一个独特的EHS文件记录管理方法

(2007-05-20 17:29:01) 

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分类： EHS体系 

   因为现在的公司经常得应付各类审核（Audit），每年的客户审核、EHS体系第三方审核、EICC审核以及相关法规流程的办理等等，所以EHS体系的资料管理就显得尤其重要了！

   幸好，我们一个老大曾经在某巨公司做或三年QEHS体系管理工作，在应付过几年的方方面面重要审核后，自称文件管理专家和黑带级“作假高手”！不过老大在这方面也确实有几手，比如在文件资料管理方面，他一直所鼓吹一个方法：“9个File(文件)”就是将整个EHS体系的具体运行大略分成9个部分，然后依据这九个部分来归类整理文件和相关的记录，一目了然！！如果真正依据此思路整理好了相关文件和资料，基本就不用怎么担心审核了！

   下面就分享一下我们这位老板的独门方法：9个File

No.1: 风险因素和环境因素

1.各部门环境因素和危险因素识别记录（部门经理审批）

２．ＥＨＳ会同各部门代表对各部门环境因素和危险因素识别记录评估的记录及结果（ＥＨＳ管代批准）

３．重大环境因素和和危险因素清单

４．因扩／新／改／增而引起的因素变更的识别／评估记录。

５．因外部／内部／客户审核／管理评审及重大环境事故引起的新的因素的识别／评估记录．                       

6。定期（年度）评审环境因素和危险因素及采取相应措施的记录

No.2: 法律法规及其他要求

１法律法规获取渠道清单．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

２法律法规接收记录

３法律法规接收后评估的记录

４法律法规接收并经评估后的执行记录

５法律法规清单

６．定期评估法律法规符合性的记录．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

７．针对法律法规定期评估结果采取相应措施的记录．

8．客户ＥＨＳ要求汇整清单

9．客户ＥＨＳ要求接收与评估记录

10．根据评估记录采取纠正预防措施的记录

11．ＩＳＯ１４００１：２００４标准

12．ＯＨＳＡＳ１８０００:1996 标准

13．其它行业标准

No.3: 目标指标和管理方案

１．各部门ＥＨＳＯ／Ｔ

２．公司Ｏ／Ｔ清单／清单（ＥＨＳ管代／ＧＭ批准）必须与ＥＨＳ重大因素清单对应

3. 定期回顾执行情况的记录

No.4: 监测和测量

１．废水排放管道图

２．废水排放位置图

３．废水／废气排放监测计划

４．废水／废气排放日常监测记录

５．废水／废气排放外部监测报告

６．针对废水／废气排放日常／外部监测报告中不符合项的纠正预防措施及执行的记录        

７．危险固体废弃物处理供应商资格记录

８．危险固体废弃物处理

９．每月危险固体                                                        

10 工伤统计数据                                                                      

12。PPE统计资料  

No.5: 沟通及相关方运行

１．ＥＨＳpolicy在公司内部传达的记录　

２．ＥＨＳpolicy传达到相关方的记录

No.6: 内审和外审

１．外部审核计划

２．外部审核报告

３．针对外部审核不符合项发出的ＣＡＲlist

４．外部审核不符合ＣＡＲ的纠正与预防

６．open会议记录

7.close会议记录

8．内部审核计划

9．内部审核报告

10．针对内部审核不符合项发出的ＣＡＲlist

11．内部审核不符合ＣＡＲ的纠正与预防

12．内部审核员13.checklist                                                　　

14．首次会议记录　　

15．未次会议记录

16.审核员资格记录

No.7: 管理评审和其他委员会会议

１．ＯＨＳＡＳ management review plan

2.ＯＨＳＡＳ management review notice

3.ＯＨＳＡＳ management review meeting signature record 

4.ＯＨＳＡＳ management review presentation

5.ＯＨＳＡＳmanagement review meeting minutes

6.针对管理评审报告中指出的不足采取纠正预防措施的记录

No.8: 培训及演习

1.EHS 培训需求调查记录

２．EHS 培训需求调查结果评估记录

３．EHS 培训计划

４．针对EHS培训计划中每一需求的培训执行记录

５．年度／每次EHS 培效果评估记录

６．EHS 培训教材

８．针对年度／每次EHS 培效果评估结果的纠正预防记录

9化学品泻漏演习记录

10消防演习记录

No.9: 资质和证书

１．公司ISO14001:2004 certificate 

2.公司ＯＨＳＡＳ１８０００:1996 certificate 

3.ISO14001:2004内审员名单

４．所有ISO14001:2004内审员的证书

５．ＯＨＳＡＳ１８０００:1996内审员名单

６．所有ＯＨＳＡＳ１８０００:1996内审员的证书                                  

７．电工名单及上岗证 

８．叉车／天车作业员资格证

９．电梯工上岗证

１０．安全主任资格证

１１．企业负责人安全责任书

１２．废水／废气排放口license　

１３．特种作业人员清单单                                                                   

14危险固体废弃物处理供应商资格记录                                                            

15新/改/扩建项目环境影响评价报告                                                              

15各公司环境影响评价报告

16.PPE供应商资格记录．