档案保管工作制度

    一、保管方法：

综合档案室集中分类保管。

（1）科技档案：按基建档案、设备档案、生产技术档案、科学技术研究档案、底图档案等分类保管。

（2）文书档案：按年代、保管期限：永久、长期、短期等分类保管。

（3）会计档案：按年代、账簿、凭证、报表分类保管。

（4）底图档案：按设备、备品、工程项目等分类保管。

二、保管要求：

（1）库房、办公室、阅卷室要分开，保持清洁卫生，提供良好的保管、利用条件。

（2）库房要有防光、防尘、防潮湿、防火、防盗、防鼠、防虫、防高温等措施。

（3）库房温度保持在14~24℃，湿度保持在45~60%。

（4）档案要排列整齐、类别清楚，方便提供利用。

（5）定期检查、核对库存档案，做到账物相符。

（6）对破损的档案要进行一定的技术处理，恢复其机械强度和耐久性。及时修补破损图纸或重新复制。

三、保管条件：

（1）维护档案的系统、整齐、严格执行档案的收集工作，不齐全的档案不予验收。

（2）维护档性，严格遵守底图保管、更改制度，随变随改，不得有误，并与经济责任制挂钩，做到物档相符。

（3）保证档案的安全，存放地点安全可靠，设施齐全，符合保密要求。

（4）阅览室，为利用者提供查阅、抄写等方便条件，提高档案的利用率。

（5）库房装有防盗报警装置，确保档案安全。

洛阳双源热电有限责任公司

底图保管更改制度

综 合 档 案 室

二OOO年元月

底图保管、更改制度

    一、底图入库的质量要求：

    1、凡入库底图必须保证图面清晰，图纸完整无损，字迹端正、边框尺寸标准化；

2、底图标题栏必须有各级职能人员的签名；

3、标题栏中的设备或工程题名准确，图号便于分类归档和编目查询；

4、底图档案员有权拒绝不符合上述质量要求的底图入库。

二、底图保管：

1、凡入库底图都在登录底图档案分类目录，进行统一归档管理。

2、保管期限确认，对入库底图的保管期限原则上按蓝图（存档的基建或设备原图）所要求的保管期定。当存档蓝图需销毁时，应同时提取底图一并销毁，并且在底图档案分类目录中注明。

3、严格保管条件。库房的温度要控制在14~24℃，相对湿度45~60%较为适宜。并要做到防火、防光、防尘、防虫、防鼠、确保底图完好。

4、所有底图扎边，存放采取平放装入牛皮纸袋。

5、每年春季投入一次灭虫剂。每年四季进行一次账、物、卡清点，达到账物相符。

6、对破损底图及时修补，保证档案无损、完整。

三、更改制度：

1、科技档案是生产建设和科技活动的真实反映与记录，为了保持其真实性和准确性，任何人不得擅自修改与涂抹。

2、综合档案室应经常和各生产部门和科室取得联系，掌握生产情况，档案管理网络人员要经常将实际生产中的变更情况，上报综合档案室，以便做到及时修改和补充档案，保证档案与现场实际相符。

3、已归档的档案，如需修改和补充，要由总工程师授权有关生产部门和科室，并按以下规定进行。

4、修改归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

5、修改内容较少时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送变更通知单，采取“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。并签署修改人姓名和修改时间。更改蓝图时必须同时更改底图。

6、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

7、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重拳编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

