台账及库存管理制度

第一章  总则

第1条  为规范公司的存货购销存业务，防范因存货管理不规范给公司带来经营风险及其经济损失，确保公司资产的安全与有效，特制定本制度。

第2条  本制度适用于涉及公司存货采购、存货验收、存货确认、存货保管、存货发出、存货账目、存货盘点等业务的相关事项。

第3条  本制度中的存货是指公司为满足日常经营活动需要，外购持有以备出售的商品以及提供劳务过程中需耗用的材料、物料等。

第二章  存货的采购

第4条 相关部门根据部门工作的需求向行政人事部提出存货采购计划。

1. 相关部门对于预算内存货采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续。

2. 相关部门对于超预算和预算外存货采购项目，应由具备相应审批权限的人员审批后，再行办理请购手续。

1）采购金额大于【】元，由_____审批。

2）采购金额在【】元（含）～【】元（含），由______审批。

3）采购金额小于【】元，由______审批。

第5条  行政部根据存货采购计划，归类汇总平衡现有库存存货后填写“存货请购单”。

第6条  采购专员应根据“存货请购单”所列示的内容，编制一式多联、预先编号的“存货订购单”提交采购经理审批，采购经理审批后上报总经理审批。

第7条  采购专员根据审批后的“存货订购单”向供应商询价、比价，选择供应商，提交行政人事部审核后再由总经理审批。

第  行政人事部经理在总经理授权下，与供应商签订采购合同。

第9条  采购专员根据已签订的采购合同补充完善订单中的相关内容。其正联留存，副联送交公司财务部备查。

第三章  存货的验收入库及确认

第10条  采购专员负责货物跟催，接到货物后，按照采购订单上的内容逐一进行核对，单据与货物是否一致，交货期与订单交货期是否一致，货物数量是否准确。

第11条  行政人事部根据合同的约定以及货物的实际特点，进行质量检验，行政人事部出具“质量检验单”。

第12条  采购专员在清点核对货物时出现问题以及货物存在质量问题的，采购专员应根据合同规定及货物的实际情况提出具体的解决方案，提交行政人事部经理和总经理审批。

第13条  采购专员与供应商就具体问题协商后，进行退换货处理。

第14条  验收合格的货物，由行政人事部编制一式多联的“入库单”办理入库手续。

第15条  行政人事部根据相关采购合同、“存货订购单”核对“入库单”、供应商等单证的正确性，确定无误后编制“付款凭单”送交财务部。

第16条  财务部审核“付款凭单”、“入库单”、供应商等单证无误后，编制记账凭证，确认记录存货及相关负债等。

第四章  存货的保管

第17条  行政人事部对存货进行验收入库，根据存货的属性、尺寸等的不同安排存放场所。

第1  行政人事部对入库的存货建立存货明细台账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、计量单位、数量等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第19条  行政人事部要做好在库存货的保管工作，每日巡查和定期抽检在库存货的状况。

第20条  对代管、暂存的存货，应单独存放和记录，避免与本公司存货混淆。

第21条  对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。

第五章  存货的发出

第22条  相关部门根据已经审批签订的合同中的相关条款，编制发货通知单送交行政人事部。

第23条  行政人事部核实相关部门部签发的发货通知单，根据规定的品种、数量、时间等要求备货，并据此编制一式多联的“出库单”，一联行政人事部留存，一联送交财务部作为依据。

第24条  财务部对提交的各项单据进行审核，审核无误后允许发货。

第25条  行政人事部调整账卡，核销存货，并进行复核，复核无误后，进行发货。

第六章  存货的账目管理

第29条  存货账目的范围包括入库单、出库单、存货台账等。

第30条  所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到账实相符。如有不符，应查明原因，及时纠正处理。

第31条  行政人事部对入库存货建立存货台帐，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第32条  存货台账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵守以下记账规则。

1．入库单记“收入”，出库单记“发出”，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。

2．账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。

3．账面记录采用永续盘存制，每次发生增减变动，及时计算结存余额。

4．启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内载明账簿名称、启用日期，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。

5．调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。

第33条  存货台账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存五年。

第34条  存货台账不得随意修改，如确需修改存货台账，应当经有效授权批准方可进行。

第35条  行政人事人员应每日及时登记台账，并每月定期同财务部会计核对出、入库单和明细账、台账，确保账实相符、账账相符。

附：

存货请购单