***********小区
交楼筹备工作计划及安排
*******物業管理有限公司
*******小区管理处
謹呈
| 交楼筹备工作计划及安排 | |||
| 工 作 项 目 | 落 实 时 间 | 负责部门、负责单位 | 备 注 |
| 一、管理处 | 管理处 | ||
| 1.人员管理 | 管理处 | ||
| 1.1全体基层员工培训及考核 | 3.21，3.22 | 管理处 | 岗前培训、了解熟悉楼盘情况 |
| 2.制定管理公司内外部文件档案编号及格式 | 4.20 | 物业部负责，客服部配合 | |
| 3.采购B区管理处各类办公物品及器械 | 3.30 | 客服部、行政部 | 行政部任小琴→客服部彭谨 |
| 4.负责落实交楼当日现场布置及物品器材准备（包括公共卫生间内用品配备） | 4.20 | 开发商、管理处、物业部及品牌中心 | 确定交楼地点：九号楼底商铺，请物业部及品牌中心共同策划交楼仪式 |
| 5.落实公司营业执照、资质证书、收费许可证、税务登记等办理手续及物价局关于管理费报批等事宜 | 4.10 | 客服部、物业部 | 公司营业执照、资质证书、收费许可证、税务登记已复印，物业管理费审报中 客服部蔡新瑜→青太泽 |
| 6.供水、供电、煤气、排污、有线电视、电信、通邮、智能化、车道（场）交通划线、公共标识、保险安排 | 4.20 | 物业部、外联部，客服部跟进 | 提早完工及验收，将有利于发现遗漏或进行整改（注：与外联部对接与业主生活息息相关的手续办理） |
| 6.1环卫、派出所等相关部门（门牌号已经在制作中） | 4.20 | 物业部、外联部 | 交楼前准备好相关竣工验收合格之证明文件备查（注：规划、建委、房管局对业主装修违规的处理） |
| 6.2召开上筑小区第一次业主座谈会 | 4.5 | 品牌中心 | 预计20名业主参加，主要以带领业主走现场的方式来发现问题，解决问题。 |
| 6.3与地产商运部核对上筑小区商铺出租、广告尺寸的管理事宜 | 3.30 | 客服部 | 便于后期管理，并统一口径 |
| 6.4召开客服人员实习总结大会 | 4.3 | 客服部 | 第一批已于二月份实习完毕，第二批将于三月底实习完毕。 |
| 7.统一验收标准 | 开发商 | 按照国家相关标准执行 | |
| 二、客服部 | |||
| 1.开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料 | 4.5 | 客服部 | 老带新减免物业管理费已清理完毕，装修承诺核对中 |
| 2.根据售房合约条款与开发商、销售部协定交楼具体事宜 | 4.10 | 客服部、销售部 | 协同销售部对B区两书的制作以及对具备收楼条件的业主发出收楼通知书。 |
| 3.与销售部联系并落实交接业主资料事宜 | 已完成 | 客服部 | 上筑小区一期业主资料已全部拷贝 |
| 4.确定公共区域标识标志 | 3.20 | 客服部、物业部 | 客服部蔡新瑜→青太泽 |
| 4.1标识、指示牌、相关物品选样制作（包括指示牌、门牌、楼层牌、交楼当日各类指示牌、单元垃圾桶、停车证、工作证式样、业主纪念品等） | 4.25 | 品牌中心 | 入伙现场标识、指示牌、现场包装将由品牌中心负责，楼层指示牌、门牌、楼层牌、等已上报并制作 |
| 4.1.1确定标识内容及摆放位置 | 3.15 | 客服部 | 已将标识内容、数量作相应统计于制作厂家，摆放位置确定中 |
| 4.2标识管理 | |||
| 4.2.1编制标识项目清单 | 已完成 | 客服部 | |
| 4.2.2安装、摆放标识 | 4.20 | 制作厂家、工程部 | |
