电子政务办公系统培训手册

培训使用手册

中国电信集团有限公司

目    录

第一章    用途    1

1.1    编写目的    1

1.2    适用范围    1

第二章    使用说明    2

2.1    电脑基本配置及设置（一次性设置，与V1.0相同）    2

2.2    登录方法    6

第三章    行政办公    8

3.1    发文流程    8

3.1.1    扫描件发文    8

3.1.2    发文拟稿    9

3.1.3    发文审核    11

3.1.4    文件签发    13

3.1.5    盖章发送    13

3.1.6    公文发送／短信发送／归档    15

3.2    收文办理    16

3.2.1    收文    16

3.2.2    领导拟办意见、批示、归档    17

3.2.3    批示    18

3.2.4    批示返回    19

3.2.5    文件办理、内部科室办理、外部征求意见    20

3.2.6    办理归档    21

3.3    文件交办    21

3.3.1    收文／登陆／分办    21

3.3.2    办理完结归档    23

3.4    文件传阅    23

3.4.1    收文／登陆／分办    23

3.4.2    文件传阅    23

3.4.3    办结归档    25

3.5    通知通告    25

3.5.1    发布通知    25

3.5.2    查看回执    25

3.5.3    查阅／通知转发    25

3.6    专送传阅    26

3.6.1    发起    26

3.6.2    传阅    26

3.7    内部事务    27

3.7.1    发起    27

3.7.2    操作说明    27

3.8    督查管理    28

3.8.1    督查办理    28

3.8.2    督查查询    30

3.9    值班管理    32

3.9.1    日报办理    34

3.9.2    日报查询    36

3.10    议案提案    37

3.10.1    建议    38

3.10.2    政协提案    51

第四章    常见问题及解决方法    52

4.1    问题一    53

4.2    问题二    53

4.3    问题三    54

4.4    问题四    54

4.5    问题四    55

4.6    问题六    55

4.7    问题七    56

第一章用途

一.1编写目的

针对IGRP电子政务平台产品的网上办公使用方法进行简要说明，参照本手册用户可以基本进行平台中网上办公的各种操作。 

一.2适用范围

电子政务平台产品的所有用户对象。

第二章使用说明

二.1电脑基本配置及设置（一次性设置，与V1.0相同）

1．用户计算机基本配置如下：

（1）操作系统采用windows 2000/xp/2003，IE版本为6.0以上；

（2）浏览器中文字大小采用默认的中号字体；

（3）用户计算机的系统分辨率800*600或1024*768以上；

（4）办公软件采用Windows Office，版本推荐使用XP/2003，系统兼容Office2000等；

（5）对其它软件的要求：不拦截系统ActiveX控件和插件的调用。

2. IE的 ACTIVEX 控件的设置（重点）

系统在使用过程中的部分操作需要下载系统提供的ACTIVEX控件，所以使用OA系统前，请设置ActiveX控件和插件的安全性。

OA系统采用IE方式浏览，在打开IE过程中需要进行设置如下：

（1）打开IE窗口，选择工具——Internet选项：如下图：

图1

（2）此时系统弹出对话框如下所示，选择该对话框上方的“安全”标签：

图2

（3）再选择“本地Intrnate”点击“自定义级别…”按钮。如下图：

图3

系统自动弹出“安全设置”界面，在其中的对话框上将前5项都设置成启用（已经设置成启用的就不用设置了），如下图显示：

图4

（4）随后，按“确定”按钮，系统将自动弹出“警告“界面，按“是”即可，如下图4所示： 

图5

（5）最后，按“确定”完成设置，下图所示：

图6

二.2登录方法

打开IE后在地址栏中输入https://***.***.***.***并回车就能打开登录页面。

进入后显示登录界面：

正确输入用户名和密码后点击登录就能登录系统。

第三章行政办公

3.1发文流程

3.1.1扫描件发文

1．点击“行政办公”——“公文管理”——“待办公文”——“扫描件发文”。

2．将一片已扫描进电脑的公文通过点击“原文上传”上传入系统，然后填写右侧的发文单项，全部填完后点击“发文”。注意带红色星号的是必填项。