8、档安管理人员应认真检查更改后归档的图纸，如发现未按规定更改的或更改模糊不清的，或只更改蓝图未更改底图者，要责成有关人员限期更改。

洛阳双源热电有限责任公司

图纸复制及底图管理制度

综 合 档 案 室

二OOO年元月

图纸自制及底图管理制度

1 主题内容与适用范围

    1-1  为加强图纸复制和底图管理，既满足生产要求，又防止图纸差错与浪费，特制订本标准。

1-2本标准规定了图纸审批手续、图纸复制和底图管理。

1-3本标准适用于全公司各单位图纸复制及底图管理。

2  图纸审批手续

    2-1  凡运行系统图由生产部门运行技术人员审核（或生产部门运行副主任审核），生技科有关专责人员审定，总工程师批准。

    2-2  生产建筑平面布置图、总体设计图先经土建专责人员校核，生技科长或有关专责人员审定，总工程师批准。

    2-3  心涉及生产建筑结构部分改变，或生产设备重要部分整体结构改进的总装图或系统图，必须经生技科有关专责人员审核，总工程师批准，修改人签字。

    2-4  本公司加工的备品、配件加工图及较小的改进图由生产技术人员审核，主任批准。

    2-5  凡外部订货的备品、配件图由生产技术人员审核，生技科备品专责人员审定，生技科长批准。

    3  图纸复制

    3-1  全厂系统图，由总工程师规定发放范围，综合档案室统一复制，统一发放。

    3-2  电气二次图及热工二次线图，由分场负责描绘，综合档案室复制，但一次复制不超过10份，经统一登记后领取。

    3-3  凡备品图、改进工程图、平面图、系统图经审批后，交综合档案室描，复制份数根据实际需要而定，一般不超过三至七份，复制后由档案室统一登记后领取。

    3-4  凡须复制的图纸，均须经过绘图（或设计）、审查、描图、校对、批准等项签字手续后，档案室方能给予描绘或复制。

4底图管理

    4-1  凡全厂的各种系统图、平面图、建筑施工图、设备结构图、改进工程图、备品加工图等的底图均应由综合档案室保存。

    4-2  为有利于工作，凡电气二次线图和热工二次线图的底图原则上由分场有关班组保存。

4-3综合档案室保管的底图，原则上一律不外借。

洛阳双源热电有限责任公司

综合档案整理工作制度

综 合 档 案 室

二OOO年元月

综合档案整理工作制度

一、档案整理原则：

    1、把企业档案加以系统整理，并通过编目将其内容与成份揭示出来。

2、企业档案分类是以企业全部档案为对象，依据企业职能，结合企业档案构成的内容特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。

二、整理工作的内容：

1、分类。

2、编目。

三、整理工作的要求：

    1、分类的要求按照《电力工业企业档案分类规则火电企业档案分类表》

    ⑴一级类目：电力工业企业档案分类设十个一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、产品（生产）、科学技术研究、基本建设、设备仪器。

⑵二级及二级以下类目的分类：

党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、人事劳资和除会计财务以外的财务管理等，大类按问题兼顾组织机构进行分类。

财务管理类的会计财务按文件的形成分类。

产品类根据专业性质分类。

科学技术研究类按专业性质和课题分类。

基本建设类按项目和专业性质分类。

⑶二级及二级以下类目的设置详见《分类表》。《分类表》中的类目设置是电力工业企业档案分类的基本类目。类目的级位表示上、下位的隶属关系。

本公司可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目，没有实体档案的类目可空号不用。

2、类目标识

电力工业企业档案分类的类目统一用阿拉伯数字标识。

电力工业企业档案分类表最多设有四级类目，各级类目都有用0—9标识。

不同级类号之间直接联接。

3、编目要求

总目录，应按档案的先后顺序，以案卷为对象编制。

分类目录，应按档案的分类排列次序，以案卷为对象编制。

洛阳双源热电有限责任公司

综合档案收集工作制度

综 合 档 案 室

二OOO年元月

综合档案收集工作制度

    一、收集内容：

    1、科技档案包括：电力生产（6）、科学技术研究（7）、基本建设（8）、设备仪器（9）等活动中形成的技术资料。

    2、文书档案包括：党群工作（0）、行政管理（1）、经营管理（2）、生产技术管理（3）、财务审计（4）、人事劳资（5）形成有价值的文件材料。

    3、会计档案包括：会计账簿、会计凭证、会计报表。

    二、收集时间：

科技档案在各类项目完成后，按照不同的收集时间要求，尽快交到综合档案室。

当年形成的文书档案在第二年一季度上交综合档案室。

每年形成的会义档案，由会计部门整理立卷，当年的会计档案在会义年度终了后，原则上由会计部门保管一年后，最迟不晚于两年后一季度移交综合档案室。

三、做好档案的收集工作是保证档案齐全完整的先决条件，必须做好以下几点：

1、做好会议归档，出差人员凡带回的资料费收据，都要以综合档案室签字，会议文件归档方可给予报销。

2、做好设备开箱验收工作，及时参加设备开箱并将开箱时的说明书、图纸、清单、合格证归档，认真填写设备开箱验收登记簿。

3、加强重要基建工程资料的收集工作，及时参加工程竣工验收会。

3、做好各类档案的超前收集。

洛阳双源热电有限责任公司

综合档案管理标准

综 合 档 案 室

二OOO年元月

综合档案管理标准

    1、主题内容与适用范围

本标准规定了档案管理职能，管理内容与要求，检查与考核。

本标准适用于我厂科技档案、文书档案和财务档案的管理工作。

2、引用标准及规范

GB/T11822-科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T9705-88文书档案的案卷格式

