档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

2、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3、术语和定义 

3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

4、职责

4.1人事行政部

4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。

4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、、规定；

4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

4.2各职能部门

4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；

4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定建档保管财务档案资料；

4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。

4.3各部门经理

4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4.4人事行政部分管副总/常务副总

4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。

5、工作程序

5.1档案资料的收集

5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。

5.2归档范围及移交时间（见附表一）

5.3档案资料的标识

5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

5.4档案资料的日常管理：

5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

5.5档案室档案借阅

5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。

b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。

c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。

5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；

5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。

5.6档案销毁

5.6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

5.6.2执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

6、档案管理细则

6.1档案资料的归档范围

6.1.1公司对外发出的公文，如给的请示报告类公文等；

6.1.2公司收到的公文，如职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

6.1.3本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

6.1.4公司领导的批示、指示等；

6.1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

6.1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

6.1.7公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

6.1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

6.1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

6.1.10本公司发布的各类广告、宣传材料；

6.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

6.1.12公司项目建设全程档案；

6.1.13员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

6.1.14财务档案资料；

6.1.15各种实物档案；

6.1.16质量管理体系相关文件资料;

6.1.17其他具有利用和保存价值的文件资料。

6.2档案资料的归档要求

6.2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。

6.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。

6.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

6.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

6.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

6.3档案资料的归档主体

6.3.1人事行政部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子声像的归档管理。

6.3.2各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管理。

6.3.3运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的归档。

6.3.4承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集归档。

6.3.5承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。

6.3.6员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。

6.3.7其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。

6.4档案资料的归档时间

6.4.1即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料。

6.4.2定期归档

a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；

6.4.3电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

d)每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。

e)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。

6.4.4归档保存期限

文件保存期限依下列规定办理：

a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。

b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。

c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。

d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

6.5档案交接

6.5.1部门内档案交接

a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。

b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。

6.5.2档案移交公司的流程

a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；

b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。

6.5.3档案交接审核要求

审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：

a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；

b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；

c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

6.6档案保管

6.6.1建档立卷

一、档案分类

a)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。

b)档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。

c)同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。

d)每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

二、案件编号

a)档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。

c)档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”（待编），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

d)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

e)档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

三、案卷编号

a)新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。

b)档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

c)档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

d)档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

e)建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。

6.6.2档案整理

a)归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻阅。

b)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

6.6.3文件整理的原则

a)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原则；

b)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；

c)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

6.6.4档卷清理

a)档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

b)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销毁的日期。

6.6.5安全措施

a)科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。

b)严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

c)定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。

d)档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室。

e)严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。

6.7档案利用

6.7.1档案开发

a)公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制并每月更新公司档案目录，同时在公司部门负责人及以上人员内共享该目录。

b)部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档案管理员处，同时在部门内部共享该目录，

6.7.2调用审批

a)各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门负责人核准、人事行政部批准后向档案员调阅。

b)档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，将档案交与调卷人员。

c)在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经人事行政部负责人批准。

d)档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。

6.7.3调卷/借阅管理

a)“调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。

b)调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。

c)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管理员填写“阅档催还单”（附近六）催调卷人限期归还。

d)调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经理同意。

e)外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章，严防公司商业机密外泄。

f)各部门可提前向人事行政部发出需借阅的文件资料清单等，按程序办理借阅手续。

6.7.4档案的销毁

a)任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

b)保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总经理办公室执行。

c)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》规定的程序确认无误后方可销毁。

d)经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。

6.8罚款

6.8.1各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，人事行政部给予责任人通报批评一次。

6.8.2经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，人事行政部给予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人200元/次。

6.8.3部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各500元。

6.8.4档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚300－1000元。

6.9附则

6.9.1本办法由公司人事行政部制定并负责解释。

7、公司图书资料管理制度

7.1行业规范、法规、管理与技术等工具资料的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由人事行政部统一订购。

7.2期刊、杂志等的订阅，由人事行政部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。

7.3购回的图书等资料由人事行政部专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。

7.4凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

7.5期刊、杂志等图书资料由人事行政部安排专人管理，用完收存。

7.6工具类图书资料可长期借阅；其它类的图书资料借用期不得超过一个月，如需续用的，应补办续借手续。

7.7员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

8、支持性文件

无

9、相关记录

9.1《文件（合同）管理记录目录》                

9.2《文件档案移交目录》                        

9.3《档案借阅审批单》

10、附件

10.1附件一、各部门档案归档范围

10.2附件二、建设项目报批报建文件目录

10.3附件三、档案移交清单表

10.4附件四、受控文件清单表

10.5附件五、归档案卷目录

10.6附件六、档案催还单

10.7附件七、档案调用单

10.8附件八、归档文件目录                         

文件（合同）管理记录目录

                                                                                          记录编号:

                                                          记录编号:

编号：

档案借阅审批单

                                                         记录编号:

日期：

档案移交清单表

移交

受控文件清单

文件

归 档 案 卷 目 录

卷宗号：        目录号：        部门：

阅档催还单

         同志：

您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于    月    日前送还。

档案室

年  月  日

档案调用单

    2.此表单由经办人调档人填写，档案管理员归档保存。

附件八

归档文件目录