会展接待示范方案

会展

接待方案

2011年02月

一、时间、地点

时  间：2011年2月20日（周日） 16：00

地  点：北京中心

二、参会人员名单

三、会议日程

四、会议、接待流程

1.文字材料准备：

a)汇报材料准备：

i.工作报告（）

ii.中心报告（）

b)报告制作、审核及提前上交

i.根据会议需求确定文件内容（）

ii.审核会议材料（）

iii.会议开始前，将终稿报告交给办公室负责播放的同事，放入屏幕播放电脑，保证播放正常（）

2.领导邀请

a)科委领导邀请：委办沟通确认参会人员名单后邀请

b)其他委办局领导：委办拟函确认人员名单后邀请

3.会场布置

a)背板设置：

i.确认会议是否需要背板，根据会议要求联系背板制作

ii.本次活动用G20背景墙设置背板

b)桌椅摆放：（详见六、座位摆放图）

i.确定参会领导人数，根据台就坐情况，制定摆放方式（课桌式、U型桌等）（）

ii.桌椅摆放、桌围放置（）

iii.摆放桌椅过程中还需落实如下项目：讲台、绿植、背板等项目（）

c)桌面布置：

i.请放置如下物品：桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水（）

d)音响设备：

i.布线：根据所有会场设置及人员情况，分配布线方案—（）

ii.调试：（）

1.会议接到通知后，调试所有设备是否有损毁，如有损毁及时更换

2.会议开始前2-3小时，确定会场内所有音响设备完好，电源充足，可以使用；如有问题采取备用方案

3.备用方案：调试中，要确定1-2个移动话筒，并调试可使用，用于临时发言人或应急使用

4.会中操持：

a)嘉宾行车指引：

i.确定嘉宾名单，根据人员情况发送当日停车证（邮件/邮寄）（）

ii.如有重要领导，需要在重要路口位置及门口进行引领工作，并制作相关水牌或指示牌（）；引领指示牌制作（）；

iii.嘉宾至会场门口，如需要中心领导接待，提前需要西门接应同事告知位置，及时联系领导迎接（）

b)嘉宾欢迎：

i.院内升国旗（）

ii.在前台接待处需要配合欢迎词 （）

具体内容请参考：欢迎文字内容可为：“欢迎****视察中心”、“欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎****莅临中心”）

c)嘉宾签到：

i.本次不设签到台，中心领导在门厅等候嘉宾到场，并引领至嘉宾休息室（国际合作会议室）（）

ii.嘉宾签到室请布置如下物品：茶杯、热水壶、水果等  （）

d)会议开始：

i.召集中心员工落座（）

ii.请嘉宾休息室嘉宾落座（）

iii.请落座（）

iv.会议期间茶水补水（）

e)会议PPT播放

i.确保LED屏幕工作正常（）

ii.会议开始前播放过场PPT（）

iii.提前收集PPT放入播放电脑中，并调试电脑播放正常

（）

iv.报告期间PPT播放（）

f)会议期间音响、麦克

i.配备一名音响调试人员（）

ii.在参会人员发言期间或应急情况发生时，需要配备一名传递话筒人员（）

iii.负责会议期间调节演讲位置麦克高度（）

g)会议期间录音、速记

i.录音笔：提前放置，位置在音响附近即可（）

ii.音响设备自带录音，调试是否可用（）

iii.速记：本次会议不单请速记，采用录音听写速记（）

h)会议期间摄影、摄像：

i.人员需于两小时前抵达会场布置设备，提前确定到场情况（）

ii.摄像需固定位置/流动摄像，将整体摄像思路进行提前沟通（）

iii.会议期间摄影需提前沟通要求，明确希望要的图片内容及效果（）

i)****寄语

i.内容确定：“促成长、共跨越”——文字内容落实人：设施确定：签字笔，签到薄（）

ii.引领签字并题字（）

j)合影-地点：中心正门前台阶

a)位置安排（详见七、照相位置图）（）

b)摄影师安排：与会议摄影公用；但是要求多带设备，补光和照明设备都需要备齐（）

c)座位摆放安排：提前将领导照相座位安排在休息室，并贴好桌签；正门需全面四扇门全开（）

d)会议结束后，应立刻召集大家在门前等候照相，并留出领导出门位置（）

5.晚餐安排

形式：桌餐

a)预定、点菜、酒水（ ）

b)办公室2人提前到餐厅（）

c)一辆车先期引导，保证路面畅通（）

d)与领导合影完毕后，请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐（）

e)中心人员请乘坐292车，至楼兰酒店（）

f) 292引领考斯特车至南门（或经由中轴路）停车位处； 

g)领导下车，步行至酒店；——酒店门口接待引领领导入包间负责人（）

h)其他就餐人员，自驾车跟随130车统一至南门停车场，步行至酒店；——司机：；配合引其他就餐人员负责人（）

i)座位示意图（见八、晚餐座位图）（）

j)座位排序：三桌，A为主桌，BC为副桌，人员名单见（六、晚餐排序）；桌签打印及摆放

k)晚餐期间照相：确定是否需要晚餐照相，适当保留有价值照片()

l)随从人员就餐：领导司机在大厅中就餐，并同时完成司机费结算过程（司机费用申请请提前至周五完成）()

6.会后

a)撤场：照相后，全体男同事留下，整理会场（）

b)总结：战略研究部于周一中午前完成动态并报送

五、行车路线图

1、入中心行车路线

六、会议座位图

七、照相站位图（从左至右）

五排(13)： 

四排(12)： 

三排(12)： 

二排(13)： 

一排： 

八、晚餐座位图

时间：17:30-19:30

地点：****酒店 万紫千红房间

（顺时针排序）

A     

B     

C 

九、接待要求

1 、员工

①衣着整洁，仪表大方，正式员工需佩戴工作证。

②会议开始后关闭随身携带的有声设备，如手机等（或震动状态）。

③讲者发言结束时，鼓掌致意。

2、办公环境要求

①个人办工作桌及地方要整洁不凌乱。

②各部门会议室物品摆放整齐。