GB/T11821-照片档案管理规范

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案实施办法》

《国营企业档案管理暂行规定》

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》

《科学技术档案工作条例

《会计档案管理办法》

《电力工业企业档案分类规则火电企业档案分类法》（资料选编）

《河南省电力工业局企业标准Q/41DL201-94档案管理标准》

3、术语

3.1企业档案

企业档案是企业有各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，并包括计划、经营销售、物资管理、劳动人事、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。

3.2  类目

类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。

3.3文件材料

文件材料是指记录和反映电力工业企业各项活动的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件总称。

4、管理职能

    4.1  公司综合档案室，负责全公司的科技档案、文书档案和财务档案的全面管理工作，并指导、督促兼职档案员的工作。

    4.2  各生产、科室负责人，对本单位应归档材料的完整、准确、系统性负总的责任，为此应确定专人作为兼职档案员，并经常督促检查其工作。

    4.3  各生产、科室兼档案员主要负责各类归档材料的收集、积累、整理和按规定时间送归公司综合档案室等工作，在业务上接受公司综合档案室的指导。

5、管理内容和要求

5.1文件材料的归档

    5.1.1  归档范围

    5.1.1.1  上级颁发和针对本公司职能活动要执行的各类文件材料。

5.1.1.2本公司召开的董事会、股东会等大型会议及专业会

议所形成的各种文件材料。

5.1.1.3本公司政工团在各项管理工作中形成的文件材料。

    5.1.1.4  本公司在生产技术、基本建设、科学研究、教学管理、职工培训、产品制造、仪器、仪表等技术管理中形砀科技文件材料。

    5.1.1.5  本公司在会计业务活动中形成的各类凭证、账薄和报表等会计文件材料、审计工作中形成的审计材料。

    5.1.1.6  本公司在工作活动中产生的并具有保存价值的各种录音、录像、照片、底片等。

    5.1.1.7  本公司在其它方面产生的有保存价值的实物等材料。

    5.1.2  归档要求及移交手续。

    5.1.2.1  归档的文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。

    5.1.2.2  归档的文件材料必须真实、准确、可靠、反映基全过程。

    5.1.2.3  归档的文件材料必须经过系统整理，组成保管单位，做到分类科学，排列系统，保管期限划分准确。案卷质量符合GB9705-88《文书档案案卷格式》和GB/T11822-《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准的规定。

    5.1.2.4  归档的文件材料应使用优质统一的A4纸，应使用符合档案要求的字迹材料，不能用铅笔、圆珠笔书写，应使用碳素墨水和蓝黑墨水书写。

    5.1.2.5  归档的案卷要做到装订牢固（线装）、整齐美观、编目齐全完备、标题书写工整，封面整洁。

5.1.2.6  归档的声像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。

5.1.2.7  会计档案归档，原则上应当保持原卷册的封袋，个别需要折封重新整理的，应当会同财会部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

5.1.2.8  归档的文字材料，应编制移交目录一式两份，交换时双方应在移交目录上签字，各存1份。

5.1.3.1  在各项工作活动中形成的各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的利用频繁的文件材料适当增加归档份数.

5.1.3.2  基本建设工程归档份数,按照电力部电建[1996]666号文颂发的《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》办理。

5.1.4.1  集中统一管理全公司文书档案。各部门当年办理完毕的具有查考价值的文件，必须有专人收集齐全，分类组卷，在第二年一季度上交综合档案室。

5.1.4.2  集中统一管理财务档案。每年形成的会计档案材料，由财会部门按照归档要求，负责整理立卷；当年的会计档案在会计年度终了后，原则上由财会部门保管一年后，最迟不晚于两年后一季度移交综合档案室保管。

5.1.4.3  各部门产生的声像材料，在拍摄、录制工作完毕后，由摄录部门及时归档。

5.1.4.4  本公司工作人员因公外出（包括出国）参观学习、考察或参加会议，带回的文件材料，应一月内归档。

5.2  档案的分类

5.2.1分类原则

    企业档案分类是以企业全部档案为对象,依据企业职能,结合企业档案构成的内容特点,保持档案之间有有机联系,便于科学管理与综合开发利用。

5.2.2.1  我公司档案按照《电力工业企业档案分类规则》、火电企业档案分类表设置的十个一级类目分类。党群工作（0）、行政管理（1）、经营管理（2）、生产技术管理（3）、财务审计（4）、人带劳资（5）、产品（生产）（6）、科学技术研究（7）、基本建设（8）。

