公司礼品采购管理制度

1 目的 

为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制定本制度。 

2 范围 

本制度适用于公司对外经营活动中礼品采购与制作、领用、赠送相关的所有行为。 

3 定义 

本制度所称的礼品，是指由公司统一采购并用于公司接待及外联的所用物品。 

4 工作职责 

4.1 行政人事部是公司礼品的管理部门，负责礼品的采购、发放、登记造册、保管、处理等各项工作。 

4.2财务部门负责礼品费用报销的审核。 

5 礼品采购管理

5.1 礼品的采购原则 

5.1.1 货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。 

5.1.2 集体采购原则：参与采购人员不得低于2人。 

5.2 礼品的采购 

5.2.1 礼品集中采购：

根据公司领导、各部门负责人提出对礼品的要求，提交《礼品采购申请单》，公司采购部拟定《礼品集中采购方案》，包括：规格、单价、数量等，报公司总经理审核、董事长审批后，公司统一集中采购。 

5.2.2 日常礼品采购

各部门因业务需要领用礼品的，原则上在公司领用，如果库存礼品不能满足需要，可以直接提交《礼品采购申请单》交给上级领导审批，由行政人事部组织采购，或者在审批授权后由使用者自行采购。 

5.2.3 特殊礼品的购买

针对公司重要客户，由公司董事长批准安排紧急的重要礼品采购，按照《礼品采购申请单》、经过审批后由董事长安排采购部负责采购落实。

5.3 礼品入库 

所有礼品购回后由行政人事部验收入库，建立礼品接收与放发台账，每月盘点一次，做到账账相符、账实相符，盘点结果报总经理以及相关部门。 

5.4 礼品分类 

5.4.1礼品分为五大类：A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E加油卡

5.4.2 礼品分级：高级(单价1000元以上)、中级(单价500—1000元之间)、普通(单价100—500元之间) ；

5.5 礼品领用 

5.4.1 日常礼品按以下程序申领发放：

礼品使用人填写“礼品领用审批单”，总经理审核、董事长审批后，在行政人事部处领取。行政人事审核此次赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。 

5.4.2 公司批准组织的各类大型活动礼品

包括各种会议、庆典活动、聚会、项目开工、开盘等，作为专项费用，由总经理审核、董事长审批后执行。 

5.5 礼品费用控制 

5.5.1公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品资金计划报总经理审批，董事长审批。

5.5.2在年度预算额度范围内采购礼品的费用，由财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门的费用中。 

5.5.3费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。 

5.6 礼品赠送 

5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。 

5.6.2 避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要宾客。礼品使用人和相关领导注意把关，防止此类事情发生。 

5.6.3 普通礼品赠送，目的是加强与客户的沟通，给客户留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。 

5.7 组织纪律 

5.7.1公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与客户，不容许任何个人私自占有或转赠他人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分； 

5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，行政人事必须妥善保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严肃处理。 

5.8礼品实物管理 

5.8.1行政人事部要本着对公司财产高度负责的精神，严格按本程序实行管理。做到发放手续齐全，原始资料留存完备。建立礼品发放及入库台帐，统计各部门礼品使用费用。 

5.8.2库存礼品要摆放整洁，精心维护，防霉防盗，并进行定期盘点，发现问题及时上报处理，避免损失。 

6 相关单据

6.1 礼品领用审批单

6.2 礼品发放登记台帐