）8（如「下个月」日）

以免双方认知不同而产生误会。

电子邮件礼仪

电子邮件基本礼仪--总

态度友好 1.

，不要带着脾气发邮件，不能将个人的恶劣情绪表邮件是解决问题，处理事情的工具，需精心构思、认真撰写

达出来。

措辞得当 2.

，减少使用感叹号“！” 语言流畅，内容简洁

信息齐全 3.

，基本要素完整主题明确，描述清晰条理

一、书面胜于口头。

工作的各个环节有邮件作为书面存档，有利于后续查询事情经过，并保留重要资written is always better than oral

料，必要时候作为书面证据。同时，对于双方都有情绪的事件，可以在邮件中就事论事，表达清楚你的意见和见

解，从而达到解决问题的目的。

二、搞清楚FW ，BCC，CC，TO

，收件人，也就是要主要阅读这封邮件的人；To

一栏，以及其他和CC抄送）需要自己的主管或收件人主管了解邮件内容时，可以把他们放在Copy Carbon （CC

邮件内容相关的人员，有助于他们及时了解事情进度。

可以BCC密送）不希望其他人知道的收件人，或者当发给成百上千互相不相识的人时，CopyCarbon Blind （BCC

，业务将年终问候发送给各个客户时。eg保护收件人的地址不被其他人看到，保护收件人地址信息，