重庆市社会保险档案归档范围和保管期限补充通知(联合印发)

管理暂行办法有关问题的补充通知

各区县（自治县）人力资源和社会保障（劳动保障）局、档案局，北部新区社会保障局：

《重庆市医疗保险经办机构档案管理暂行办法》（渝劳社发〔2009〕23号，以下简称《办法》）实施以来，各地认真贯彻执行，为推动当地医疗保险工作发展，发挥了积极作用。为更好地贯彻《办法》，现结合《社会保险业务档案管理规定（试行）》（中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号，以下简称《规定》），就加强我市医疗、生育保险经办机构档案工作有关问题补充通知如下：

一、调整业务档案归档范围和保管期限

将《办法》中规定的医疗保险业务档案归档范围改为按照《规定》执行，分为参保管理类、医疗保险待遇、医疗保险基金统计报表类、两定机构管理类、信息系统类、两定机构申报及药品信息维护类等六大类（见附件1）。《办法》中未规定的生育保险业务档案归档范围，按照《规定》分为参保管理类、生育保险待遇类、协议服务机构管理类、基金会计类、生育保险调剂金核定材料、生育保险业务统计报表类、生育保险稽核监管类等七大类。

将《办法》中规定的医疗保险业务档案保管期限永久、长期和短期调整为永久和定期两类。其中，定期保管期限为最低保管期限，分为10年、30年、50年、100年。医疗保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。生育保险业务档案的管理期限执行标准与医疗保险业务档案保管期限相同。

二、简化业务档案整理要求

按照《规定》的要求，结合重庆医疗保险工作实际，特对《办法》中对业务档案的整理要求进行了简化（见附件2），明确了业务档案全部以“件”为单位装订，区分保管期限分别跨年度排列的整理办法。业务档案中凡属会计档案的，应按照《会计档案管理办法》和《重庆市档案局重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发〔2010〕26号）的要求整理。

原《办法》中与本文内容不一致的地方，以本通知为准。

附件：1．重庆市医疗保险业务档案归档范围和保管期限

2．重庆市医疗保险业务档案整理一般要求

                         二○一○年五月    日

附件1：

重庆市医疗保险业务档案归档

范围和保管期限

一、参保管理类

（一）单位参保

1．分中心业务档案

（1）重庆市参加社会保险登记表……………………（永久）

（2）工商行政管理部门变更注销登记表或有关部门批准的变更或注销、终止、合并、解散、关闭、破产等证明…（永久）

（3）地税税务登记证复印件…………………………（永久）

（4）组织机构统一代码证书复印件…………………（永久）

（5）重庆市参加社会保险人员基本情况表…………（永久）

（6）机关事业单位人员增减的相关文件资料………（永久）

（7）重庆市参加社会保险单位人员减少申报表……（永久）

（8）重庆市参加社会保险人员基础信息变更表……（永久）

（9）重庆市新参加养老或医疗保险退休人员基本情况表，以及该人员属于该单位退休人员的原始证明资料及本次参保的申请、审核资料………………………………………………（永久）