5.2.3.1  党群工作、行政管理、生产技术管理、人事劳动和除去会计账务以外的财务管理等大类按问题兼顾组织机构进行分类。

5.2.3.2  财务管理类的会计账务按文件的形式分类。

5.2.3.3  产品（生产）类根据发电生产职能按专业性质分类。

5.2.3.4  科学技术研究类按专业性质分类。

5.2.3.5  基本建设类按项目和专业性质分类。

5.2.3.6  设备仪器分类按专业、用途分类。

5.2.4.1  我公司档案二级以下类目按《分类表》设置。

5.2.4.2  档案分类的类目要统一使用阿位伯数字标识。

5.2.4.3  档案分类的类目最多四级，各级类目都用0-9标识，不同级类号之间直接联接。

注：按“分类表”的有关规定：

(1)从1992年归档的0-6大类开始（包括：类其中888辅助建筑）一律按《火电企业档案分类表》分类组卷。

(2)根据老厂、老机组可保持原分类组卷形式不变，我厂扩建的新机组从开始立项下达任务到竣工的文件、技术材料、图纸将按《火电企业档案分类表》分类组卷。

5.2.5声像等档案分类

    声像或其它不同载体的档案不单独设置一级大类，可采用分库保管、统一分类编号的方法另行编目。

5.3  档案的编目与排架

5.4  档案的利用

5.4.1.1  公司人员借阅档案，应办理借阅手续。借阅的科技档案最多不超过2份，两周内归还，借出归还档案都要严格清点，履行签证手续。因工作需要到期不能还时，应办理续借手续。底图除集中更改外，一律不准外借。因工作需要借出时，须经领导批准，一周内归还，并办理归还手续。如需复制以过档案室负责人同意。由档案人员负责复制。不允许复制与本人所查内容无关的档案。

5.4.1.2  查借阅档案必须进行登记。凡解决的重大问题或取得较大经济效益、社会效益的事例，应及时反馈档案部门。

5.4.1.3  查阅涉密档案应办理必要的手续，“秘密”档案由档案管理人员同意，“机密”档案由档案室负责人同意，“绝密”档案由主管档案的企业负责人同意。

5.4.1.4  借阅人，应承担保护档案的完整与安全的义务。不得将档案自行拆散或变更次序，不得将档案转借他人，转抄、污损、涂改、遗失，不得自行影印或复制。

5.4.1.5  长期出差或请假人员所借的档案材料，在离厂前必须归还。若因公外出需携带档案时，须经主管领导批准，档案可带复印件或副本，涉密档案应通过保密渠道传达室递。

5.4.3.1  外单位来本公司综合档案室借阅档案，必须持单位介绍信，经主管厂长批准，在本室办理查阅手续。查阅档案可在阅览室进行，离开公司前须归还，并办理归还手续，一般不得借出或复制。

    5.4.3.2  个人或外单位需复制一般档案时,应按规定履行批准手续并收取费用。

5.4.5.1  档案工作机构对室藏档案必须编制必要的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全引目录、科技档案总目录、分类目录、底图目录、声像档案目录、专题目录、文号索引、全宗介绍等。

5.4.5.2  要加强档案管理现代化工作，尽快使用计算机联网管理档案，实现文件、档案管理现代化工作，提高储存和检索档案信息的能力和手段。

5.5  图样的修改和补充

5.5.3.1  修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

5.5.3.2  修改内容较少时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更”通知单，采取“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。并签署修改人姓名和修改时间。更改蓝图时必须同时更改底图。

5.5.3.3  修改内容较多时，应另出新图氏替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注时所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

5.5.3.4  整个保管单位内图纸作废，由新图代替，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

5.5.3.5  档案管理人员应认真检查更改后归档的图纸，如发现未按规定更改的或更改模糊不清的，或只更改蓝图未更改底图者，要责成有关人员限期更改。

5.6  档案的鉴定、销毁

5.6.1  档案的保管期限我厂根据国家有关规定、编制《档案保管期限表》，经企业负责批准后执行。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

