OA办公系统建设方案

信息化建设是一项长期的工程，在决定实施OA办公系统的信息化建设前，首先需对我矿的具体信息进行收集、整理。同时要保证系统有一定的扩展能力，方便我矿以后上ERP、华表系统等数据分析系统等。通过不断的完善其功能来满足我矿的实际需求，摆脱办公停留在纸张的传统模式，提高办公效率、压缩办公耗材的投入费用，现我矿各科室都配备有计算机，极大的满足了我们实施OA办公的基础，剩下的工作将是建立一套完善的、功能强大的、满足我矿实际需求的OA办公系统，让企业的管理达到精细化，同时将建立一套数字化的资料管理系统，管理主要目的：管人、管物、管财：

主要要求：界面简洁、操作方便、可扩张、功能完善（手工签章、公共资料库、个人资料库、报告计划流程走向、内部E-mail等等）

   要求：1、系统具有审批文件需手机短信提醒功能（只针对审批公文），支持iPhone、iPad、Android智能终端，支持多种分辨率的客户端设备，支持个人、团队、单位的组织协作和业务协作多种模式 

        2、系统应该具有手工签字、手工签章功能，个人章、公章都需要进行加密保护，需要密码才能进行签章功能。（可进行制作电子版本，也可进行公章扫描后录入OA办公系统）

       3、OA系统分公文审批功能是指公文审批是需要领导签章、并分级审批

       4、系统应具有远程办公能力，如领导出差在外，也能实时审批文件。

       5、系统应具有流程审批功能，针对各个科室，各位矿领导分工进行设计流程，结合我矿的实际环境、管理模式来进行设计审批流程。

      6、系统内部具有内部通讯录功能、邮件到达短信提示功能。

      7、系统的安装模式要简单化，最好采用B/S构架，打开浏览器就可以操作。

      8、对于审批文件有手机短信提醒，方便领导人第一时间公文审批。

      9、OA办公系统分为两个模块，第一内部邮件系统，针对不需要审批的文件，需要群发的文件，采用内部邮件进行发送，第二审批流程系统，针对需要进行走流程，领导人审批的文件、报告等群。两个模块在您登陆OA系统时都能看到，但是两个模块相对，就是说相当于隔离起来。

11、系统应该具有个人网盘储存空间。（网盘内的资料在只能属于个人所有，公共网盘的资料大家共享）

      12、电子邮件是人们信息沟通的重要工具，系统应把电子邮箱新浪、雅虎、163 等的邮箱集成到内部办公系统中，直接在内部办公系统中接收与发送邮件，参于内部信息流转。

     13、OA办公系统中建立电子文档数据库，进行档案分类管理。

如生技科进行一个工作面1371的设计、规程措施等等一些资料，将进行分类管理，在资料库中建立一个1371工作面资料，各个科室针对1371工作面的技术资料将传送至系统管理员，由系统管理员进行资料整理，其他科室成员可随时借阅电子档案资料。

三、流程说明（流程建立后是固定不变的模式，但在特殊情况下也可自己选择模式）

一、功能分类：

1、采购计划申报2、办公用品申报3、车辆管理4、招待接待管理5、采购物质审批6、销售报告审批7、公文审批8、公共通讯录9、企业管理简报10、公共资料库（档案管理）11、个人资料库12、出差申请单13、休假申请单14、公共信息（调查、讨论、新闻）15、日程计划16、部门内部信息分享17、会议安排18、合同管理19、人事资料管理

二、详细分类

1、采购流程

需求单位填写采购计划表（制表）-------上传OA（进入流程）------部门主管审批------分管矿领导审批（批注意见）------返回填表人------转发供应科――（供应科调研比价）-----部门主管审批-----比价办比价-----供应分管矿领导批注意见------矿长批注意见------返回供应科、比价办、财务科按批准要求采购

2、办公用品申报（流程）

部门填写办公用品申报表----部门主管审批----办公室主任审批-----返回制表人、办公室办事人员按批准要求发放

3、车辆管理（对车辆进行录入信息，几座）（流程）

车辆使用人申报----部门主管审批-----办公室主任审批（选择车