3.1.2发文拟稿

1．登陆，输入用户名和密码。

2．点击“行政办公”——“公文管理”——“待办公文”——“发文拟稿”。

3．点击”发文拟稿”。

４．点击”公文处理”。

5．点击“保存返回”，公文己起草完毕。返回图１—２—２。

6．有附件则选择“附件上传”。

7．选择“办理方式”。

8．选择“办理人”，点击“确定”发文拟稿结束。

3.1.3发文审核

1．行政办公”——“公文管理”——“待办公文”。

2．点文档列表，发文原件查看文档正文。

3．选择办理方式（由用户根据实际情况选择公文办理步骤）。

4．选择办理人，点击确定。

3.1.4文件签发

1．办理人登陆。

2．除了办理方式选择不同，以上步骤与发文审核相同。

3.1.5盖章发送

1．盖章责任人登陆。

2．查看待办公文。

3．点击“公文处理”。

4．点击签名印章；在弹出的对话框中选择“盖章”（可看到相关的章）如：

5．盖章完毕选择“保存返回”，该步回到如上图“１．５—２”文挡中便存在盖的相关的章见。

6．再参照“文件签发”步骤继续运行。

3.1.6公文发送／短信发送／归档

发送后的公文可以转给其他人进行阅文。

选择归档，并选择归档人。

发文后点击“短信发送”按钮，进行短信发送。

归档后选择阅文，把公文给其他人阅览。

归档后的公文可以补发，补发后生成一份新的扫描件发文，公文内容和文件要素和已发文相同。

3.2收文办理

3.2.1收文

用户登陆  行政办公公文管理公文处理来文登记

点击在右侧收文列表里的公文

在下图中点击“签收”，然后点击“确认”；需要注意的是办公室下所有的人都可以收公文。不设专有收文员

公文就从待登记状态变成待办状态（在“待办公文”里继续进行办理）

签收后会有退文选项，如果要退文点退文按钮，公文即退回发文单位。

3.2.2领导拟办意见、批示、归档

1．选择待办公文中的公文标题（如”精简”）。

2．参照”图２——２——１”选择”选择办理方式”。

3．领导给出办理意见或是提醒下一办理人。

4．选择续办对象。

5．点击确定。

3.2.3批示

公文给分管领导进行批示操作

1．办理方式选择“批示”

2．根据姓名选择领导

3．点击“确定”

3.2.4批示返回

领导登陆系统后即可对刚收到的待批示的公文进行批示，写下批示意见，点击“确定”，该公文返回收文者的待办列表页

3.2.5文件办理、内部科室办理、外部征求意见

1．如需交内部科室办理选种内部科室办文

2．选择相应的科室

3．输入办理意见点击确定既可

4．外部征求意见操作方法同上

3.2.6办理归档

1．参照”图２—２—１”选择办理方式”发文办结”

2．点击确定。

3.3文件交办

3.3.1收文／登陆／分办

1．登陆。

2．行政办公．——“公文管理”——“来文登陆”。

1．办公室收到文件，由收文员给相关领导查阅。

2．分办领导收到公文给定分管领导批阅。

3.3.2办理完结归档

1．各办理单位反馈办理结果后。办领导交由文员直接归档。

2．办理步骤类似图”图２—２—１”。

3.4文件传阅

3.4.1收文／登陆／分办

参见文件交办３．１。

3.4.2文件传阅

1．用户登陆后选择办理意见。

2．选择阅文。

3．在待阅公文中可以查看待阅文件

3.4.3办结归档

参见”收文办理”第２．３条。

3.5通知通告

3.5.1发布通知

1．发布后的通知可查看接收人是否己收到并查看通知。

3.5.2查看回执

1．选对通知管理——“己发通知”。

2．选择相应通知标题。

3．己回复人、未回复人、己回复单位、未回复单位的相关信息均可视。

3.5.3查阅／通知转发

1．用户登陆—首页（通知公告）一栏中可查看相关通知。

2．点击相关标题查看正文，并给出一定的回复。

3．己查看．但未回复，以及己查看并回复该通知的状态均记录，发送通知管理员能及时在”查看回执”中知道收件人相关情况。

3.6专送传阅

3.6.1发起

用户登陆：—选择“行政办公”——“专送传阅”——发布新专送件。

3.6.2传阅

1．参见上图“发送的专送件”——点击文件标题——选择传阅人。

2．收件人登入系统————————“待办公务”——“新到专送”。

3．再选择传阅人，也可将己收到的信息专送给相关人查看传阅——可直接在“新到传阅件”查看。

4．相关操作类似“４文件传阅”。

3.7内部事务

相当于内部办文，主要用于解决自己找文办的状态，自己拟文自己办理。

3.7.1发起

用户登陆：—选择“行政办公”——“内部事务”——事务登记。

3.7.2操作说明

在此处进行文件编辑，相当于拟文

3.8督查管理

市督察室根据公文、会议、领导指示，就重要工作进行督查督办。拥有“督查管理员”角色的用户可以进行督查管理的工作。督查管理一般有督查创建、督查办理、督查退办、督查查询和督查统计几个部分。其中有一些必须是督察室的人员才能使用。默认情况下督察管理的操作界面如下图（3-8）所示