5.6.1.1  对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

5.6.1.2  对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期（十六年至五十年）和短期（十五年以下）保存；

5.6.1.3  凡是介于两种保管期限之间的档案、其保管期限一律从长。

5.6.1.4  为便于文件材料的立卷和归档，0-5大类档案保管期限表可与案卷类目结合起来编制。

5.6.2.1  档案的鉴定必须贯彻执行党和国家有关档案价值原则，准确可靠地对档案采取定期鉴定。

5.6.2.2  由专业人员组成档案鉴定小组，在主管厂长或总工的领导下，综合档案室配合下进行工作。每次鉴定前要写出鉴定方案。

5.6.2.3  超过保管期限的会计档案，对其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及对外事务和产权转让收支凭证；精减下放、离退休、退职、公私伤亡、职工调资名册；落实、处理历史遗留问题的支付凭证；建设单位的下马工程、未完成建设项目的会计档案，均应抽由另行立卷，补充到有关档案内排架保管。

5.6.2.4  对经鉴定确无保存价值的档案，进行造册登记，并写出销毁报告，附上销毁清册经主管厂长（总工程师）批准后销毁。要销毁的会计档案要经总会计师审查，报上级主管机关批准后销毁。

5.6.2.5  销毁档案一定要到指定的地点销毁。为防止档案的遗失和泄密，销毁时应和公司保卫部门一道，由保卫部门派两人以上监销，监销人员对销毁的档案必须认真清点、核对，严格履行职责，销毁人和监销人均应在销毁清册上签字、销毁报告和销毁清册留存在综合档案室归档保存。

5.7  档案保密

5.8  档案库房管理

5.8.1.1  档案库房内外，应做到整齐、清洁。资料排放合科学，便于查找利用。

5.8.1.2  走廊、通道不得堆放杂物、使之畅通无阻。

5.8.1.3  档案管理人员办公室、档案阅文室、档案库房应分开。

5.8.1.4  档案库房要远离污染源，防止电磁、射线和有害气体（臭氧、氧化硫、硫化氢、氯等）物进与化学污染源的侵害。

5.8.1.5  定期对各种载体档案进行清理核对，做到账、物、卡相符，存毁有据。

5.8.1.6  对档案的安全情况进行定期和不定期的检查，发现有损坏和字迹模糊的情况及进进行修复和复制，尽可能延长档案寿命。

5.8.2.1  档案库房应根据档案载体，保持特性，控制好温、湿度。必要时安装空调，去湿机、增湿器等设备。对库房的温湿度做定期的测量记录，对不适应档案载体保管的温湿度要及时进行调整。

5.8.2.2  档案库房（含胶片、磁带库）的温度应控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。保存母片的胶片库温度应控制在13-15℃，相对湿度控制在35-45%。

5.8.3.1  档案柜内要投入有效防虫、防霉变的药物，要定期检查，发现问题及时处理。

5.8.3.2  高温和雨季要加强温湿度的控制，防止档案发霉。

5.8.3.3  要定期松动档案，使案卷之间透气，不可挤得过紧，在取入时尽量避免机械损伤。

5.8.3.4  库房内禁止存放食品等其它无关杂品。

5.8.3.5  档案入库时朵经过检查消毒，确无灰尘，无虫害、无霉变后方可入库。

5.8.3.6  库房要配置防鼠设施，施放鼠药或器械，做好防鼠灭鼠工作。

5.8.3.7  档案库房就配备除尘器，门、窗（双层）必须严密，防止风沙、灰尘进入，并要经常除尘，清扫。库房要控制照明，宜选用白炽灯做照明光源，防止阳光直射。库房窗帘采用外淡内暗的双层面料帘布，保持库房暗淡。

5.8.3.8  档案库房门窗必须坚固、牢靠，必要时镶嵌铁皮、铁栏、保险锁、防盗门和报警器。库房内严禁吸烟、动用明火，严禁存放易燃易爆物品。

5.9  档案的统计

6  控制措施与考核

6.1  我公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，根据《档案法》的规定，任何部门或个人都无权保存和据为已有，都应向档案室归档。

6.2  我公司档案管理工作，列入企业发展规划和年度、月度工作计划，并认真组织实施。

6.3  我公司要把文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、基建、科研、经营等工作计划和管理程序；列入有关部门的工作标准和岗位工作标准；列入经济责任制，并严格进行考核。