公章的使用及管理规定

一、总则 

为规范公司印章管理，保证公司印章使用的正确性、规范性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。

二、印章的使用范围和管理权限

财务部对公司的行政公章、法人章、合同专用章、财务专用章、专用章、业务专用章的管理和使用负全责，承担用印后果。用印时，必须获总经理审批后，方可办理。

三、印章管理的相关规定

1、公司各类印章由财务部管理。

其主要职责包括：

①根据公司需要确定公司印章的种类、使用范围、数量；

②组织印章的刻制、发放、停用和销毁；

③设立公司印章档案，负责备案登记；

④管理公司行政公章，负责公司行政公章用印；

⑤监督、检查印章管理制度的执行情况。

2、印章的刻制

公司印章的刻制由总经理办公室行政部统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。

根据工作需要或因印章散失、内容变更、损毁、被盗等原因，需新刻或重刻印章时，应及时提出书面报告（附件一），总经理核准后，按照国家有关印章刻制的规定进行刻制。

申请刻制好的印章应在行政部进行登记。行政部应将每个印章登入“印章登记卡”（附件二）内，建立档案，并将此档案永久保存。

3、各类印章的使用范围

行政公章可用于公文、签订合同、报表上等。

法人章可用于支票、签订合同、报表上等。

合同专用章可用于各类合同、协议等。

财务专用章可用于支票、收据、、报表上等。

专用章：用于各类。

业务专用章：用于企业的业务活动或其他证明材料。

4、印章的使用

公司公章用印必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经总经理审批后方可用章，同时印章管理员应设立使用登记台帐（附件三），严格审批和登记。公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致，严格把关。

用印材料必须已经填写完毕，注明日期，字迹须清晰、正确。加盖印章时用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。印章管理员不得在申请人所持空白格式化文件上加盖印章。如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经总经理书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作的，归来必须向公司汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。

5、印章的停用

当公司名称变动、印章损坏、遗失或被窃时，印章必须停用。印章停用经总经理批准后，印章保管人及时将停用印章封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

6、携印章外出

印章一般不得携带外出使用，如因特殊情况，需携带外出，必须经总经理审核后由印章管理员携带前往。若印章管理员不便前往时，须经总经理批准后方可携带外出，并由印章管理员作好记录，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

7、印章的保管

公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司印章的使用必须登记记录。

四、对印章违规使用行为的处理办法

1、未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制公司印章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其法律责任，由此造成的民事、行政、刑事责任，由当事人本人承担。

2、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。

3、印章管理员因使用公章不当而造成损失的，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人员违反公司印章管理制度，不当使用印章，一经发现应与印章管理员承担同等的责任。

五、本制度自发布之日起施行，由总经办行政部解释并修改。

六、附件

1、《刻制印章申请表》

2、《印章登记卡》

3、《用印审批单》

4、《公司公章用印登记表》

附件一：

刻制印章申请表

印章登记卡

登记日期

用印审批单

公章用印登记表

2、填写必须认真、清楚、详细；

3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。

汉易商场

2020.6.28