公司档案管理规定及实施细则

为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密性,准确地反映公司各项工作,根据中华人民共和国档案法、武汉市档案管理条例,结合公司实际,特制定本办法;

一、档案管理

1、主要内容

 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和;包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体;

 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作;

 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则;

2、文件的收集与归档

 各部门形成的文件材料,由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理,并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交;

 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案;会议文件由办公室收集;

 档案室在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录;

 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列,存放档案必须有专用的档案装具,档案排列方法要科学,以便查找;

定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符,对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制;

 收进的档案要及时入库,借阅档案归还后,及时放回原处;

3、公司文件材料归档的基本要求

 归档的文件材料必须完整; 

 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;

 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律;

4、公司文件材料的归档范围

 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等;

 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；机关颁发的重要文件;  

 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等;  

 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表;

 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等;

工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等;

生产计划方面;有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料;

 物资供应方面;有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料;

其他方面;

5、档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级;

 一级为绝密文件

等级划分为一级;

公司的重大决议;包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等,其等级划分为一级;

本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;属非常重要的文件,此类型文件为绝密文件,其等级划分为一级;

本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料;属于人事方面的档案,为绝密文件,其划分级别为一级;

 二级为机密文件

本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书;此类型文书属机密文件,划分等级为二级;

 三级为秘密文件

本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报;属公司内部重要文件,为秘密文件,划分等级为三级;  

反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;属于秘密文件,其等级为三级;

 四级为普通文件

重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件,划分等级为四级;      

6、归档时间

 基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案管理部归档;

 各项管理工作中形成的文件材料,在一个月内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档;

7、档案的鉴定和销毁

 编制档案的保管期限表,保管期限可分永久、长期10-30年、短期10年以下三种;

 档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行,鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长,组员由技术部门和业务部门的负责人等组成;

 鉴定工作根据各类档案的保管期限进行;每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表上注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期;

 档案通过鉴定确认为永久保存的档案,如发现档案不完整、不准确,应责成有关部门和人员进行补充和修改;

 对经鉴定确认无保存价值的档案,要登记造册,提出销毁报告,经主管经理审批,并报送上级档案管理部门备案;销毁档案要严格执行保密规定;

二、档案管理实施细则

1、档案管理归档要求：

档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;

 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;

 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件原件与附件复印件、扫描件分别立在一起,不得分开,文电应合一归档;

 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年; 

 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列;

 案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰;

2、各部门保管文件的档案范围及相关规定

 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档,其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件,原件交由公司档案室存档管理;

 各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理,不设置专职岗位;

 部门存档文件的范围：

 保密办公室保密资料、涉密文件;

 部门例会纪要、业务函件、往来文件; 

 客户业务信息、资料、销售报表; 

 公司及各部门的规章管理细则; 

 原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管;

 生产资料、采购信息、工序交接记录等生产资料由生产部门保管;

3、文件档案分类整理保存

 办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索清单、保存、调阅使用;

 根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制公司文件档案分类编号方法;

 分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用;

 常用的分类方法有：

按工程项目分类；

按专业性质分类；

按组织机构分类；

按时间分类;可按文书的性质分类,可分为橱窗大类别,再从大类别下分到小类别,再从小类别细分种类、年份等;

 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别;“加密”还分为绝密、机密和秘密三类;不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件,其重要性归档文件时自行确认;

4、档案编目：

 编制卷内文件页号应符合下列规定

 卷内文件有书写内容的页,按流水号编页码,页码从“1”开始;

 页码编写位置:单面书写的文件在右下角; 双面书写的文件,正面在右下角、背面在左下角;图样页码编写在标题栏外右下角;

 成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码;

 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页码;

、卷内目录的编写

 序号：应用阿拉伯数字从“1”依次标注,按照卷内文件的顺序,一份文件一个号;

 文件编号：应填写卷内文件的文号,图样的图号,或设备、项目的代号;

 责任者：应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者,有多个责任者时,选择两个主要责任者填写;

 文件题名：填写卷内文件标题的全称;

 页数：应填写每份文件的实际页数,要求在最后一份文件的备注栏里填写总页码;

 卷内目录排列在卷内文件首页之前;

 卷内备考表的编制：

 卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的数量见示例,说明组卷情况,如立卷人档案员,检查人档案负责人、立卷时间等;示例：本卷内文件材料20件,100页;其中：文字材料80页,附图10张,照片10张;

 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后;

案卷封面和背脊的编制：案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式,主要内容如下：

 立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门;

 保管期限：应依据保管期限表填写划定的保管期限;

 密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级;

 档号：应依据先后顺序,档案移交前档号暂用铅笔填写,审查合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写;

 卷内封皮、卷内目录、备考表的幅面统一采用A4幅面;

 档案盒面、背脊的填写要求：按项目法人统一格式要求用计算机打印在薄的牛皮纸上贴在盒面和背脊上,做到字迹工整清晰,粘贴牢固;

