管理体系文件编写导则

1   目的

    为统一公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件的编写格式和表述规则，确保管理体系文件编写的规范化，特制定本导则。

2   适用范围

适用于公司管理体系覆盖的所有制定文件的单位/部门。

3   职责

技术中心负责管理体系文件编写导则的制、修订。

4   管理活动的内容与方法 

4.1 管理体系文件的结构

管理体系文件由管理手册、程序文件、作业文件和记录四个层次构成。

4.2  文件的内容

4.2.1  管理手册的内容

管理手册由封面、目录、概述、正文四个部分组成。

      a）封面

      b）概述内容包括：

           1）批准页（颁布令）；

           2）方针和目标；

           3）前言。前言不包含要求，前言中给出文件的来源，版本情况、文件的编制、审核、批准人。

           4）组织简介；

c）目录（目录要列出各章节的标题和页码）；

     d）正文内容包括：

           1）范围；

           2）引用标准；

           3）术语和定义；

           4）管理体系；

           5）管理职责；

    6）资源管理；

    7）过程控制；

       8）监视、测量、分析和改进；

    9）附录。

4.2.2  程序文件的格式要求

程序文件由封面、目次、前言、程序文件正文四部分组成。

     a）封面

     b）目次（目次要有程序文件名称、编号、页码）；

     c）前言；

d）程序文件正文。

4.2.3  作业文件的格式要求 

作业文件是规定基层作业活动的操作性文件，既有技术性的，也有管理性的，主要阐述工艺、技术方面的要求，为具体的操作人员提供作业要求的详细信息，以指导操作人员做好规定的工作。主要对作业项目内容、使用的材料、设备、实施步骤和方法、操作要领、质量判定准则、控制要求、检验与试验方法等方面进行描述，并明确谁来做，什么时间做等相应的职责。

作业文件的格式：作业文件由封面（见附录A）和正文组成，正文的末端用横线断开表示正文结束（见附录B）。

4.2.4单位/部门内部文件的格式要求

单位/部门内部文件是指由本单位/部门管理和使用且不具备上升为企业标准的的管理/技术文件。该文件由本单位/部门比照《文件控制程序》的要求自行管管理。

单位/部门内部文件的格式：单位/部门内部文件由封面（见附录D）和正文组成，正文的末端用横线断开表示正文结束（见附录B）。

4.2.5记录的格式要求见《记录控制程序》

4.3  管理体系文件书写要求（见附录C）

4.3.1  编排

管理体系文件书写层次可划分为章、条、段、列项、附录等。（见附录E标准条文编排示例）

a)章：章是文件内容划分的基本单元，用阿拉伯数字从1开始编号，章要有标题。

章号后空一格跟标题。正文由顶格空二格起，另起行由顶格起。

b) 条：条是章的细分，用阿拉伯数字编号，一般不宜超过3层，例：4.1、4.2.3。同一层次中有两个以上的条才可设条。条号后空一格跟标题，正文由顶格空二格起，另起行由顶格起。

c) 段：段是章或条的细分，不编号。段的正文由顶格空二格起，第二行由顶格起。

d) 列项：列项是由一个句子引出下列平行的分行语句。分行前应加破折号或加圆点。如需要识别时，则使用带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中，如需进一步细分，则应用带半圆括号的阿拉伯数字序号。

e) 附录：附录要有附录号和标题，附录号用英文大写字母标注，附录标题置于附录条文之上居中的位置。每一个附录应另起一页。

4.3.2  字体要求

    所有管理体系文件的标题用3号合体黑体；正文均采用4号宋体，文件的章号及章的标题用4号黑体，图注、脚注用5号宋体。行距为22，页边距上、下2.5cm，文件编写一律采用WORD文档格式，A4纵向纸型（图表除外）。

4.3.3  管理体系文件正文应从单数页起排。

4.4  版号

管理手册和程序文件的封面应标注版号

版次/修改次数

版次----用A、B、C  ...表示    版次；

修改次数-----用1、2、3 ...表示修改次数。

例：A/0-----表示第一版，未修改过；

B/1------表示第二版，第1次修订。

附加说明：

编   制：

审   核：

批   准：

附录C

标准条文编排示例

1   范围

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

2规范性引用文件

×××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××。

×××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××。

3标题

3.1 标题

3.1.1 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

3.1.2　××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

3.2 标题

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

a)　×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××；

b)　××××××××：

   　1）××××××××××××××××；

   　2）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

c）　×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。　

3.3 标题

××××××××××××××××××××××××××××。

注:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

4   标题

4.1　标题

4.1.1　×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

----×××××××××××××××××××××××××。

----××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

4.1.2　×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

示例:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。