公司档案资料管理办法

（试行）

一、目的

为加强公司文档资料资料管理工作，规范公司资料保管程序，保证各种资料的完整性，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于企业生产管理方面的具有归档保存价值的表单、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立资料管理室，负责全公司资料的管理，隶属于公司办公室。

4、文档资料的领取

1.要求

1　各部门文档资料用完后既可以领取，领取时携带上一本的文档的纸壳；

2　领取人需是各部门的负责人，或其委托人，委托人领取时该单位负责人要电话说明情况；

3　务必完整清晰填写领用记录表。

2.时间

上一批文档资料用完即可

3.程序

1　若领取部门负责人无法领取，务必提前向办公室负责人说明情况，指派领取人领取；

2　携带上一批次文件的纸壳（资料用完的凭证）填写领取记录表；

3　办公室发放文档及资料。

5、文档资料的填写

1.填写各项资料时一律用黑色签字笔填写，不能用铅笔或其他笔；

2.填写时务必保持文档资料的完整性，核心数据不能有空缺；

3.填写时数字信息不可涂改，若有涂改务必换单重写，否则视为无效；

4.填写务必保持工整，清晰。

6、文档资料的上交

1.要求

1　各部门负责人提交资料前务必核查签字，保证资料的完整性和真实性，若发现数据不真实或不完整，则酌情处罚；

2　文档上交时务必分类按日期编号摆放，不可混乱；

3　上交人需是各部门的负责人，或其委托人，委托人领取时该单位负责人要电话说明情况；

4　上交人务必完整清晰填写领用记录表。

5　办公室当场采集的的文档资料无需上交。

2.时间

各类单证上交时间为计划工作结束时间后的第三天下午5点，若计划有延迟单位负责人务必向办公室说明情况，若延期交付则酌情处罚；

3.程序

1　若上交部门负责人不发领取，务必提前向办公室负责人说明情况，指定专人上交；

2　填写文档上交记录表。

7、文档资料的整理归档

    1．归档要求

1　归档的文件和资料必须是文件原稿、装订好的原始记录。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

2　归档的文档和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。

3　对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

4　凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

5　归档文件和资料如有保密要求和查阅的，由办公室拟定保密级别和查阅使用范围。

2．归档时间

   工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。

3．归档程序和手续

    各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。

4．管理文件和资料的归档

        凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

八、档案和资料的保管

1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。

3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。

1　健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。    

2　做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。

3　档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。

4　室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。

5　工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。

九、档案资料的使用

1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。

2.查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。

3.档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

4.借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。

5.凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。

十、文件和资料的更改、销毁

1.已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。

2.技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。

3.文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。

4.对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。

5.对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。

十一、其他

本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。

附件一：有关表格、清单样本

1.《受控文件和资料清单》

2.《档案移交（接收）登记》

3.《文件和资料更改通知单》

4.《文件和资料更改登记表》

5.《设计变更补充通知单》

6.《技术文件和资料处置表》

7.《终止执行文件和资料目录》

8.《申请销毁文件和资料目录》

9.《图纸资料存档清单》

10.《文件资料借阅申请单》

11.《文件资料借阅单》

附件二：工程项目资料归档范围

1.设计任务书、初步设计、设计变更通知书

2.合同书及附件、协议、会议纪要

3.系统原理图、施工图

4.软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告

5.系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书

6.调试过程中的原始记录

7.竣工图

8.用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录

9.项目鉴定、获奖证书、用户感谢信

注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件

附件三：研发项目资料归档范围

1.项目提案、可行性研究报告、项目任务书

2.初步设计文档资料资料、详细设计文档资料资料

3.测试记录、测试报告

4.工业试验报告、开发中评报告

5.生产准备文件、销售准备文件

6.开发终评、产品认证

7.鉴定、获奖证书、知识产权证书

附件四：产品生产文件资料归档范围

1.产品标准（国家、行业、企业）、生产工艺文件、产品手册

2.产品零部件图、装配图

3.操作规程、守则

4.产品检验、测试规范

附件五：管理文件、资料归档范围

1.公司正式下发文件、规章制度

2.公司收文、上级批文

3.公司对外发文、请示

4.重大会议材料

5.公司重大决议、大事记

6.各部业务文档资料材料

7.公司经理办公会记录