美国福特汽车企业采购流程改造

美国福特汽车企业原有的采购流程，可以说是相当传统的。采购部将订单一式三份分送给会计部、厂商和验收单位。厂商将货品送到验收单位，同时将送给会计部；验收单位将验收结果填写验收单送到会计部；会计部将所持的验收单、订单和等三种文件相互查验，如都相符，就如数付款给厂商。其过程如下图1-1：

经重新审视，并应用电脑网络，福特有了全新的采购作业流程。

采购部将订单输入电脑资料库，如果是固定往来厂商，则以EOS电脑订货系统自动向厂商下达订单。如果不是固定厂商，则以订单传真和信函通知厂商。厂商交货给验收单位后，验收单位从电脑资料库取出订单资料，再验收所交的物品。如相符，就将验收合格资料输入电脑，经一段时间，电脑自动签发支票给厂商；如验收不符，同时也将验收结果输入电脑。如此，采购部和会计部都可以从电脑资料中，随时查询和了解采购状况，如图1-2所示。

                           验收单

                    订单                订单

                  货              订          支     发

                     物           单      票         票

                      图1-1 福特汽车企业改造前的采购流程图

会计部

采购部

验收单位

                     订          订

                验      单       单              稽核

                    收      资   输          订单

                         输    讯入       验收资讯

电脑资讯库

                             入

                            电子

            货              资金

            物              转移

                            系统

                           （EFT）  

订单

                                        通知

厂商

图1-2  福特企业改造后的采购流程图

因为采用了电脑网络，废除了，而且核对和签发支票等改为由验收单位负责，因此会计部人员几乎在整个采购作业中不需要投入大量的人力，仅定期作订单、验收等与财务有关的稽核工作。会计部在改善前职员超过500人，改善后仅需要125人，这个效应也延伸到其他部门，有的部门人数甚至缩减为原来的1／20。

福特企业的验收人员可以利用电脑来取代会计人员取得对过去厂商的品质评定，以便于做出是否签发支票给厂商的判断。同时，借助电脑可以将信息同时传递给各相关人员，以同步工程的方式来缩短处理时效。如果充分授权而没有稽核，将变成弃权或滥权，但是若派人来抽样稽查，又将被视为不被信任，反而带来更大的负面效果。采用电脑信息技术，及时按统计资料进行分析，任何相关业务人员都可以由电脑提取信息差异、例外分析等资料，从而即时采取对策进行处理。经由这种方式，被充分授权者也不敢再任意滥权。

总而言之，要大幅度缩短流程时效，必须采取一人多能、充分授权，并采用电脑信息技术来做全方位改革。