应用文写作要求

工作总结

一、工作总结格式要求（word形式）

（一）工作总结的打印要求

1、工作总结要用A4纸打印，正文中的任何部分不得超出A4纸边框以外，A4纸不得随意接长或截短。（页边距上下左右均为2cm）

2、每页应有页码（在页面的底端，居中），工作计划如果多于1页应当装订起来。

（二）工作总结的格式细则

1、大标题：黑体，小二号，加粗，居中，设置段前、段后距为1行，行距为固定值36磅。

2、第一级标题：黑体，小三号，居中，段前、段后距为1行，行距为固定值36磅。 

3、所有标题均单独占行书写。

4、正文：均为宋体，小四号，首行缩进2个字符，段前、段后距为0行；行距为固定值20磅。

5、汉字、标点符号必须符合国家公布的规范标准。

如：标点符号应按照新闻出版署公布的“标点符号法”使用。

、 ， ； 。 ！ ? ： “” （） …… —— 

   ,   ;  .  !   ? :   “”    ()        

6、工作总结中如有图表，应按照以下格式要求

（1）图

A、图序（如图1、图1-1等）及图名置于图的下方，居中排写，字体为宋体五号。

B、有需要的话，可在图名的之下加附图说明，字体为宋体小五号。

（2）表格

A、表格应随文给出，先见文后见表，字体为宋体五号。

B、表序（如表1、表1-1等）及图名置于表的上方，居中排写，字体为宋体五号；

C、表格若分页，表头应重复写，并在右上方写“续表**”。

7、落款：宋体，小四号，段前、段后距为0行，行距为固定值20磅，右对齐，如：“二○○九年X月X日”，数字采用“○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。

二、工作总结内容要求

用词要简明扼要、具体明确，造句必须准确，不能含糊。一般包括以下几方面内容：

（一）标题

1、文件式标题　一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《 XX部门2009年下学期工作总结》。 

2、双行式标题　即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位。例：《XX活动总结——XX部门》。

（二）引言

　   一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

（三）主体

应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分， 标序加题，逐一写来。 

（四）结尾

作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。

（五）落款

    日期，如：“二○一二年X月X日”

注：工作总结文档的命名应为：“ XX部门2012年下学期工作总结”。

附：模版如下：

XX部门2012年工作总结

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（引言，宋体，小四号，段前、段后距为0行，行距为固定值20磅）

第一部分 过去一学期工作回顾和总结（宋体，小四号，段前、段后距为0行，行距为固定值20磅）

（一）XXXXX

  1、XX

  2、XX

（二）XXXXX

（三）XXXXX

第二部分 工作不足（宋体，小四号，段前、段后距为0行，行距为固定值20磅）

（一）XXXXX

  1、XX

  2、XX

（二）XXXXX

（三）XXXXX

第三部分 工作展望（宋体，小四号，段前、段后距为0行，行距为固定值20磅）

（一）XXXXX

  1、XX

  2、XX

（二）XXXXX

（三）XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（结尾，宋体，小四号，段前、段后距为0行，行距为固定值20磅）

XX部门

二○一○年X月X日

调查报告

一、概念与特点

调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。 

调查报告有以下几个特点： 

（一）写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。 

（二）针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。 

（三）逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。 

二、分类 

调查报告的种类主要有以下几种： 

（一）情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。 

（二）典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。 

（三）问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。 

三、写法 

调查报告一般由标题和正文两部分组成。 

（一）标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》，提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式，如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。

（二）正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。 

1．前言。有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。 

2．主体。这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。 

3．结尾。结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。

请示

第一节  请示概述 

请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。本节着重介绍请示的概念、特点和类型，并与报告作比较。 

一、概念

办法规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。” 

1987年正式发布《国家行政机关公文处理办法》之前，请示和报告在工作实践中经常出现混淆不清的错误。其后，尽管国家已有权威的规定，但在实际中还是出现不少错误。应当指出，自提高发文机关规格于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》后，就不能再现出现上述的错误了。 

二、特点 

请示的特点可以在与报告的比较中看出。 

（一）陈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。 

（二）求复性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求作出明确答复。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。 

（三）超前性。请示行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。而报告则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。 

（四）单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文数事。 

三、类型 

请示的分类主要是根据行文的目的和内容的不同来进行的。通常可分为两种。 

（一）事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。 

下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。 

（二）性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。 

第二节  请示写作 

请示的写法及结构，在行政公文中应该说是比较规范的。 

请示包括标题、主送机关、正文和落款署，结构完整规范。 

（一）标题。请示标题一般要写明“发文机关+事由+文种”，发文机关有时可以省略，如前面提到的《关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》。写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。 

（二）正文。请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。 

1．原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。原由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。 