（10）重庆市参加社会保险单位职工年度工资申报明细表……………………………………………………………（永久）

（11）基本医疗保险费征缴计划审批表……………（永久）

（12）大额医疗保险费征缴计划审批表……………（永久）

（13）农民工基本医疗保险费征缴计划审批表……（永久）

（14）农民工大额医疗保险费征缴计划审批表……（永久）

（15）国有企业大龄下岗退休人员应缴余命医疗费申报表……………………………………………………………（永久）

（16）住院医疗保险费征缴计划审批表……………（永久）

（17）参保单位申请开通医保待遇的申请资料……（10年）

（18）参保单位医保费补收相关申请资料…………（50年）

（19）破产企业参保相关资料及审核材料…………（永久）

（20）改制企业退休缴费合并申请…………………（50年）

（21）账户划拨大额单位维护申请…………………（50年）

（22）单位参保人员缴费年限不足30年补收资料…（永久）

（23）重庆市市级机关国家公务员医疗补助人员变更审批表……………………………………………………………（50年）

2．市中心业务档案

（1）基本医疗保险费征缴计划审批表………………（永久）

（2）大额医疗保险费征缴计划审批表………………（永久）

（3）农民工基本医疗保险费征缴计划审批表………（永久）

（4）农民工大额医疗保险费征缴计划审批表………（永久）

（5）国有企业大龄下岗退休人员应缴余命医疗费申报表

………………………………………………………………（永久）

（6）住院医疗保险费征缴计划审批表………………（永久）

（7）重庆市市级机关国家公务员医疗补助人员变动表

………………………………………………………………（永久）

（8）重庆市市级机关国家公务员医疗补助人员汇总表

………………………………………………………………（永久）

（9）提取大龄直通车余命医疗费破产单位的相关文件

………………………………………………………………（永久）

（10）单位上报其他业务问题资料 …………………（10年）

（二）个人参保资料归档范围（分中心保存）

1．重庆市以个人身份参加城镇职工医疗保险市级统筹参保登记表………………………………………………………（100年）

2．重庆市以个人身份参加城镇职工医疗保险市级统筹停保申请表………………………………………………………（100年）

3．重庆市以个人身份参加城镇职工医疗保险市级统筹信息变更表………………………………………………………（100年）

4．国有企业“双解”人员以个人身份参加城镇职工医疗保险市级统筹财政补助申请表………………………………（100年）

5．关闭破产解体集体企业退休人员以个人身份参加城镇职工医疗保险市级统筹财政补助申请表……………………（100年）

6.重庆市以个人身份参加城镇职工医疗保险市级统筹参保人员达到法定退休年龄一次性补缴不足年限申请表……（100年）

7.重庆市个人身份参保人员医疗保险费征缴计划审批表

………………………………………………………………（100年）

8、无力缴费企业职工以个人身份参保相关资料，包括参保申请、该企业职工代表大会通过的决议，以及企业职工养老保保险花名册……………………………………………………（永久）

9、个人医疗保险欠费补缴申请………………………（50年）

二、医疗保险待遇类

（一）就医登记审核材料

家庭病床、转外就医登记表及相关审核材料………（10年）

（二）特殊疾病审核材料

特殊疾病申报表………………………………………（10年）

特殊疾病单位报盘……………………………………（10年）

特殊疾病集中检查情况月报表………………………（10年）

（三）住院待遇核定材料

单项检查（治疗）超千元材料、血液制品等审批备案表

………………………………………………………………（10年）

（四）异地就医审核材料

异地就医申报资料、特殊疾病及住院异地手工报销资料

………………………………………………………………（10年）

（五）结算支付资料

1．医疗机构医疗费用结算申报表、异地就医结算支付表、医疗机构支付明细表和汇总表……………………………（30年）

2．医疗保险基金支付年度汇总表……………………（永久）

（六）补扣款资料

补扣款调查表…………………………………………（30年）

（七）药品目录资料

药品目录品种维护申请书……………………………（10年）

三、医疗保险基金统计、会计类

（一）基金统计方面

报部社保中心的医疗保险统计年报…………………（永久）

报部社保中心的医疗保险统计季报…………………（10年）

报部社保中心的医疗保险统计月报…………………（10年）

（二）基金会计方面（摘自《会计档案管理办法》）

1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证…（15年）

2．会计账簿类：会计总账（包括日记总账）、会计明细账、会计日记账、会计辅助账簿………………………………（15年）

3．现金和银行存款日记账……………………………（25年）

4．月、季度财务报告，包括各级主管部门汇总财务报告、文字分析。……………………………………………………（3年）

5．年度财务报告（决算），包括各级主管部门汇总财务报告、文字分析……………………………………………………（永久）

6．会计移交清册………………………………………（15年）

7．会计档案保管清册…………………………………（永久）

8．会计档案销毁清册…………………………………（永久）

9．银行余额调节表……………………………………（5年）

10．银行对账单…………………………………………（5年）

四、两定机构管理类

（一）市中心业务档案

1．服务协议管理材料。定点医疗机构签订的协议书、考核材料…………………………………………………………（30年）

2．对于两定机构的调查案件。包括调查方案、调查通知书、工作记录、相关证据、调查告知书或整改意见书、处罚决定书、调查报告等专业文书及相关材料，调查支付表材料……（30年）

3．对于参保人的调查材料。包括异地医疗支付调查和外伤病人受伤情况支付调查，涉及的相关材料、相关证据…（30年）

4．医疗保险监察材料。行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料………………………………………………………（30年）