图（3-8）

3.8.1督查办理

督查办理时处于督查室的用户比其他单位的用户有更多的工作。对于督查室的用户而言，可以登记新的督办件，而其他单位的用户则不行。一般的督查办理流程如下图（3-8-1）所示：

图（3-8-1）

1.功能简述：登记新的督办件，对已登记的督办件进行督办和督查退办、归档等操作，无论是督办还是督查退办都需要对督办件进行归档。

2.主要操作流程：

督查室的人员可以进行新督办件的登记操作。在进行登记的过程中需要选择办理方式，一般可选的办理方式有：一、督查办理，正常的督办流程。二、督查退办，三、归档。具体操作见下图（3-8-1-2）所示：

图（3-8-1-2）

3.8.2督查查询

对于督查的查询可以分为两种：一、在办督查：可以查询目前处于在办状态下，当前操作员所参与的督办件。二、督查查询，可以根据条件对已归档的督办件进行查询。

1.主要操作流程：

1）在办督查：选择导航拦的在办督查，将会列出当前用户所参与的所有在办督办件，点击标题可以查看此督办件的具体信息，通过对流转记录的查询可以知道当前督办流程正在由谁处理，具体操作见下图（3-8-2-1）所示：

图（3-8-2-1）

2）督查查询：根据具体的查询条件进行已归档督办件的查询。具体操作见下图（3-8-2-2）所示：

图（3-8-2-2）

3）查询结果：列表显示所得的查询结果。具体操作见下图（3-8-2-3）所示：

图（3-8-2-3）

3.9值班管理

市值班人员撰写值班日报或值班报告，并就事情的重要紧急程度选择归档或者上报领导批示。领导批示后，根据领导意见选择承办单位办理。值班管理一般包括如下操作：日报办理及查询，报告办理及查询。默认情况下值班管理的操作界面如下图（3-9-1）所示

图（3-9-1）

3.9.1值班日报填报办理

1.主要操作流程：

1）撰写值班日报：每天值班结束，撰写值班日报。由于值班时可能接到不同情况的事件，可以视事件的轻重紧急程度选择相关的办理方式：一、上报领导，由领导批示后，根据领导意见转承办单位办理，二、归档。具体操作见下图（3-9-1-1、2）所示：

图（3-9-1-1）

图（3-9-1-2）

3.9.2    日报查询

日报查询可以分成两种：一、在办日报，查询对本人参与的所有在办的日报，二、日报查询，对所有已归档的日报进行查询。

1.主要操作流程：

1）在办日报：通过点击左侧导航栏“在办日报”查看目前正在办理的日报，通过点击所列出的日报标题可以查看具体的信息，在办状态及办理人等。

2）日报查询：将所有已归档日报列出，同时也可以通过多种条件进行查询，具体如图（3-9-2-1）所示。

图（3-9-2-1）

3.10议案提案

期间产生的建议提案，可以通过系统平台进行录入、办理和归档等操作。只有拥有“提案管理员”角色的用户可以使用此功能。如果该用户同时处于“提案处”组织下，则还可以进行建议提案的录入及管理，否则只能进行办理和查询。默认情况下提案管理的操作界面如下图（3-10-1）所示

图（3-10-1）

3.10.1    建议

1.功能简述：可以将人民代表大会上提出的建议进行登记，办理，归档及查询。建议的一般操作流程图如下图（3-10-1-1）所示

图（3-10-1-1）

2.主要操作流程：

1）登记建议：根据人民代表大会上代表提出的建议进行登记处理，具体操作见下图（3-10-1-2、3）所示：

图（3-10-1-2）

图（3-10-1-3）

2）建议登记审核：对于已登记的建议，在确认提交后，会自动流转到提案处处，同时状态转换为“待审核”。经过提案处的审核后，建议流转回登记人处，然后根据办理意见选择相应的办理方式。具体操作见下图（3-10-1-4）所示：

图（3-10-1-4）

3）领导批示：通过审核的建议，可以上报领导（可以选择领导或级领导两种），由领导作批示意见，然后根据领导批示意见坐出下一步的办理动作。具体操作见下图（3-10-1-5、6）所示：