2．事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清楚，重点要突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。如《关于丹霞山风景名胜区列为国 

家重点风景名胜区的请示》的最后一句话：“现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区，请审批。” 

请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况。否则，不得要领，不知要求解决什么问题。

请示：请示是下级向上级请求批示或批准的公文。

　　格式：

　　1、标题。

　　2、称谓。

　　3、正文：请示的原因、请求的原因及作法。

　　4、结尾常用结束词：\\“当否\\”、\\“请批复\\”，\\“妥否\\”、\\“请批示\\”。最后署名、日期。

　　范例：

XX学院XX协会关于举办社团活动的请示

XX学院学生工作部：

大学生社团活动是实施素质教育的重要途径和有效方式，在加强社团文化建设、提高学生综合素质、引导学生适应社会、促进学生成长成才等方面发挥着重要作用，是新形势下有效凝聚学生、开展思想政治教育的重要组织方式。

XX协会为了迎合社团文化节，展示协会的个性风采，体现社团间合作意识，培育我们社团文化，凝聚新生活力，激发大家积极向上的生活热情，XX协会将举办小型社团活动。

具体事宜如下：

一、活动地点：

XX

二、活动时间：

XX

三、参与人员：

XX

　　妥否，请批示。

  XX学院街舞协会

                               负责人：XX

                                X年X月X日

致家长的一封信

尊敬的家长：

日月开新元，天地又一春。值此辞旧迎新的美好时刻，全校教职工向您表示衷心的祝福：祝您新春愉快、吉祥如意、阖家欢乐、幸福安康！

2012年，我校紧紧围绕“育人为本，质量立校，特色强校，和谐兴校”的办学理念，在深化教育教学改革、规范学生管理、创建和谐校园、优化育人环境等方面都取得了令人瞩目的成就，呈现蓬勃发展的良好态势。

硕果累累辞旧岁，希望满怀迎新年。我们真诚的希望您在新的一年里，继续关注、支持学校各项事业的发展，也希望您能够利用假期与您的孩子将强沟通，了解孩子在校的思想、学习、生活等情况。

志存高远，责任为先。新的一年，我们将继续秉承“团结、勤奋、严谨、求是”的优良校风，与时俱进、开拓进取，为学生的成长、成才创造更加良好的坏境。同时，我们真诚欢迎家长对我校学生工作提出宝贵的意见和建议。

学校寒假从X年X月X日开始，X月X日报道注册，X月X日正式上课。请您督促您的孩子按时返校。

最后，衷心祝愿您及家人新春快乐、万事如意！

                                                    XX学院

                                                   X年X月

各部门联系电话

新闻稿

　　（1）标题：是新闻内容的提要。除正题外，前面可家加引题，后面可加副题。

　　（2）导语：开门见山，简明扼要地写出新闻事实或中心。有叙述式导语、描写式导语提问式导语等。

（3）主体部分：具体展开事实的叙述或进一步突出中心。新闻及时、准确地报道国内外新近发生的重要事件，一般篇幅较短。基本要素是时间、地点、事件等。内容必须真实，要“用事实说话”。

范例：

红网长沙3月28日讯（记者 刘怡斌）今天下午，长沙环境保护职业技术学院“人人成才，文明修身”系列主题活动正式启动。

启动仪式上，长沙环境保护职业技术学院院长吕文明发言表示：美丽湖南，道德先行；建设美丽校园，也要道德先行。菁菁校园，学子圣地，营造一个健康、文明、有序的校园环境是我们每一名在校学生义不容辞的责任。希望通过此次“人人成才，文明修身”系列主题活动，倡文明之风、践文明之行，进一步提升大学生的思想道德水平和文明素养，培养全面发展的新型环保人才，营造文明和谐、环境美好的校园氛围。

本次“人人成才，文明修身”系列主题活动由“相信自我，人人成才”和“明礼为先，内外兼修，争当文明大学生”两部分主题教育活动组成。其中，“相信自我，人人成才”主题教育活动包括“美国青年学习与生活”、“如何走进美国高校生活”专题讲座；“大学生创业意识培养教育；开展“成人宣誓”、“我的”以及“三生观”主题系列活动。“明礼为先，内外兼修，争当文明大学生”主题教育活动包括大学生文明礼仪知识系列讲座；国学大讲堂、文学艺术欣赏；开展“崇尚节俭，低碳生活”光盘行动、校园禁烟宣传、大学生文明离校、“文明上网与网上文明”、“修身、责任、奉献”主题班会等教育活动；举办优秀文明大学生典型事迹交流会等。

学院“人人成才，文明修身”系列主题活动从2013年3月启动，从宣传动员、组织实施到总结表彰三个阶段予以开展，到2014年1月结束，希望通过此次活动能够谱写出环保学院大学生文明新气象。