5．大案、要案、特殊案件的稽核材料………………（永久）

（二）分中心业务档案

1．对于两定机构的调查案件。包括调查方案、调查通知书、工作记录、相关证据、调查告知书或整改意见书、处罚决定书、调查报告等专业文书及相关材料，调查支付表材料……（30年）

2．对于参保人的调查材料。包括异地医疗支付调查和外伤病人受伤情况支付调查，涉及的相关材料、相关证据…（30年）

五、信息系统类

（一）分中心业务档案

1．重庆市基本医疗保险个人帐户清算申请表……（100年）

2．单位人员一次性返还汇总表……………………（100年）

3．无单位人员一次性返还汇总表…………………（100年）

4．转出统筹区外人员个人账户清算表……………（100年）

5．无单位异地人员个人账户年度返还明细表……（100年）

6．单位异地人员个人人账户年度返还明细表……（100年）

7．医保卡单位汇总表…………………………………（50年）

8．医保卡分单位明细清单……………………………（50年）

9．医保卡补换卡变更明细表…………………………（50年）

10．社保卡单位汇总表………………………………（50年）

11．社保卡分单位明细清单…………………………（50年）

12．社保卡补换卡变更登记表………………………（50年）

13．社保卡补换卡批次信息表………………………（50年）

14．一次性返还单位分区汇总表【1】…………………（100年）

（二）市中心业务档案

1．一次性返还单位分区汇总表【2】…………………（100年）

2．异地大龄账户年度返还汇总表【3】……………… （100年）

3．异地无单位人员个人账户年度返还汇总表【4】…（100年）

4．异地个人账户年度返还分单位汇总表…………（100年)

5．医保卡单位汇总表…………………………………（50年）

6．社保卡单位汇总表…………………………………（50年）

六、两定机构申报及药品信息维护类

（一）两定机构定点资格申报材料…………………（10年）

（二）两定机构现场检查记录………………………（10年）

（三）两定机构初审合格上报材料…………………（10年）

（四）两定机构变更申请及审批性材料……………（10年）

（五）药品数据库信息维护申报材料………………（10年）

（六）药品数据库信息维护审核审批表……………（10年）

七、生育保险

（一）参保管理类 

1．生育保险登记表……………………………………（永久）

2．生育保险缴费申报表………………………………（永久）

3．生育保险参保单位基础信息变更登记表…………（永久）

4．生育保险注销登记表………………………………（永久）

5．工商行政管理部门变更注销登记表………………（永久）

6．有关部门批准的变更或注销、终止、合并、解散、关闭、破产等证明、《企业法人营业执照》………………………（永久）

7．《营业执照》（副本）复印件、《地税税务登记证》复印件、《组织机构统一代码证书》复印件、单位法人代表或负责人身份证复印件……………………………………………………（永久）

8．参加生育保险职工花名册………………………（100年）

9．参保职工基本信息变更登记表…………………（100年）

10．生育保险费征缴计划表…………………………（100年）

11．生育保险基金征缴月度汇总表…………………（30年）

（二）生育保险待遇类

1．妊娠登记材料

本人的身份证复印件、一寸近期免冠相片2张、《（再）生育服务证》复印件……………………………………………（10年）

2．并发症登记材料

生育并发症备案表、生育并发症诊断证明书、相关诊断依据、协议医疗机构出具的病历、处方、检查报告、明细清单、出院证明等…………………………………………………………（10年）

3．生育保险待遇核定材料

（1）结婚证复印件……………………………………（10年）

（2）门诊病历、处方、检查报告、医疗费用收据等（10年）

（3）协议服务机构出具的计划生育手术证明………（10年）

（4）协议医疗机构出具的病历、处方、检查报告、明细清单、出院证明、医院等级证明、婴儿出生、死亡、流引产医学证明、专家鉴定证明等……………………………………………（10年）

