公司公文管理制度

为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。

二、范围：

本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

三、职责

公司的公文由行政部统一进行管理，公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全

四、公司的公文主要分为内部公文和外部公文

（一）、内部公文的管理：

1、公司常用公文类别主要有：

请示、批复、通知、报告、通报、决定、决议、函、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划、简报、领导讲话稿等。

2、公文拟制：

（1）行文格式的要求：

包括对标题、正文（行文格式、层次序号使用、标点符号使用、数字的使用、时间的写法）和落款及时间的要求。具体规定以附件一《行文格式要求》为准。

（2）、行文格式规范，具体规范以附件二《行文格式规范》为准，主要规范内容有：

规范页面设计。

规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。

规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。

规范落款及时间。

规范主题词、词目所用字体、字号。

（3）常见公文写作具体格式：具体以附件三《常见公文写作格式与范文》。

（4）文件拟制的基本要求：

准确反映公司决策和领导意图。

联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。

行政部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。

对外文件由行政部负责审核。

3、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、下行文和其他行文模式。具体格式见附件四《行文模式》。

4、公文的审批：

（1）文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。

（2）根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：

公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由行政部复核后发放。

凡性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。

凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还需呈公司董事长签发。

（2）、内部行文程序

上行文件行文程序：

所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的《文件呈批件》 按审批权限，逐级报批。

下行文件行文程序：

公司的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。

经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示后内容，依公司规定直接发文。

    规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的《发文稿纸》。按审批权限签署意见批准后行文。

5、公文印制发放：

（1）印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。

（2）公司内部行文：文件经领导审批后，由行政部统一编号印制，发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的《发文登记簿》上签收。

（3）各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习或知悉，同时做好建档工作，按年度文件类型分类存档。

（4）对外行文：一式最少两份，一份交与接受单位，一份由接受单位签收后返回行政部存档备查。

（5）利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档或送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存

9、文件追踪：

指的是具有工作指导性的、要求性、限时性、目标性的文件，行政部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪，对未按规定完成的部门予以提醒，以利工作进展。

（二）外来文件处理程序

1、各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送行政部进行统一登记、编号，并填写《外来文件处理单》。

    2、行政部文员将外来文件连同文件处理单呈主管审阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由行政部主管签署即可）。

    3、外来文件签署后，将文件及文件处理单返回行政部文员。由行政部文员按签署意见送相关部门阅办或进行发文。

    4、各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。

    5、文件之内容按要求阅办之后，由行政部统一进行存档。

（三）、文件处理期限

    1收发人员收文时，快递、电报、传真、机密文件等原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

    2内部下发文件，要在公司领导审批后，上午批下午发，下午批次日上午发，如果在批示后能发的要及时发到各部门。  

3外来文件要在文件收到后，一小时内完成文件的文件处理单的填写报领导。

4文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

5呈批文件，根据公司领导工作情况，一般情况下文件送达后应及时审批，如果工作较忙或外出的，行政部文员要及时跟踪，以便及时进行文件签批，以利后续工作。

（四）文件的借阅、复印和清退

各部门因工作需要借阅或复印一般文件时，需经本部门负责人签写便条，行政部经理同意后办理；对有密级的文件须总经理同意后方可办理。

借阅复印文件时，应严格履行借阅登记手续，在《文件借阅复印登记表》上进行记录。原则上就地阅看，带走的要按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上用笔勾划。

定期对已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

五、信件：

公司的信件统一由行政部负责收发，收发时填写《公司信件收发登记表》。

六、文件存档：

（一）呈批文件：审批后的呈批件的所有原件送行政部，行政部按“类别——年度——部门”方式进行存档备查。

（二）各部门的文件，根据文件内容、秘级，按“年度——公文类别”分类法进行存档，行政部每年2月份对各部门上一年度的档案进行收集，同时各部门应做好文件档案规范收集管理工作，对于重要文件要及时归档。

具体实施以公司《档案管理办法》执行。

七、文件作废及销毁

    对于公司制度性文件，根据公司发展需要出台新的制度后，原制度作废后要加盖“作废文件”章，按保管期限到期的文件或经过一段时间无用的文件进行销毁时，要填写“文件销毁”清单请示领导，一般文件经行政部主任批准后执行，重要文件要经总经理批准后方可执行。

八、相关／支持性文件

《行文格式要求》

《行文格式规范》

《行文模式》

《档案管理办法》

《常见公文写作格式与范文》

九、记录表格

《文件呈批件》

《发文稿纸》

《发文登记表》

《外来文件处理单》

《收文登记表》

《文件借阅复印登记表》、