| 5.配合工程部与开发商、承建商商讨遗漏工程处理方案并进行初检复检工作和遗漏工程跟进处理工作 | 开发商、施工单位和上筑小区管理处 | 在验收后对遗漏工程进行及时的跟进和整改，并在业主收楼前完工 | |
| 6.交楼当日文件及物品的准备 | 4.27 | 客服部 | 由管理处文员彭谨专项负责 |
| 6.1与开发商项目部落实锁匙交收日期 | 4.5 | 客服部、工程部、施工单位 | 督促施工单位提前移交钥匙 |
| 6.2安排人员对入户门钥匙进行效对 | 4.15 | 客服部、工程部、护管部 | 各部门安排相应工作人员进行效对 |
| 6.3接收锁匙物品的准备 | 4.5 | 客服部 | |
| 6.3.1锁匙柜 | 4.5 | 客服部 | 已报物资申购 |
| 6.3.2锁匙扣 | 4.5 | 客服部 | 已报物资申购 |
| 6.3.3贴印房号标签（贴在锁匙扣上） | 4.15 | 客服部 | 效对同时进行 |
| 6.3.4编制接收锁匙表格 | 4.5 | 客服部 | 注明数量、接收人、监交人等 |
| 6.3.5 安排人员对单元信报箱钥匙进行效对 | 3.30 | 客服部 | 将于厂家沟通后期维修及材质 |
| 6.4核对、接收并管理所有单元锁匙 | 4.10 | 客服部 | |
| 6.5.准备资料文件袋 | 3.30 | 客服部 | 已报物资申购（入伙、装修） |
| 6.5.1备齐资料文件袋 | 4.10 | 客服部 | 将相应入伙、装修版块资料装袋 |
| 6.5.2备齐车位资料文件袋 | 客服部 | 车位均为租赁使用，业主无产权，需提供租赁协议。 | |
| 6.5.3准备有关证件 | 4.20 | 客服部、物业部 | 需将室内、室外停车场管理费以及临停收费标准前往物价局进行审批 |
| 6.5.4准备交楼需具备的有关证书（用镜框镶起来） | 4.20 | 品牌中心 | |
| 6.5.5落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排 及演练 | 4.25 | 客服部 | 客服人员将进行划分，接待组、验证组、签约组、收费组、验房组、物品组、装修咨询、疑难问题组 |
| 6.6准备有偿服务项目和收费标准等相关资料 | 4.20 | 工程部 | |
| 6.7业主入伙楼栋资料的建立 | 4.20 | 客服部 | 将入伙业主相关资料归档 |
| 6.8制作成展示牌 | 3.30 | 客服部、品牌中心 | 客服部蔡新瑜→品牌中心刘伟 |
| 《业主收楼流程》 | 3.30 | 客服部、品牌中心 | 客服部蔡新瑜→品牌中心刘伟 |
| 《业主验楼指引》 | 3.30 | 客服部、品牌中心 | 客服部蔡新瑜→品牌中心刘伟 |
| 《业主缴费指引》 | 3.30 | 客服部、品牌中心 | 客服部蔡新瑜→品牌中心刘伟 |
| 《业主装修指引》 | 3.30 | 客服部、品牌中心 | 客服部蔡新瑜→品牌中心刘伟 |
| 其它相关文件 | 3.30 | 客服部、品牌中心 | 客服部蔡新瑜→品牌中心刘伟（注：两书一证以及面积测汇报告） |
| 7.交楼后初期跟进事项（对业主） | 4.20 | 客服部、销售部 | 客服部蔡新瑜→销售部郑德绪 |
| 7.1与开发商、销售部协调一次性付款业主房产证办理事宜 | 4.20 | 客服部、销售部 | 客服部蔡新瑜→销售部郑德绪 |
| 7.2业主验收问题及其它投诉问题跟进及回复 | 持续性 | 客服部、开发商及物业公司相应部门 | 6.30日前由开发商工程部主要负责落实业主验楼整改问题，6.30日后由物业公司督促施工单位落实整改问题，其它部门配合处理。 |
