销售档案归档管理细则

第一条 为了规范东升龙科技（深圳）有限公司（以下简称“公司”）销售合同管理工作，保证公司信息管理工作顺利进行，促进公司销售运营工作，特制订本管理细则。

第二条 本细则所称的档案是销售合同及销售管理文件，本着“真实、完整、准确、及时”的原则，从销售合同签订直至销售实施的全过程文件归档管理，对公司的销售运营提供可靠的数据支持和可溯性服务。

第三条 公司建立销售合同档案的目的

方便销售工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策及售后服务。

第四条 档案的基本内容

（一）《销售合同信息登记表》

（二）《销售合同》

（三）客户资料（营业执照类、开票资料等）

（四）、报关单（代理证明）、装箱单、出库单、运单、回单、质检报告

（五）客户补充协议、其它资料（包括售后服务）

第五条 销售合同档案按照业务发展流程编制，实行动态化管理，具体内容为：

（一）跟单员负责填写销售合同的基本信息。具体内容参见《销售合同信息登记表》。

（二）由业务员提供销售合同，跟单员填写合同重要条款电子档。

（三）跟单员依据自己日常工作收集的合同执行信息，在档案中填写补充信息。

（四）跟单员收录整理合同档案后，交由部门负责人审核确认

（五）跟单员对每月、每季度、每年度销售合同材料存档管理。

第六条 销售档案由跟单员统一管理。

第七条 业务员在提交合同前要认真审核、校对，确保档案的真实准确性。 

第 所有档案均需有经办人、部门领导审批签字方可入档。 

第九条 档案以具有法律效力的文件纸质文档为主（印章和签署是文件生效的主要标志），电子文档为辅，纸质、电子两种文件一起归档，形成内容相同的两套销售档案。

第十条 档案管理员的职责

 （一）建立合同档案，建立合同档案管理台账。档案应当填写完整的目录并编号，以备查询和资料定位；档案每年分年度清理，整理成电子文档和纸面文档两大类。纸面文档按类装订成固定卷保存。负责管理档案人员应正确、详尽地填写档案封面的各项内容，以便方便、快捷地进行业务操作。

（二）负责各类归档档案的收集、整理、编目、装盒、入库，负责档案的借阅和归还档案的整理入库。

（三）定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

（四）保证原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第十一条 档案归档

（一）归档要求

  归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。凡对部门有保存价值的各种文件、资料等，部门有责任及时归档，并对归档文件资料的真实性、完备性负责。

（二） 合同整理原则及方法

(1) 合同代号的组成（01/2018-0001）

部门代码/年度—序号

部门代码：01  

年度——四位阿拉伯数字

序号——四位阿拉伯数字，不足四位补零，指本部门买卖合同序号

(2) 合同整理与分类管理

 合同目录放在第一页里,合同文本按合同目录顺序放入；一个文件袋为一类合同，第一页是目录（信息登记表），后面的逐页就是对应目录的合同文件。有多类合同就用多个文件袋（档案合），可用不同颜色的文件夹来区别。

（3）管理档案人员应注意档案的存放，应在方便取用的同时，注重档案的保密。

第十二条 借阅

（一）每位业务员有权随时查阅自己所负责合同的档案记录。

（二）总经理、业务部负责人有权查阅公司所有销售合同的档案记录。其它业务员或相关部门负责人需查阅不属本部负责的销售合同档案时，需办理《借阅档案申请表》，送业务部负责人审批后方可查阅。

第十三条 档案借阅者必须做到

（一）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（二）注意保密，严禁擅自翻印、抄录、转借，防止遗失。

第十四条 档案管理、修改与销毁

（一）档案资料盘点与抽检，近半年的档案，年终盘点当年的档案，抽检1年以上的档案。

（二）档案管理应当保持动态性，根据新的行业发展趋势，不断地补充新资料。

（三）合同档案存在差错，应当及时进行修改。对档案进行修改前要经过部门负责人的同意批示，并在留存修改记录，和修改原因。

（四）对错误档案、死档进行及时的销毁和删除。由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》，提交部门负责人审核，经总经理批准后，指定专人监督销毁。档案管理员应当认真核对，经批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

                                    东升龙科技（深圳）有限公司市场部

                                            2018年04月02日