图（3-10-1-5）

图（3-10-1-6）

4）单位办理：领导批示后的建议流转回登记人处，由登记人选择“单位办理”后，该建议流转到办理单位处。如果办理单位还存在会办单位，则只有在会办单位办理完结后，主办单位方可进行办理。主办单位办理完成，需要起草相关的文档才可办结。所有单位办理完毕，建议将转回登记人处，同时系统生成“建议呈报卡”，可以再文档列表栏中查阅到。具体操作见下图（3-10-1-7、8）所示：

图（3-10-1-7）

图（3-10-1-8）

图（3-10-1-9）

图（3-10-1-10）

图（3-10-1-11）

5）归档：当单位办理完毕后，建议登记人可以起草建议反馈单，建议反馈单的内容将会显示在征询意见表的“处理意见”中，如不填写则表示没有意见。此时可以将此建议上报领导供领导了解建议的办理情况，也可以直接进行归档。具体操作见下图（3-10-1-12）所示：

图（3-10-1-12）

6）建议查询：建议查询可以分成两种：一、在办建议，可以查询所有目前在办状态下的用户本身参与的建议。二、建议查询，可以按条件查询所有已归档的建议。在办查询只需要点击导航栏“在办建议”就可以将建议列列出，如图（3-10-1-13），建议查询的操作见下图（3-10-1-14）所示：

图（3-10-1-13）

图（3-10-1-14）

3.10.2    政协提案

1.功能简述：可以将政治协商会议上提出的提案进行登记，办理，归档及查询。政协提案和建议的流程基本相同。如图（3-10-2-1）所示

图（3-10-2-1）

3.11信息管理

部门信息管理包括两个部分：信息发布与信息浏览，其中信息的浏览可以通过多种组织方式。而信息发布及管理涉及到多种信息形式的发布，根据不同的权限，可以发布不同类型的信息。信息管理的操作界面如下图（3-11）所示

图（3-11）

3.11.1信息发布与管理

信息发布的类型分成多种，通过系统管理中的定义，定制不同的用户可以发布不同类型的信息。但是无论是哪一种信息，都需要经过创建、编辑、审核这几个步骤才能完成整个发布过程。见图（3-11-1-1）。

图（3-11-1-1）

图（3-11-1-2）

1）信息列表：对已发布信息按照其状态，分类检索，具体操作参见下图（3-11-1-3）：

图（2-3-8-1-10）

3.11.2信息浏览

用户可以在系统的政务信息、部门信息栏目以及公务网专题等区域浏览分类信息。政务信息、部门信息栏目以及公务网专题等是将信息按照不同的方式组织以便满足不同需求的人，不管是何种方式组织，最终目的是为了查阅信息的详细内容，用鼠标选择一个信息，将出现一张显示信息的详细页面（参见图3-11-2-1）。 

◆信息内容显示区

显示信息的具体内容。同时可以有两种操作可以进行。

打印：可以将信息打印成纸质文件进行存档。

收藏：将信息收藏到您的收藏夹中，可以方便以后查阅。

此外，还可以生成传阅件.

图（2-3-8-2）

注：信息按属性浏览的规则是：只有发布该信息的部门下的用户，或者经授权的可浏览该部门的用户可以按属性查阅这些信息。

3.12信息采编/内刊管理

一般用户只能报送信息。只有部门的内刊管理员可以采编信息并发布内刊。默认情况下内刊管理的操作界面如下图（3-12-1）所示

图（3-12-1）

3.12.1内刊发布与管理

1）信息报送：各单位的内刊发布员负责新内刊的录入操作。上报相关内刊发布部门审核。具体操作见下图（3-12-1-1）所示：

图（3-12-1-1）

2）待编信息：内刊和普通的信息相同，也是需要通过编辑和审核通过后才能形成期刊，真正的发布出去。当内刊信息创建完毕，提交报送后，将会在待编信息列表中列出，如下图（3-12-1-2）所示，在内刊列表中，通过“管理工具”栏可以对相应的内刊做编辑通过（编成期刊）和删除内刊等操作。

图（3-12-1-2）

✧列出待编内刊：点击管理工具中的列出待编内刊菜单，列出全部的待编内刊。“待编”，表示此篇内刊属于刚创建完毕，只有编辑通过（编成期刊）后才可以进入待审状态。见下图（3-12-1-3）所示：