| 7.3二次装修监管方案之制定及工作的安排 | 3.30 | 客服部、管理处 | 由管理处经理负责跟进（指装修预控方案，装修管理协议管理处已拟定完毕） |
| 7.4各种装修许可证、工作证的发放 | 3.30 | 客服部、行政部 | 行政部任小琴→客服部彭谨（注：印刷，发放由客服部人员进行） |
| 7.5装修垃圾临时堆放点 | 3.30 | 环境部、工程部、环境部 | 应选择车辆容易进出地方 |
| 7.6装修垃圾清运费用标准 | 3.30 | 环境部 | 按物价局或环卫部门取费标准 |
| 7.7各类通知、管理规定的公布 | 持续性 | 客服部 | 以通告、宣传栏等形式开展 |
| 7.8与开发商、销售部核对卖房时的销售口径 | 4.20 | 客服部 | 客服部蔡新瑜→销售部郑德绪 |
| 8.对业主/租户的宣传和培训 | 持续性 | 管理处 | 以宣传栏等形式开展（高空抛物、防火防盗） |
| 8.1物业管理相关法规及基本常识 | 持续性 | 管理处 | 以宣传栏等形式开展 |
| 8.2消防安全知识 | 持续性 | 管理处 | 以宣传栏等形式开展或邀请消防队专业人员做专题讲座） |
| 8.3灭火自救和救人的基本技能 | 持续性 | 管理处 | 以宣传栏等形式开展或邀请消防队专业人员做专题讲座） |
| 8.4报警知识和紧急疏散逃生知识 | 持续性 | 管理处 | 以宣传栏等形式开展或现场模拟形式开展 |
| 8.5安全防范知识 | 持续性 | 管理处 | 以宣传栏等形式开展 |
| 9.各项接管验收表格 | 开发商、管理处 | ||
| 10.物业软件财务操作及管理 | 4.20 | 财务部、客服部、软件公司 | 熟悉物业及财务管理系统，了解入伙收费明细，安排公司工作人员以及软件公司工作人员不定期的进行此项培训。 |
| 10.1使用物业服务软件 | 4.20 | 财务部、客服部、物业公司 | 根据前期软件合同约定为乐天软件 |
| 10.2财务软件操作培训 | 4.20 | 财务部、客服部、软件公司 | 熟悉物业及财务管理系统，了解入伙收费明细，安排公司工作人员以及软件公司工作人员不定期的进行此项培训。 |
| 10.3软件其它功能的培训及应用 | 4.20 | 财务部、客服部、软件公司 | 熟悉物业及客户服务系统，了解软件基础数据、客服报事、车场管理版块的应用，安排公司专业工作人员以及软件公司工作人员不定期的进行此项培训。 |
| 11.建立财务管理制度及工作程序 | 3.30 | 财务部、客服部 | 根据公司相关财务管理制度，制定客服人员收费管理制度以及相关的工作流程（收、支） |
| 12.收费前准备 | 4.20 | 财务部、客服部 | |
| 12.1落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等收费证书的领取 | 4.20 | 客服部、物业部 | 客服部蔡新瑜→物业部青太泽 |
| 12.2确定收费方式 | 4.20 | 财务部、客服部 | 客服部蔡新瑜→财务部谭力箭（注：POS投放使用以及是否办理银行代扣物业管理费） |
| 12.3使用软件输入业主资料 | 4.20 | 财务部、客服部 | 客服部蔡新瑜→财务部谭力箭（注：需确定软件投入使用时间） |
| 12.4输入收费项目（管理费、二次装修费用、各类证件押金、工本费等）及金额等资料 | 4.20 | 财务部、客服部 | 客服部蔡新瑜→财务部谭力箭（注：需确定软件投入使用时间） |
| 12.5准备各式财务表格及票据 | 4.20 | 财务部、客服部 | 客服部蔡新瑜→财务部谭力箭（注：开具事宜财务人员或前台专人） |