 卷内封面、卷内目录、备考表的填写：电脑打印;打印时要求案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及卷内目录题名按规定的字体和字号填写;

 案卷的装订要求

 案卷可采用装订和不装订两种形成;

 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的文件要先修复后在装订;幅面一般采用国际标准A4型297mm×210mm;图样折叠为手风琴式统一幅面,图样折叠时标题栏露在右下角;

 不装订的案卷,应在每份文件的右上角加盖档号章;档号章尺寸单位统一为mm,比例：1：1,档号章式样：

 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4,有文字面向内折叠,为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用装订线一律在左,装订时左侧、下边对齐,采用三孔一线,装订线必用棉质或化纤线绳,装订为3孔,每孔孔距为80mm,左边距为15mm,装订线不得遮压卷内文件的字迹,若装订线位置不够时要进行适当粘贴;

 装订厚度: 以文件资料的实际情况而定;

 横向打印的文件资料装订时应将题头上面对应纵向左侧装订的一面装订;

 案卷内不应有金属物;

 正本和副本、永久、长期和短期的印章由公司统一制作;

 声像及电子档案

 声像及电子载体是纸质档案的必要补充;档案员负责各部门产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容;

5、档案管理人员职责

 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作;

 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档;

 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全;

6、档案保管

 接收档案必须认真验收,并办理接交手续;

 存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找;

 要定期进行档案室的清理核对工作,做到目录、文档相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,档案室的档案因移交,作废、遗失等注销时,要查明原因,保存依据;

 文件档案保存期限：

 永久保存：

公司章程；

股东名册；

组织规程及办事细则；

董事会及股东会纪录；

财务报表；

机关核准文件；

不动产所有权及其它债权凭证；

工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；

其它经核定须永久保存的文书;

 长期保存：

预算、决算书类；

人事档案、会计凭证；

事业计划资料；

其它经核定须保存10 年的文书;

 在目前公司文件档案建制初期,不涉及文件档案的清理销毁,相关规定另行规定

7、内部档案分类及编号

 分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成;

 保密管理BM

 行政管理XZ

 人力资源管理RL

 财务统计管理CW

 经营销售管理JY

 工程建设管理GC

 生产计划管理SC

 物资供应管理WZ

 其他管理QT

 档案分类代码编号

GJ——XZ——2016——001

                              卷号

                              年份

                              档案分类号

                              冠捷缩写                                     

8、文件档案调阅管理

公司档案只有公司内部人员可以借阅;调阅文件档案要履行调阅手续;填写档案调阅单,而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅;调阅之前要填写档案调阅记录方可进入档案室查阅或调阅资料;

 普通文件档案：要办理调阅手续,并由行政部主管、档案负责人两级签字确认; 

 调阅“加密”的文件档案,要办理调阅手续,并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认; 

 人事的档案的调阅管理：

查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；

原则上不得摘抄或者复印员工人事档案;如由于工作原因确需摘抄或者复印的,经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后,交由档案管理人员复印;档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记；

员工人事档案不得借出查阅;如必须借出查阅时,应提交申请,由主管领导及人力资源部审批后方可执行,并严格履行登记手续；

借阅人事档案必须严格遵守保密制度,并严禁涂改、抽取和撤换档案;

调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅;

 调阅档案的人员必须爱护档案,保持整洁,要保护档案的安全与保密,不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印档案; 

 一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件,且其它各部门不可复印及留存扫描件;

 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任;

 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续

 调阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导;

 调阅范围：外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅,不能带出,必须带出行政部查阅的,要经过公司负责人批准;

 调阅时间

 一般普通文件档案最长不超过二周; 

 “加密”文件档案最长不超过一周;

9、档案保密工作

 严格保守公司档案机密,维护档案的完整与安全,是每个档案管理人员的职责;

 档案室在接收、保管、提供利用时,应按有关规定认真核对、签字,做到手续严格,账目清楚;

 档案管理员要严守机密,不得随意摘抄、传播密级档案内容,不准私自进行复印;

 任何人未经批准,不得私自将档案带出档案室,不得向外传播档案内容;

 档案工作人员在工作中形成的有关废纸,不准随意扔掉,必须销毁;

10、解释权

 涉及到保密档案的管理,由保密办公室另行制定管理办法;

 本管理办法解释权归行政人事部,自颁布之日起生效;

附件1：档案调阅单

附件2：档案调阅记录

附件3：档案级别划分表

附件4：档案盒面

附件5：档案盒背脊

附件6：卷内备考表格式

附件7：卷内目录

档    号

     XXX资料

      立卷单位

      起止日期

      保管期限

档号：

   互见号

说明：

     示例1：卷内文件材料20件,100页;其中：文字材料80页,附图10张,照片10张;

     示例2：卷内文字材料8件,共60页;

     示例3：卷内图纸1套册,共40张;

立卷人：手签

                              年     月   日

                         检查人：手签

卷  内  目  录

档号

    表格外框线宽为㎜,内线宽为㎜,页边距统一为上,下,左,右;