图（3-12-1-3）

✧列出退回内刊：点击管理工具中的列出退回内刊菜单，列出全部的退回内刊。“退回”，表示该篇内刊审核没有通过，被退回，需要重新编辑。见下图（3-12-1-4）所示：

图（3-12-1-4）

✧删除选中内刊：点击内刊列表条目前的检查框，再选择管理工具中删除选中内刊菜单，可一次删除一篇或多篇内刊。见下图（3-12-1-5）所示：

图（3-12-1-5）

✧查看选中内刊：点击内刊列表中每行前的检查框（单选），再选择管理工具中查看选中内刊菜单，或者点击相应的标题，可以显示该内刊信息内容，并对其做出相应的操作，如修改，删除等。具体操作见下图（3-12-1-6）所示：

图（3-12-1-6）

✧编成期刊：点击内刊列表条目前的检查框（可多选），再选择管理工具中查看编成期刊菜单，在待编内刊中选择编辑成期刊,会列出该用户管理权限内的内刊类型,选择填写期刊号,系统会把几篇WORD文档整合成一期内刊了。具体操作见下图（3-12-1-7）和（3-12-1-8）所示：

图（3-12-1-7）

图（3-12-1-8）

在用期刊：所有审核通过的并发布的期刊进入在用期刊列表。已发布的期刊（在用期刊）也可以撤回，撤回表示该期刊不能再被其他用户所查阅，同时撤回的期刊仍旧保留在待审期刊列表中，其状态为“撤回”。同时，其所包含的内刊的状态也为“撤回”。您可以随时在将其通过以供他人查阅。具体操作见下图（3-12-1-9）所示：

图（3-12-1-10）

已报信息：内刊发布人上报的内刊可以在已报信息列表中浏览。已报信息（内刊）有4种状态。新发布未编入任何期刊的，状态为“待编”。已编入某个期刊的内刊并且发布为“在用”。编入期刊后审核未通过的，状态为“退回”。编入期刊，发布后被撤回的，状态为“撤回”。具体操作见下图（3-12-1-11）所示：

图（3-12-1-11）

4．常见问题及解决方法

a)问题一

登录页面输入用户名及密码后提示“用户不存在或者口令错误”。

解决办法：

请检查用户名及密码是否输入正确，注意区分大小写。

如果忘记密码，请联系分机构管理员或系统管理员修改密码。

b)问题二

在公文处理中，拟稿时，不能打开Word进行拟稿；

解决办法：（详见IE的 ACTIVEX 控件的设置）

    IE控件没有正确设置。具体设置方法如下：

1．打开IE窗口，选择工具——Internet选项；

2．此时系统弹出对话框如下所示，选择该对话框上方的“安全”标签；

3．再选择“本地Intrnate”点击“自定义级别…”按钮，弹出“安全设置”界面，在其中的对话框上将“ActiveX控件和插件”的子项都设置成启用；

4．随后，按“确定”按钮，系统将弹出“警告”界面（是否要更改该区域的安全设置），按“是”即可；

5．最后，按“确定”完成设置，关闭IE后重新登录系统。

c)问题三

打开公文时，发现公文标题字体大小不一。

解决办法：

您使用的电脑没有安装华文中宋字体的原因。根据规范，目前大部分公文的标题使用华文中宋字体进行编辑。如您的电脑没有安装该字库，即会导致该现象的发现。下载华文中宋字体库，复制到C:\\WINDOWS\\Fonts文件夹下解决（C:\为系统盘）。（可到软件下载处进行下载）。

d)问题四

打开文件时出错，提示“应用程序发生异常，未知的软件异常（oxc0000409），位置为ox1000714c。”按“确定”后所有页面全部关闭。

解决办法：

电脑IE 7 加载超级兔子导致。禁用超级兔子后解决。

e)问题五

打开网上办公或文件时，出现“active 控件”等提示。

解决办法：

 1．打开IE窗口，选择工具——Internet选项；

2．此时系统弹出对话框如下所示，选择该对话框上方的“安全”标签；

3．再选择“本地Intrnate”点击“自定义级别…”按钮，弹出“安全设置”界面，在其中的对话框上将“ActiveX控件和插件”的子项都设置成启用；

4．随后，按“确定”按钮，系统将弹出“警告”界面（是否要更改该区域的安全设置），按“是”即可；

5．最后，按“确定”完成设置，关闭IE后重新登录系统。

f)问题六

    公文显示区域显示为非，公文编辑后不可进行保存的需要进行控件更新，具体方法如下：

    打开IE，“工具-Internet选项-常规-设置-查看对象”，删除“iWebOffice Control”，然后重启IE。新的控件才能起作用。