| 12.6准备收取管理费需具备的文件 | 4.20 | 客服部、物业部 | 客服部蔡新瑜→物业部青太泽 |
| 12.7老带新减免物业管理费的明细统计 | 3.20 | 财务部、客服部、销售部 | 客服部蔡新瑜→财务部谭力箭（注：已将相关统计情况反馈财务部。其中13户由于开发商工作人员的原因未进行上报，目前程序办理中，另18户因前期管理不善的原因遗失，已将此列入特殊情况） |
| 13.付款通知书及追收欠款通知的设计及印刷 | 4.20 | 财务部、客服部、物业部 | 客服部蔡新瑜→物业部青太泽→财务部谭力箭（注：乐天软件直接打印） |
| 14.交楼后初期跟进事项（对业主） | 持续性 | 财务部、客服部 | 实施装修管理、服务，收取合理费用 |
| 14.1二次装修费用、各类证件押金，管理费之收取事宜 | 持续性 | 财务部、客服部 | |
| 三、工程部 | |||
| 1.完善管理及办公条件 | |||
| 1.1管理用房之地点、面积确定 | 工程部 | 选址及规划 | |
| 2.管理用房之功能布局，设计施工安排 | 物业部 | 按建筑总面积划分各办公区域，设计、施工开始 | |
| 2.1管理用房之土建完工 | 工程部 | 根据功能布局及办公区域装修 | |
| 2.2管理用房之装修结束及交付使用 | 工程部、物业部 | ||
| 2.3管理用房物资准备 | 行政部 | ||
| 3.联同物业部与开发商及承建商对公共设施、公共区域及单元内部进行初检工作，提交遗漏工程整改报告 | 4.20 | 开发商、上筑小区管理处 | |
| 4.跟进并反馈遗漏工程的改善工作进度 | 持续 | 开发商、上筑小区管理处 | |
| 5.对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：如仍有遗漏工程，继续跟进拾漏工作 | 持续 | 开发商、上筑小区管理处 | |
| 6.落实交楼当日协助验楼的各工程人员分工编排 | 4.20 | ||
| 7.核对公共区域及单元水、电、气表，完成错表整改工作 | 4.25 | 开发商、上筑小区管理处 | 避免影响日后收费工作 |
| 8.落实交楼现场及周边（包括临时停车场地）的水电供应及照明安排工作 | 4.27 | 开发商、上筑小区管理处 | |
| 9.落实物业配套设施交付具体时间 | 4.20 | 开发商 | 各项目需要开发商有关部门跟进 |
| 9.1楼幢水、电总阀、楼层水电阀，景观水、电总阀掌握 | 4.20 | 工程部内部人人须知 | |
| 9.2有线电视（CATV开通时间、申请手续） | 4.20 | ||
| 9.3电话（市政联系、开通时间、申请手续） | 4.20 | ||
| 9.4通邮（位置、通邮时间、投递方式） | 4.20 |
| 9.5智能化系统（安装时间、开通时间） | 4.25 | ||
| 9.6停车场（车场设施/设备安装、车管所联系、车位划分） | 5.28 | ||
| 10.协助相关部门完成房号、门牌、楼幢号的固定工作 | 4.25 | ||
| 11.协助相关部门完成楼幢房号钥匙的核对工作 | 4.20 | ||
| 12.电梯困人解救技能现场培训 | 4.20 | ||
| 13.对工程各单位、协助单位通讯录的建立及技术交底 | 4.10 | ||
| 14.各类设施设备挂牌及台帐的建立 | 4.20 | ||
| 15.对工程各类突发事件处置的预案制定 | 4.25 | ||
| 16.交楼初期跟进事项（对业主） | |||
| 16.1装修报批、工程监督及验收工作（包括空调等安装） | 持续 | 工程部 | |