（5）代为申领的，提交委托书以及受委托人的身份证复印件……………………………………………………………（10年）

（6）《重庆市职工生育保险个人费用结算》…………（10年）

（7）《重庆市职工生育保险医疗费用审核表》………（10年）

（8）《重庆市职工计划生育手术医疗费用审核表》…（10年）

（三）协议服务机构管理类

基金收付款协议银行、定点医疗机构签订的协议书、考核材料、终止协议材料…………………………………………（10年）

（四）基金会计类

1．会计凭证类：

原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证（15年）

2．会计账簿类：

总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿（15年）

3．财务报告类：

年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明

……………………………………………………………（永久）

月度、季度会计报表（所属单位报送的保管2年、5年）

4、其他类：

银行存款余额调节表………………………………（5年）

银行对账单…………………………………………（5年）

会计档案移交清册…………………………………（15年）

会计档案保管清册…………………………………（永久）

会计档案销毁清册…………………………………（永久）

（五）生育保险调剂金核定材料

市区两级经办机构关于申请划拨生育保险调剂金的请示

……………………………………………………………（10年）

市区两级申请职工生育保险基金调剂金申请表…（10年）

预算拨款凭证（回单）……………………………（10年）

（六）生育保险业务统计报表类

报部社保中心生育保险统计季报……………………（10年）

报部社保中心生育保险统计半年报…………………（10年）

报部社保中心生育保险统计月报表…………………（10年）

报部社保中心生育保险统计季报、半年、年报文字分析

………………………………………………………………（30年）

（七）生育保险稽核监管类

1．生育保险稽核材料

稽核方案、征缴稽核通知书、稽核工作底稿、稽核调查笔录、稽核整改通知书、稽核情况告知书、征缴稽核数据核查表、征缴稽核补报人员明细表、征缴稽核少报基数明细表、征缴稽核整改通知书、稽核文书送达回证、提请劳动监察建议书……（30年）

2．生育保险监察材料

行政部门向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处及相关行政执法文书和其他材料…………………（30年）

3．生育保险经办机构内部控制材料

内控监督工作方案、内控检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内控报告等专业文书及相关材料（30年）

4．生育保险大案、要案、特殊案件的稽材料……（永久）

注释：

【1】因业务下沉至分中心，从2010年开始，该表格由分中心负责保存。

【2】因业务下沉至分中心，市中心保存2009年以前（含2009年度）的表格。

【3】因业务范围扩大，该表格于2010年停止使用，由市中心保存。

【4】因业务范围扩大，该表格于2010年启用，由市中心保存。

附件2：

重庆市医疗保险业务档案整理一般要求

一、装订

以件为单位用线或不锈钢钉装订；一般以每份文件为一件；报表、审批表等一册为一件；每次业务办理过程中形成的互相关联的所有文件材料作一件，其中涉及个人的且能够按人头区分的文件材料，以人头为单位作一件。 

二、排列

同一年度同一保管期限的文件材料，按照《重庆市医疗保险业务档案归档范围和保管期限表》确定的所属类别的先后顺序排列，同一类别文件材料按照形成时间先后顺序排列；

以业务办理完毕时间为文件形成时间。

三、编号

在归档文件材料首页上端空白处或加同等规格白纸后加盖归档章（见图一）并按排列顺序逐件编号；

归档章设置全宗号、年度、保管期限、类别、件号；

全宗号：同级国家综合档案馆给医疗保险业务经办机构编制的代号；

年度：以4位阿拉伯数字标注文件所属年度；

保管期限：按确定的保管期限填写“永久”、“100年”、“50年”、“30年”、“10年”；

类别：填写“参保管理”、“保险待遇”、“基金统计”、“机构管理”、“信息系统”、“机构申报”、“生育保险”；

件号：按同一年度、同一保管期限的归档文件排列顺序编制的顺序号。

四、编目

归档文件应依件号顺序逐件编制归档文件目录（见图二）；目录设置件号、责任者、接件号、题名、参保者代码、日期、页数、备注；

件号：填写该归档文件编制的顺序号；

责任者：填写该归档文件的办理者或审批者；

接件号：填写业务系统办理该项业务时生成的编号；

题名：填写办理业务时对该项业务的规范称呼，并用“（）”标注申办该项业务的当事方全称或规范简称；如“重庆市参加城镇职工医疗保险市级统筹参保登记表（令狐冲）”、“重庆市参加医疗保险单位人员减少审批表（重庆啤酒集团）”；

参保者代码：以单位集体参保的，填写质量监督机构给定的单位代码；以个人身份参保的，填写参保者身份证号码；

日期：填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注，如20090506；

页数：填写该归档文件页数，文件中有图文的页面为一页；

备注：填写该文件需说明的情况。

五、装盒

将归档文件材料按顺序号装入档案盒（见图三）；不同年度、不同保管期限、不同类别的文件材料不能装入同一盒中。

图一：

归档章格式：（65㎜×18㎜）

归档文件目录

卷盒封面：（310㎜×220㎜）