公司发文管理规定及流程

1范围

适用于公司所有部门签发公文的全过程，公文种类可以包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种。

2控制目标

12.1确保全公司以统一的方式发放公文

12.2确保公文签发工作的效率和质量

3主要控制点

13.1发文部门经理审阅本部门草拟的公文

13.2办公室主任审阅发文部门提交的公文草样

13.3发文部门主管经理或副总经理审阅签发公文

4特定

14.1文件下发工作应在半天之内完成 

14.2为便于档案管理，对集团公司各级机构公文字号统一设置如下：

14.3 公司”字样，即：公司+机关代字+〔年份〕+序号，发文机关标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为01），发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线

 公司发〔20xx〕x号；

 公司工〔20xx〕x号；

 公司青〔20xx〕x号；

 公司令：适用于以总经理名义颁布的有关行文；

 公司：适用于以集团公司行政名义向上向下行文；

 公司人：适用于集团公司人事、干部管理、劳动、工资管理方面的上下行文；

 公司办：适用于集团公司办公室受命签发的上下行文；

 公司函：适用于集团公司向有关单位商洽工作、告知事项的平行文

 公司”字样，可直接以“单位代字+〔年份〕+序号”形式标识。其党、政、工、团机关代字分别为“组”、“政”、“工”、“青”，如橡胶轮胎公司公文字号为：橡组字〔20xx〕x号，其它直属子公司依此类推

 4mm

（四）集团公司所属各分公司不具备发文资格

14.4由各部门负责起草的公文文稿，本部门负责人要认真审核，全面把关、修改和定稿，签名并加盖部门印章后报送公司办公室进行核稿。公文由公司办公室统一报送有关领导签批、统一编号、统一登记并负责打印（紧急公文在报送公司办公室时要提出时限说明）。各部门的公文由其自行负责管理

14.5凡可以用电话和协商等方式解决的问题，不得印发文件

14.6凡可以用集团公司办公室文件解决的问题，不印发集团公司文件；凡可以用一般通知解决的问题，不印发正式文件

14.7凡属各部门职权范围内的事情，部门行文或者与有关部门联合行文可以解决的问题，不以集团公司、集团公司办公室名义行文或批转

14.8公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。公文用纸幅面尺寸为GB/T148中规定的A4型纸（其成品幅面尺寸为：210mm×297mm）。公文标题位于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题字号采用二号小标宋体字。正文用三号仿宋体字，版式一般每面排22行，每行排28个字。根据集团公司实际情况，可采用单面印刷，印刷要求按《国家行政机关公文格式》7.3执行。装订要求按《国家行政机关公文格式》7.4执行

14.9起草、修改和审核公文，应严格按照《国家行政机关公文处理办法》的要求认真办理。文稿用蓝黑水笔或碳素水笔认真誊写清楚，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝水笔、红墨水笔起草、修改、签发公文。凡不符合上述要求或涂改、修改过多，字迹潦草者，集团公司办公室可以予以退回，誊写清楚后方可送领导签发

14.10拟稿应简明扼要，层次清楚，文理通顺，字迹工整，其中所用的数字、计量单位、人名、地名、时间和引文等要认真核实，做到规范划一，准确无误。公文中的数字除必须使用汉字的以外，应当使用阿拉伯数码。拟稿人应注明单位、姓名、电话，并经本部门负责人核稿签名，而后按规定程序办理

14.11领导审批、签发公文，以蓝黑水笔、碳素水笔书写。审批、签发公文应签署具体意见、姓名和时间，以便承办人员办理

5发文管理流程