| 16.2二次装修验收工作 | 持续 | 工程部 | |
| 16.3协助遗漏工程的拾漏工作跟进 | 持续 | 开发商 | |
| 16.4有偿服务 | 3.9 | 管理处 | 制定有偿服务内容及收费明细 |
| 17.单元及公共设施维修保养 | 持续 | 工程部 | |
| 17.1制订物业养护和维修计划方案 | 6.28 | ||
| 17.2物业的维修管理 | 持续 | ||
| 18.机电设备的维修管理 | 持续 | 工程部 | 工程部维修人员跟进 |
| 18.1设备的基础资料管理 | 6.28 | ||
| 18.2设备的运行管理 | 持续 | ||
| 18.3设备的维修管理 | 持续 |
| 18.4设备能源和安全管理 | 持续 | ||
| 19.技术资料 | 开发商 | ||
| 20.物业接管验收准备 | |||
| 20.1与开发商、承建商协调并制订验收方案 | 开发商、管理处 | 单项验收、多项验收结合和总体竣工验收 | |
| 20.2编制接管验收程序 | 开发商 | 将与B区管理处共同协商 | |
| 20.3编制资料移交清单 | 开发商 | ||
| 四、护管部 | |||
| 1.建立安管部管理制度及操作程序 | 已定 | 护管部 | 已完成 |
| 2.落实安管部各项配备 | 4.15 | 护管部 | 计划在开办物质里面，由管理处统一走流程购买 |
| 2.1小区监控设备和车闸系统的安装 | 4.28 | 护管部、由物业部负责跟踪 | 物业部答复在交房前可以使用 |
| 2.2保安宿舍的使用日期 | 4.28 | 物业部负责、护管部 | 在B区宿舍没交付前暂时安排在惊声病院家属区，已落实 |
| 3.落实交楼期间安管人员配合工作及各岗位编排 | 已完成 | 护管部 | 已完成 |
| 4.配合工程部对安全监控设备调试检查、并熟悉设备操作 | 以工程部截点为准 | 护管部、需要承建商对安管员培训 | |
| 5.对各岗位保安员进行交楼前业务、服务意识培训 | 按培训计划实施 | 护管部 | 已在培训计划中 |
| 6.制订交楼前后的治安、消防工作计划并落实执行 | 4.28 | 护管部 | 已在年度工作计划中，4月份上报 |
| 7.交楼后初期跟进事项 | 持续 | 护管部 | 协同其它部门一并进行 |
| 7.1分区封闭管理的安排 | 4.28 | 护管部部 | 针对已交付物业和尚未完工项目 |
| 7.2二次装修监管工作的安排 | 接房后持续 | 护管部 | 加强装修现场管理和人员、物品进出控制 |
| 五、环境部 | |||
| 1.清洁绿化工作安排事宜 | 上筑小区环境部 |
| 1.1确定绿化维护单位 | 已确定 | 开发商、上筑小区管理处 | 金典公司，泽众 |
| 1.2确定开荒清洁工作范围及工作计划、程序 | 3.25左右完成开标工作，合同签订在4.15完成 | 需要物业部提供楼层、中庭、外围、车库实际公共面积。 | 视开发商移交物业时间而定 |
| 1.3完成公共区域及单元内部开荒清洁工作 | 外包方在4.28左右完成开荒工作。 | 上筑小区管理处 | 预计需要10天完成 |
| 1.4临时公共卫生间位置确定、施工、使用 | 物业部已确定在物业办公室有对外卫生间 | 开发商、物业部 | 提供方便于收楼业主及装修工人 |
| 1.5建筑垃圾堆放点 | 4.20 | 物业部 | |
| 2.跟进交楼前后的清洁及绿化维护工作 | 上筑小区管理处 绿化单位 | 环境部员工定岗、定人，协调绿化单位派人参与。 |
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